# Einführung zentrales DMS Open · Tender ## At a glance Helmholtz-Zentrum hereon GmbH is procuring Repair and maintenance services (CPV 50000000) in Herzogtum Lauenburg (DEF06). Procedure type: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation. ### From the notice Hereon beabsichtigt die Einführung einer unternehmensweiten Dokumentenmanagement-Plattform (DMS), um die Verwaltung, Bearbeitung und Bereitstellung geschäftsrelevanter Informationen nachhaltig zu modernisieren und zu vereinheitlichen. Im Rahmen einer bereichsübergreifenden Anforderungsanalyse wurden die bestehenden Arbeitsweisen, Dokumentenprozesse und Informationsflüsse gemeinsam mit den Fachbereichen untersucht. Dabei zeigte sich, dass Dokumente und Informationen heute in unterschiedlichen Systemen, Laufwerksstrukturen, Fachanwendungen und persönli-chen Ablagen verwaltet werden. Die daraus resultierenden Medienbrüche, Mehrfachablagen und unterschiedlichen Arbeitsweisen erschweren die bereichsübergreifende Zusammenarbeit und führen zu erhöhtem Suchaufwand sowie zu Unsicherheiten hinsichtlich der Aktualität und Verbindlichkeit von Informationen. Gleichzeitig bestehen bereits zahlreiche etablierte Fachanwendungen und Informationssysteme, die auch zukünftig ihre jeweiligen Kernaufgaben erfüllen sollen. Ziel des Vorhabens ist daher nicht die Ablösung dieser Systeme, sondern deren sinnvolle Integration in eine gemeinsame Informationsplattform. Das vorliegende Leistungsverzeichnis beschreibt die funktionalen, technischen und organisatorischen Anforderungen an die zukünftige DMS-Plattform und dient als Grundlage für die Auswahl einer zukunftsfähigen, wirtschaftlichen und langfristig betreibbaren Lösung. Die zukünftige Lösung soll als zentrale Informationsplattform dienen und den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten und Informationen unterstützen - von der Erfassung über die Bearbeitung und gemeinsame Nutzung bis hin zur revisionssicheren Archivierung und regelkonformen Löschung. Dabei stehen nicht einzelne Dokumente oder technische Funktionen im Mittelpunkt, sondern die effiziente Unterstützung der täglichen Arbeitsprozesse der Mitarbeitenden. Informationen sollen unabhängig von ihrem Entstehungsort einheitlich verwaltet, schnell aufgefunden, sicher bereitgestellt und organisationsweit nutzbar gemacht werden. Die Einführung der DMS-Plattform verfolgt zugleich das Ziel, bestehende Insellösungen schrittweise zu reduzieren, einheitliche Standards für die Informationsverwaltung zu etablieren und eine technologische Grundlage für die weitere Digitalisierung administrativer Prozesse zu schaffen. Moderne Technologien, insbesondere KI-gestützte Funktionen, sollen die Mitarbeitenden bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen und die Qualität sowie Effizienz der Informationsverarbeitung weiter verbessern. Zusammenfassend kann man die Projektziele so beschreiben: \- Einführung einer unternehmensweit einheitlichen Informationsplattform für die Verwaltung geschäftsrelevanter Dokumente und Informationen \- Verbesserung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit durch gemeinsame Informati-onsbestände und standardisierte Arbeitsweisen \- Reduzierung von Doppelablagen sowie Sicherstellung einer eindeutigen und nachvollzieh-baren Informationsbasis \- Beschleunigung des Auffindens von Informationen durch leistungsfähige Such- und Navigationsmöglichkeiten \- Unterstützung standardisierter digitaler Geschäftsprozesse durch Workflows, Aufgaben-steuerung und nachvollziehbare Freigabeverfahren \- Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher, regulatorischer