# GSE; Einführung einer HR-Software bei der GSE gGmbH Open · Tender ## At a glance GSE gGmbH is procuring Software-related services (CPV 72260000) in Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13). Procedure type: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation. ### From the notice Die GSE gGmbH (Gesellschaft für Soziale Dienstleistungen Essen; nachfolgend "Auftraggeber") ist ein gemeinnütziges Unternehmen mit Sitz in Essen, das seit über 140 Jahren ein breites Spektrum sozialer Dienstleistungen erbringt. Als Gemeinschaftseinrichtung unter Trägerschaft der Stadt Essen sowie der großen Wohlfahrtsverbände engagiert sich der Auftraggeber für die Betreuung, Förderung und gesellschaftliche Teilhabe von Menschen in besonderen Lebenslagen. Das Leistungsspektrum des Auftraggebers umfasst stationäre und ambulante Pflegeangebote für Seniorinnen und Senioren, differenzierte Wohn- und Betreuungsformen für Menschen mit psychischen Erkranken oder geistigen Behinderungen sowie vielfältigen Hilfen für wohnungslose oder von Wohnungslosigkeit bedrohte Personen. Darüber hinaus betreibt der Auftraggeber an mehreren Standorten in Essen anerkannte Werkstätten für Menschen mit Behinderungen. Mit rund 1.300 qualifizierten Mitarbeitenden in den verschiedenen sozialen Einrichtungen betreut der Auftraggeber aktuell etwa 1.200 Bewohnerinnen und Bewohner in seinen Pflege - und Betreuungseinrichtungen sowie rund 1.600 Menschen mit Behinderung in den Werkstätten. Die breite fachliche Aufstellung und die enge Vernetzung mit kommunalen und sozialen Partnern ermöglichen es dem Auftraggeber, individuell auf die Bedürfnisse der betreuten Menschen einzugehen und eine passgenaue, wertschätzende Unterstützung sicherzustellen. Der Auftraggeber verfolgt mit seiner Strategie "Jahr 2030" eine langfristige Vision zur umfassenden Modernisierung und Digitalisierung der internen Strukturen, Prozesse und technischen Systeme. Ziel ist es, alle Unternehmensbereiche in eine zukunftsfähige IT -Landschaft zu überführen. Diese strategische Ausrichtung bildet die Grundlage für eine leistungsstarke, transparente und serviceorientierte Organisation, die den steigenden fachlichen, gesetzlichen und technologischen Anforderungen nachhaltig gerecht wird. Ein zentrales Vorhaben im Rahmen dieser Digitalstrategie ist die Ablösung des derzeit eingesetzten ERP -Systems. Die aktuell genutzte SAP -Version, auf deren Basis die betriebswirtschaftlichen Prozesse der GSE abgebildet sind, ist zum Jahresende 2027 abgekündigt und stellt damit einen priorisierten Handlungsanlass dar. Die eingesetzten Module FI (Finanzbuchhaltung), CO (Controlling) sowie HCM (Human Capital Management / Personalwirtschaft) bilden wesentliche Funktionen im kaufmännischen und personalbezogenen Kernprozess der Organisation ab und sind tief in die organisatorischen Abläufe eingebettet. Im Rahmen der Neuausrichtung liegt der zentrale Fokus im HR-Bereich auf der Personalabrechnung als priorisiertem Kernprozess. Gleichzeitig verfolgt die GSE das Ziel, die neue HR-Lösung ganzheitlich zu betrachten und perspektivisch möglichst viele Personalprozesse in einem integrierten System abzubilden. Dazu zählen insbesondere, aber nicht abschließend, die Personalverwaltung, das Bewerbermanagement, die Personalentwicklung sowie Funktionen der Weiterbildung. Mit diesem ganzheitlichen Ansatz strebt der Auftraggeber an, bestehende "Satellitensysteme" im Bereich HR schrittweise zu reduzieren oder vollständig abzulösen. Ziel ist es, Medienbrüche zu vermeiden, redundante Datenhaltung zu beseitigen, die Datenqualität und -aktualität zu sichern und die Transparenz in sämtlichen HR-Prozessen zu erhöhen. Gleichzeitig wird durch eine konsistente Systemlandschaft die Grundlage geschaffen, aussagekräftige HR-Analysen und Personalkennzahlen bereitzustellen, die das Personalmanagement für die nachhaltige Unternehmensentwicklung einsetzen kann. Die notwendige Systemmigration im Bereich Personalmanagement ist somit nicht nur aus technologischer Sicht, sondern auch aus betriebsstrategischer Perspektive von hoher Bedeutung. Neben der Sicherstellung des Systembetriebs über 2027 hinaus eröffnet sich die Chance, im Zuge der Umstellung Prozesse zu standardisieren, die Benutzerfreundlichkeit zu steigern und die Integration mit weiteren IT-Komponenten zu verbessern. Die Auswahl und Einführung einer neuen ganzheitlichen HR-Lösung stellt daher eines der priorisierten Schlüsselprojekte innerhalb der strategischen Gesamtentwicklung des Auftraggebers bis 2030 dar. Konkretes Ziel des Projekts ist die Auswahl und Einführung einer ganzheitlichen, zukunftssicheren Personalmanagement-Software. Mit der neuen Lösung sollen die HR-Prozesse des Auftraggebers effizienter, transparenter und benutzerfreundlicher gestaltet werden. Die Software unterstützt das Personalmanagement sowie weitere Beteiligte dabei, administrative Aufgaben zu automatisieren, die Datenqualität zu verbessern und strategische Entscheidungen auf einer fundierten Informationsbasis zu treffen. Im Mittelpunt steht die digitale Abbildung und Unterstützung sämtlicher Kernprozesse des Personalwesens. Durch die neue