# Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Open · Tender

## At a glance

Gemeinde Vaterstetten is procuring Software supply services (CPV 72268000) in Ebersberg (DE218). The notice gives 18 November 2026, 10:00 (UTC+02:00) as the deadline. Procedure type: Open.

### From the notice

Gegenstand der Leistung sind die cloud-basierte Überlassung (Software-as-a-Service, SaaS) des DMS, dessen Bereitstellung, Konfiguration und Anpassung, die Migration vorhandener Daten, Schulung und Dokumentation, die förmliche Abnahme der einmaligen Einführungsleistungen sowie der laufende Betrieb einschließlich Pflege, Support und Service.

## Key facts

- Status: Open
- Deadline: 18 November 2026, 10:00 (UTC+02:00) (in 12 days)
- Buyer: Gemeinde Vaterstetten, Vaterstetten, DE
- Place of performance: Ebersberg (DE218)
- Main CPV: Software supply services (CPV 72268000)
- Procedure: Open
- Lots: 1
- First published: 20 October 2026, 10:18 (UTC+02:00)

Source: [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/f24d75cd-de13-4ca4-963c-798b74f3d383). Each fact is from the official notice, last checked 26 October 2026, 15:21 (UTC+01:00).

Fact sheet: [Inteliwert fact sheet: Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) — Gemeinde Vaterstetten, deadline 18 November 2026, 10:00 (UTC+02:00). A product of Bandpey GmbH.](https://inteliwert.com/cards/opp_0BJTCTPP0W9Q8MZNJK5HV0K1AR/ntv_989W07A0J4DD8BVYBW7SAGDYKB/en-sheet.png) (PNG, 1600 × 900)

## Lots (1)

### Lot LOT-0001: Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Auftraggeberin ist die Gemeinde Vaterstetten im Landkreis Ebersberg im Regierungsbezirk Oberbayern (https://vaterstetten.de). Mit über 25.000 Einwohnern ist Vaterstetten die zweitgrößte Gemeinde in Bayern, die weder Stadt noch Markt ist. Aufgrund der Einwohnerzahl zählt sie seit 2001 zu den sogenannten leistungsfähigen kreisangehörigen Gemeinden. Sie übernimmt daher Aufgaben des Landkreises wie etwa bei der Bearbeitung von Baugenehmigungen als Untere Bauaufsichtsbehörde, beim Denkmalschutz als Untere Denkmalschutzbehörde sowie bei der Abfallentsorgung auf dem Gemeindegebiet. Die Gemeindeverwaltung hat zusammen mit Baubetriebs- und Wertstoffhöfen sowie schulischen Liegenschaften eine Personalstärke von etwa 200 Beschäftigten.
Die Verwaltung führt ihr Schriftgut teils papiergebunden, großteils aber in dateibasierten Ablagen (Netzlaufwerken) und in den jeweiligen Fachverfahren. Der Bayerische Einheitsaktenplan wird derzeit nur teilweise befolgt. Der jährliche Dokumentenzuwachs beträgt durchschnittlich etwa 15 %. Geplant ist die Einführung eines einheitlichen, medienbruchfreien Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit elektronischer Akte (E-Akte) für die verwaltungsweite Vorgangsbearbeitung.
Gegenstand der Leistung sind die cloud-basierte Überlassung (Software-as-a-Service, SaaS) des DMS, dessen Bereitstellung, Konfiguration und Anpassung, die Migration vorhandener Daten, Schulung und Dokumentation, die förmliche Abnahme der einmaligen Einführungsleistungen sowie der laufende Betrieb einschließlich Pflege, Support und Service.

- CPV: Software supply services (CPV 72268000)
- Place: Ebersberg (DE218)
- Deadline: 18 November 2026, 10:00 (UTC+02:00)

## Timeline

- 20 October 2026, 10:18 (UTC+02:00): Original notice, Notice, version 01 (Contract or concession notice – standard regime), [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/f24d75cd-de13-4ca4-963c-798b74f3d383)

## Classification

- CPV codes: Software supply services (CPV 72268000); Document management system (CPV 48311100)
- NUTS regions: Ebersberg (DE218)

## Topics

Topics are Inteliwert’s own classification, assigned automatically for counting markets. They are not a statement by the publisher; the quote shows the passage each one rests on.

- Cloud and cloud migration (Assigned by rules): “SaaS”

## Official documents

- [www.deutsche-evergabe.de](https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/01a7298d-31cd-4cd7-ab2c-221b4d8cdc85)

## Questions and answers

### When is the deadline?

The official notice gives 18 November 2026, 10:00 (UTC+02:00) as the deadline.