und interner Anforderungen hinsichtlich Dokumentation, Aufbewahrung, Datenschutz und Informationssicherheit \- Integration der bestehenden Fachanwendungen und Informationssysteme in eine gemeinsame Informationsarchitektur unter Vermeidung redundanter Datenhaltung \- Schaffung einer skalierbaren und zukunftssicheren Plattform, die organisatorische Veränderungen sowie zukünftige Digitalisierungsprojekte unterstützt \- Bereitstellung moderner Assistenzfunktionen, insbesondere KI-gestützter Such-, Analyse- und Klassifizierungsverfahren, zur Unterstützung der täglichen Arbeit der Mitarbeitenden \- Etablierung einer langfristig wirtschaftlichen und administrativ beherrschbaren Plattform für das unternehmensweite Informationsmanagement ## Key facts - Status: Open - Deadline: No deadline in the notice - Buyer: [Helmholtz-Zentrum hereon GmbH](https://inteliwert.com/company/org_ACT0SDGKEWQZHAMT3WH1RDFJ7S/helmholtz-zentrum-hereon-gmbh), Geesthacht, DE - Place of performance: Herzogtum Lauenburg (DEF06) - Main CPV: Repair and maintenance services (CPV 50000000) - Procedure: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation - Lots: 1 - First published: 27 August 2026, 15:49 (UTC+02:00) Source: [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/a926f418-dcd8-4553-9246-3f3cec77f242). Each fact is from the official notice, last checked 8 November 2026, 12:31 (UTC+01:00). Fact sheet: [Inteliwert fact sheet: Einführung zentrales DMS — Helmholtz-Zentrum hereon GmbH. A product of Bandpey GmbH.](https://inteliwert.com/cards/opp_2ZH8PV485KEKNE19S882K6HZDS/ntv_EZ92WKFQ1QEHW7JN5JN0E18SFJ/en-sheet.png) (PNG, 1600 × 900) ## Lots (1) ### Lot LOT-0001: Einführung zentrales DMS Hereon beabsichtigt die Einführung einer unternehmensweiten Dokumentenmanagement-Plattform (DMS), um die Verwaltung, Bearbeitung und Bereitstellung geschäftsrelevanter Informationen nachhaltig zu modernisieren und zu vereinheitlichen. Im Rahmen einer bereichsübergreifenden Anforderungsanalyse wurden die bestehenden Arbeitsweisen, Dokumentenprozesse und Informationsflüsse gemeinsam mit den Fachbereichen untersucht. Dabei zeigte sich, dass Dokumente und Informationen heute in unterschiedlichen Systemen, Laufwerksstrukturen, Fachanwendungen und persönli-chen Ablagen verwaltet werden. Die daraus resultierenden Medienbrüche, Mehrfachablagen und unterschiedlichen Arbeitsweisen erschweren die bereichsübergreifende Zusammenarbeit und führen zu erhöhtem Suchaufwand sowie zu Unsicherheiten hinsichtlich der Aktualität und Verbindlichkeit von Informationen. Gleichzeitig bestehen bereits zahlreiche etablierte Fachanwendungen und Informationssysteme, die auch zukünftig ihre jeweiligen Kernaufgaben erfüllen sollen. Ziel des Vorhabens ist daher nicht die Ablösung dieser Systeme, sondern deren sinnvolle Integration in eine gemeinsame Informationsplattform. Das vorliegende Leistungsverzeichnis beschreibt die funktionalen, technischen und organisatorischen Anforderungen an die zukünftige DMS-Plattform und dient als Grundlage für die Auswahl einer zukunftsfähigen, wirtschaftlichen und langfristig betreibbaren Lösung. Die zukünftige Lösung soll als zentrale Informationsplattform dienen und den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten und Informationen unterstützen - von der Erfassung über die Bearbeitung und gemeinsame Nutzung bis hin zur revisionssicheren Archivierung und regelkonformen Löschung. Dabei stehen nicht einzelne Dokumente oder technische Funktionen im Mittelpunkt, sondern die effiziente Unterstützung der täglichen