Lösung sollen bestehende Medienbrüche und redundante Datenhaltung vermieden, die Transparenz in den HR-Prozessen erhöht und auch die Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Anforderungen gewährleistet werden. Zudem eröffnet die zentrale Systemunterstützung die Möglichkeit, HR-Daten gezielt auszuwerten und damit die strategische Steuerung der Organisation zu verbessern. Die zentralen Ziele lassen sich übergreifend wie folgt zusammenfassen: 1. Einführung einer HR-Software 2. Digitale Unterstützung aller wesentlichen HR-Prozesse 3. Höhere Automatisierung von Routineaufgaben und Standardisierung von Prozessen 4. Steigerung von Transparenz, Datenqualität und Reporting -Möglichkeiten 5. Gewährleistung von Datenschutz, Datensicherheit und Compliance 6. Unterstützung strategischer Unternehmenssteuerung durch fundierte Analysen und Kennzahlen 7. Etablierung eines strukturierten und effizienten Supportmodells Im Übrigen wird auf die Vergabeunterlagen verwiesen. ## Key facts - Status: Open - Deadline: No deadline in the notice - Buyer: [GSE gGmbH](https://inteliwert.com/company/org_2MT1HWZK0R0YMFVW3359CSZCEF/gse-ggmbh), Essen, DE - Place of performance: Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13) - Main CPV: Software-related services (CPV 72260000) - Procedure: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation - Lots: 1 - First published: 12 June 2026, 16:25 (UTC+02:00) Source: [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/60445314-a2ad-488b-8a2a-bcec0de3e59c). Each fact is from the official notice, last checked 11 November 2026, 19:31 (UTC+01:00). Fact sheet: [Inteliwert fact sheet: GSE; Einführung einer HR-Software bei der GSE gGmbH — GSE gGmbH. A product of Bandpey GmbH.](https://inteliwert.com/cards/opp_49CA5Z1S9NDSEP7EG42KHKVCDF/ntv_MK6BMQ9539ETQMDE1KAGW1W6N2/en-sheet.png) (PNG, 1600 × 900) ## Lots (1) ### Lot LOT-0001: GSE; Einführung einer HR-Software bei der GSE gGmbH Mit einem voraussichtlichen Ende des Vergabeverfahrens ist im November 2026 zu rechnen. Mit dieser EU-weiten Bekanntmachung wird der Teilnahmewettbewerb eingeleitet. Weitere Informationen sind den auf der Vergabeplattform zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen zu entnehmen. - CPV: Software-related services (CPV 72260000), Software implementation services (CPV 72263000), Software supply services (CPV 72268000) - Place: Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13) ## Timeline - 12 June 2026, 16:25 (UTC+02:00): Original notice, Notice, version 01 (Contract or concession notice – standard regime), [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/60445314-a2ad-488b-8a2a-bcec0de3e59c) ## Classification - CPV codes: Software-related services (CPV 72260000); Software implementation services (CPV 72263000); Software supply services (CPV 72268000) - NUTS regions: Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13) ## Official documents - [www.dtvp.de](https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4D6VMJ0D/documents) ## Questions and answers ### Who is the buyer? GSE gGmbH, Essen, DE. ### What is being procured (CPV)? Software-related services (CPV 72260000), Software implementation services (CPV 72263000) and Software supply services (CPV 72268000). ### Where is the work performed (NUTS)? Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13). ### Is it divided into lots? No, the notice names a single lot. ### Which procedure is used? Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation. ### How do I submit a bid? On the official notice or the portal it names. Inteliwert does not submit bids. [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/60445314-a2ad-488b-8a2a-bcec0de3e59c) ### Am I eligible? Inteliwert does not judge eligibility. The selection criteria are in the official notice. [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/60445314-a2ad-488b-8a2a-bcec0de3e59c) ## More from this buyer Other published opportunities of this buyer in the indexed notices, open ones first. - [Fahrrad-Leasingmodell](https://inteliwert.com/tender/opp_STWJ79VZ4CTTARGMH7YWSH7D7D/fahrrad-leasingmodell) Open · Buyer: GSE gGmbH · Place: DEA13 (Nordrhein-Westfalen) · Published value: €3,500,000 excl. VAT · [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/f2cfd23c-54d3-4cca-bc7c-4bd8f9e50c27), Last checked 10 Nov 2026, 03:30 (UTC+01:00) - [Erbringung von Unterhaltsreinigungsleistungen](https://inteliwert.com/tender/opp_J2N1DRN3MCCKDZEYCC4XW1046K/erbringung-von-unterhaltsreinigungsleistungen) Open · Buyer: GSE GmbH · Published value: €1,700,000 excl. 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Inteliwert shows what the notice states and links to it. --- Page: https://inteliwert.com/tender/opp_49CA5Z1S9NDSEP7EG42KHKVCDF/gse-einfuehrung-einer-hr-software-bei-der-gse-ggmbh Inteliwert is a product of Bandpey GmbH, an international data and AI software company in Munich, Germany, founded and led by Roozbeh Bandpey. Bandpey's products: Facthory, Emolysis, Copolly and Inteliwert. Inteliwert on LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/intelliwert, GitHub: https://github.com/inteliwertai.