### Who is the buyer?

Gemeinde Vaterstetten, Vaterstetten, DE.

### What is being procured (CPV)?

Software supply services (CPV 72268000) and Document management system (CPV 48311100).

### Where is the work performed (NUTS)?

Ebersberg (DE218).

### Is it divided into lots?

No, the notice names a single lot.

### Which procedure is used?

Open.

### How do I submit a bid?

On the official notice or the portal it names. Inteliwert does not submit bids. [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/f24d75cd-de13-4ca4-963c-798b74f3d383)

### Am I eligible?

Inteliwert does not judge eligibility. The selection criteria are in the official notice. [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/f24d75cd-de13-4ca4-963c-798b74f3d383)

## Companies that might fit

*Possible match based on public information*

Companies Inteliwert knows from its sources, not the whole market. Inteliwert does not judge eligibility, fit or chances.

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  - Seat in the same country as the place of performance: [Evidence](https://inteliwert.com/company/org_2V8Y97EZJSCN4W9472YYD4QJNF), checked 4 Nov 2026
- [Netorium AG](https://inteliwert.com/company/org_GZEYVF3Y2AF5ZA7087C8FK8CEH/netorium-ag) · Wiesbaden · SME (from the award notice) · New to public tenders
  - Won a contract in CPV group 722 (2026-10-26): [Evidence](https://inteliwert.com/tender/opp_80FYPK0KYVTET86Z9NPPT0V33A/wartungs-und-supportvertrag-fuer-die-workflow-und-konvertierungsplattform), checked 4 Nov 2026
  - Seat in the same country as the place of performance: [Evidence](https://inteliwert.com/company/org_GZEYVF3Y2AF5ZA7087C8FK8CEH), checked 4 Nov 2026
- [Illumina GmbH](https://inteliwert.com/company/org_PXMCH660A543DYQBXDZD08JA3W/illumina-gmbh) · Berlin · SME (from the award notice) · New to public tenders
  - Won a contract in CPV group 722 (2026-10-22): [Evidence](https://inteliwert.com/tender/opp_B8ADJSNW8QKR9V9MK67Y1KJQNS/bereitstellung-nutzungskontingente-fuer-software-dragen-secondary-analysis), checked 4 Nov 2026
  - Seat in the same country as the place of performance: [Evidence](https://inteliwert.com/company/org_PXMCH660A543DYQBXDZD08JA3W), checked 4 Nov 2026
- [accellonet GmbH](https://inteliwert.com/company/org_HFQ7KMWFQZS2262EDR12N4ERPY/accellonet-gmbh) · Neu-Ulm · SME (from the award notice) · New to public tenders
  - Won a contract in CPV group 722 (2025-10-23): [Evidence](https://inteliwert.com/tender/opp_QRM09V94AGEGZ395R65E2010B0/technische-beratungsdienstleistungen-fuer-die-leitstellenanbindung-bos-des-bunde), checked 4 Nov 2026
  - Seat in the same federal state as the place of performance: [Evidence](https://inteliwert.com/company/org_HFQ7KMWFQZS2262EDR12N4ERPY), checked 4 Nov 2026
- [Coding.powerful.systems CPS GmbH](https://inteliwert.com/company/org_0Q86K1REFMSR00AS77HREE3X8M/coding-powerful-systems-cps-gmbh) · Berlin · SME (from the award notice) · New to public tenders
  - Won a contract in CPV group 722 (2026-10-12): [Evidence](https://inteliwert.com/tender/opp_J9FGGPJQQH74VS9B4FRSY1E2KX/relaunch-und-betreuung-der-webseite-der-dsee), checked 4 Nov 2026
  - Seat in the same country as the place of performance: [Evidence](https://inteliwert.com/company/org_0Q86K1REFMSR00AS77HREE3X8M), checked 4 Nov 2026

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## Source

- Publisher: Bekanntmachungsservice
- Licence: [CC0 1.0](https://creativecommons.org/publicdomain/zero/1.0/)
- Official notice: [https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/f24d75cd-de13-4ca4-963c-798b74f3d383](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/f24d75cd-de13-4ca4-963c-798b74f3d383)
- Last checked: 26 October 2026, 15:21 (UTC+01:00)

The official notice is authoritative. Inteliwert shows what the notice states and links to it.

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Page: https://inteliwert.com/tender/opp_0BJTCTPP0W9Q8MZNJK5HV0K1AR/beschaffung-eines-dokumentenmanagementsystems-dms

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