Arbeitsprozesse der Mitarbeitenden. Informationen sollen unabhängig von ihrem Entstehungsort einheitlich verwaltet, schnell aufgefunden, sicher bereitge-stellt und organisationsweit nutzbar gemacht werden. Die Einführung der DMS-Plattform verfolgt zugleich das Ziel, bestehende Insellösungen schrittweise zu reduzieren, einheitliche Standards für die Informationsverwaltung zu etablieren und eine technologische Grundlage für die weitere Digitalisierung administrativer Prozesse zu schaffen. Moderne Technologien, insbesondere KI-gestützte Funktionen, sollen die Mitarbeitenden bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen und die Qualität sowie Effizienz der Informationsverarbeitung weiter verbessern. Zusammenfassend kann man die Projektziele so beschreiben: \- Einführung einer unternehmensweit einheitlichen Informationsplattform für die Verwaltung geschäftsrelevanter Dokumente und Informationen \- Verbesserung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit durch gemeinsame Informati-onsbestände und standardisierte Arbeitsweisen \- Reduzierung von Doppelablagen sowie Sicherstellung einer eindeutigen und nachvollzieh-baren Informationsbasis \- Beschleunigung des Auffindens von Informationen durch leistungsfähige Such- und Navigationsmöglichkeiten \- Unterstützung standardisierter digitaler Geschäftsprozesse durch Workflows, Aufgaben-steuerung und nachvollziehbare Freigabeverfahren \- Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher, regulatorischer und interner Anforderungen hinsichtlich Dokumentation, Aufbewahrung, Datenschutz und Informationssicherheit \- Integration der bestehenden Fachanwendungen und Informationssysteme in eine gemeinsame Informationsarchitektur unter Vermeidung redundanter Datenhaltung \- Schaffung einer skalierbaren und zukunftssicheren Plattform, die organisatorische Veränderungen sowie zukünftige Digitalisierungsprojekte unterstützt \- Bereitstellung moderner Assistenzfunktionen, insbesondere KI-gestützter Such-, Analyse- und Klassifizierungsverfahren, zur Unterstützung der täglichen Arbeit der Mitarbeitenden \- Etablierung einer langfristig wirtschaftlichen und administrativ beherrschbaren Plattform für das unternehmensweite Informationsmanagement - CPV: Repair and maintenance services (CPV 50000000) - Place: Herzogtum Lauenburg (DEF06) ## Timeline - 27 August 2026, 15:49 (UTC+02:00): Original notice, Notice, version 01 (Contract or concession notice – standard regime), [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/a926f418-dcd8-4553-9246-3f3cec77f242) ## Classification - CPV codes: Repair and maintenance services (CPV 50000000) - NUTS regions: Herzogtum Lauenburg (DEF06) ## Official documents - [vergabemarktplatz.brandenburg.de](https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXU1YYDDYYTFLU7N/documents) ## Questions and answers ### Who is the buyer? Helmholtz-Zentrum hereon GmbH, Geesthacht, DE. ### What is being procured (CPV)? Repair and maintenance services (CPV 50000000). ### Where is the work performed (NUTS)? Herzogtum Lauenburg (DEF06). ### Is it divided into lots? No, the notice names a single lot. ### Which procedure is used? Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation. ### How do I submit a bid? On the official notice or the portal it names. Inteliwert does not submit bids. [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/a926f418-dcd8-4553-9246-3f3cec77f242) ### Am I eligible? Inteliwert does not judge eligibility. The selection criteria are in the official notice. [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/a926f418-dcd8-4553-9246-3f3cec77f242) ## Related opportunities - [Gebäudereinigungsleistungen (Unterhalts- sowie Grund- und Sonderreinigungsleistungen)](https://inteliwert.com/tender/opp_TGHR39SBWJ8XZKF6XXAMM7MN3J/gebaeudereinigungsleistungen-unterhalts-sowie-grund-und-sonderreinigungsleistung) Open · Place: DEF (Schleswig-Holstein) · [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/25ed62d7d950ba8a), Last checked 8 Nov 2026, 06:30 (UTC+01:00) - [Perimeter-Firewall-Cluster Erneuerung](https://inteliwert.com/tender/opp_R3GKYX5JNJH1X121N79SSA8NQ1/perimeter-firewall-cluster-erneuerung) Open · Buyer: Helmholtz-Zentrum hereon GmbH · Place: DEF06 (Schleswig-Holstein) · [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/9b4be54e-00b8-4bbf-a2ec-48b5be5972ce), Last checked 8 Nov 2026, 08:30 (UTC+01:00) - [Offenes Verfahren (EU-weit) zur Vergabe von Entsorgungsdienstleistungen inklusive Wartung und Generalinspektion von Abscheideranlagen als Rahmenvereinbarung „Abscheider Entsorgung inkl. Wartung & Inspektion – RV regional 2027 ff.“, VOEK 131-26](https://inteliwert.com/tender/opp_1VCV3PJ2X62DWTK6AHQ9ANJQFZ/offenes-verfahren-eu-weit-zur-vergabe-von-entsorgungsdienstleistungen-inklusive-) Open · Buyer: Bundesanstalt für Immobilienaufgaben · Place: DEF03 (Schleswig-Holstein) · Deadline: 9 Nov 2026, 09:00 (UTC+01:00) · Published value: €1 excl. VAT · [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/98c90e85-402f-4452-830c-6c216c2fe81e), Last checked 6 Nov 2026, 23:30 (UTC+01:00) - [RV Fußbodenbelagsarbeiten BR 430 S-Bahn Rhein Main](https://inteliwert.com/tender/opp_6AXYBVPVZHYG2ANAMYCH0Z7ECF/rv-fussbodenbelagsarbeiten-br-430-s-bahn-rhein-main) Open · Buyer: DB Fahrzeuginstandhaltung GmbH (Bukr 49) · Place: DEF04 (Schleswig-Holstein) · [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/1831d618-4947-4136-8146-d068596b5750), Last checked 6 Nov 2026, 19:30 (UTC+01:00) - [Labordienstleistungen Abwasseruntersuchung im Kreis Dithmarschen](https://inteliwert.com/tender/opp_508JVKSBP57S7AGGHBXFS6RD3J/labordienstleistungen-abwasseruntersuchung-im-kreis-dithmarschen) Open · Place: DEF (Schleswig-Holstein) · Deadline: 7 Dec 2026, 11:00 (UTC+01:00) · [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/31da6ab4a638d4f5), Last checked 3 Nov 2026, 05:30 (UTC+01:00) - [Labordienstleistungen Abwasseruntersuchung im Kreis Dithmarschen](https://inteliwert.com/tender/opp_YQ7A2WRS6H7R6E28398EDNJM8T/labordienstleistungen-abwasseruntersuchung-im-kreis-dithmarschen) Open · Place: DEF (Schleswig-Holstein) · Deadline: 7 Dec 2026, 11:00 (UTC+01:00) · [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/1b4302db3eba7d71), Last checked 3 Nov 2026, 05:30 (UTC+01:00) ## Source - Publisher: Bekanntmachungsservice - Licence: [CC0 1.0](https://creativecommons.org/publicdomain/zero/1.0/) - Official notice: [https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/a926f418-dcd8-4553-9246-3f3cec77f242](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/a926f418-dcd8-4553-9246-3f3cec77f242) - Last checked: 8 November 2026, 12:31 (UTC+01:00) The official notice is authoritative. Inteliwert shows what the notice states and links to it. --- Page: https://inteliwert.com/tender/opp_2ZH8PV485KEKNE19S882K6HZDS/einfuehrung-zentrales-dms Inteliwert is a product of Bandpey GmbH, an international data and AI software company in Munich, Germany, founded and led by Roozbeh Bandpey. Bandpey's products: Facthory, Emolysis, Copolly and Inteliwert. Inteliwert on LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/intelliwert, GitHub: https://github.com/inteliwertai.