# Scanndienstleistung Verwaltungsakten

Awarded · Tender

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## At a glance

Kreis Recklinghausen, Der Landrat is procuring IT services: consulting, software development, Internet and support (CPV 72000000) in Recklinghausen (DEA36). It has been awarded. The notice gives 15 September 2026, 09:00 (UTC+02:00) as the deadline. Procedure type: Open.

### From the notice

Die Kreisverwaltung Recklinghausen (Fachdienst Umwelt, Kurt-Schumacher-Allee 1, 45657 Recklinghausen) beabsichtigt, den gesamten Aktenbestand (ca. 240 m Ordner Papierakten) der Unteren Bodenschutzbehörde durch einen externen Scandienstleister zu digitalisieren. Ziel ist, die erzeugten Digitalisate in ein bei der Kreisverwaltung vorhandenes Dokumentenmanagementsystem zu überführen und eine volldigitale elektronische Akte zu führen.  Die Digitalisate haben im Rahmen des vom Gesetzgeber vorgeschriebenen ordnungsgemäßen Verwaltungshandelns über die unmittelbare Bearbeitung hinaus auch eine Beweisfunktion zu erfüllen und müssen auch in elektronischer Form den Kriterien Vollständigkeit, Integrität, Authentizität, Nachvollziehbarkeit und Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandelns genügen. Der Dienstleister muss daher über die erforderliche Sachkunde (fachliche Kompetenz), die Zuverlässigkeit sowie über die erforderliche gerätetechnische Ausstattung verfügen.  Da es sich um sensible und unwiederbringliche Verwaltungsakten handelt, die zudem engen Datenschutzregularien unterliegen (z. B personenbezogene Daten, Urheberrechte, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse) ist der gesamte Digitalisierungsvorgang einschließlich des Aktentransportes von einem Dienstleister durchzuführen (Verpackung, Transport, Scanleistung, Übergabe Digitalisate, Lagerung).   Die spätere ordnungsgemäße Entsorgung der Akten ist durch einen qualifizierten Entsorgungsdienstleister vornehmen zu lassen.

## Key facts

- Status: Awarded
- Deadline: 15 September 2026, 09:00 (UTC+02:00) (60 days ago)
- Buyer: [Kreis Recklinghausen, Der Landrat](https://inteliwert.com/company/org_Z2CES2BNPW57F7EYB69B7C27PW/kreis-recklinghausen-der-landrat), Recklinghausen, DE
- Place of performance: Recklinghausen (DEA36)
- Main CPV: IT services: consulting, software development, Internet and support (CPV 72000000)
- Procedure: Open
- Lots: 1
- First published: 14 August 2026, 07:09 (UTC+02:00)

Source: [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/5d079c5b-5000-40e6-ab48-d9f519e5677a). Each fact is from the official notice, last checked 14 November 2026, 08:05 (UTC+01:00).

Fact sheet: [Inteliwert fact sheet: Scanndienstleistung Verwaltungsakten — Kreis Recklinghausen, Der Landrat, deadline 15 September 2026, 09:00 (UTC+02:00). A product of Bandpey GmbH.](https://inteliwert.com/cards/opp_86TD2XWFF0EB74F9CB4E5E0DHB/ntv_9M668GC7T7BSXEJME12A58GH5V/en-sheet.png) (PNG, 1600 × 900)

## Lots (1)

### Lot LOT-0001: Scanndienstleistung Verwaltungsakten

Die Kreisverwaltung Recklinghausen (Fachdienst Umwelt, Kurt-Schumacher-Allee 1, 45657 Recklinghausen) beabsichtigt, den gesamten Aktenbestand (ca. 240 m Ordner Papierakten) der Unteren Bodenschutzbehörde durch einen externen Scandienstleister zu digitalisieren. Ziel ist, die erzeugten Digitalisate in ein bei der Kreisverwaltung vorhandenes Dokumentenmanagementsystem zu überführen und eine volldigitale elektronische Akte zu führen.  Die Digitalisate haben im Rahmen des vom Gesetzgeber vorgeschriebenen ordnungsgemäßen Verwaltungshandelns über die unmittelbare Bearbeitung hinaus auch eine Beweisfunktion zu erfüllen und müssen auch in elektronischer Form den Kriterien Vollständigkeit, Integrität, Authentizität, Nachvollziehbarkeit und Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandelns genügen. Der Dienstleister muss daher über die erforderliche Sachkunde (fachliche Kompetenz), die Zuverlässigkeit sowie über die erforderliche gerätetechnische Ausstattung verfügen.  Da es sich um sensible und unwiederbringliche Verwaltungsakten handelt, die zudem engen Datenschutzregularien unterliegen (z. B personenbezogene Daten, Urheberrechte, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse) ist der gesamte Digitalisierungsvorgang einschließlich des Aktentransportes von einem Dienstleister durchzuführen (Verpackung, Transport, Scanleistung, Übergabe Digitalisate, Lagerung).   Die spätere ordnungsgemäße Entsorgung der Akten ist durch einen qualifizierten Entsorgungsdienstleister vornehmen zu lassen.

- CPV: IT services: consulting, software development, Internet and support (CPV 72000000), Miscellaneous business and business-related services (CPV 79900000)
- Place: Recklinghausen (DEA36)

## Timeline

- 14 August 2026, 07:09 (UTC+02:00): Original notice, Notice, version 01 (Contract or concession notice – standard regime), [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/9e332b0f-6be7-4e6c-a0ac-ad05dfd5d908)
- 12 November 2026, 11:39 (UTC+01:00): Award notice, Notice, version 01 (Contract or concession award notice – standard regime), [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/5d079c5b-5000-40e6-ab48-d9f519e5677a)
- 12 November 2026, 11:39 (UTC+01:00): Award notice, Notice, version 01 (Contract or concession award notice – standard regime), [Official notice](https://ted.europa.eu/de/notice/-/detail/791857-2026)
- 12 November 2026: Award. Winner: Gehring Group GmbH; Award value: €159,675.60 excl. VAT; Tenders received: 10

## Classification

- CPV codes: IT services: consulting, software development, Internet and support (CPV 72000000); Miscellaneous business and business-related services (CPV 79900000)
- NUTS regions: Recklinghausen (DEA36)
- Other parties in the notice: Gehring Group GmbH (Tenderer); Gehring Group GmbH (Winner)

## Official documents

- [www.vergabe.metropoleruhr.de](https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXPSYD3DQZ3/documents)

## Questions and answers

### When is the deadline?

The official notice gives 15 September 2026, 09:00 (UTC+02:00) as the deadline.

### Who is the buyer?

Kreis Recklinghausen, Der Landrat, Recklinghausen, DE.

### What is being procured (CPV)?

IT services: consulting, software development, Internet and support (CPV 72000000) and Miscellaneous business and business-related services (CPV 79900000).

### Where is the work performed (NUTS)?

Recklinghausen (DEA36).

### Is it divided into lots?

No, the notice names a single lot.

### Which procedure is used?

Open.

### How do I submit a bid?

On the official notice or the portal it names. Inteliwert does not submit bids. [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/5d079c5b-5000-40e6-ab48-d9f519e5677a)

### Am I eligible?

Inteliwert does not judge eligibility. The selection criteria are in the official notice. [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/5d079c5b-5000-40e6-ab48-d9f519e5677a)

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## Source

- Publisher: Bekanntmachungsservice
- Licence: [CC0 1.0](https://creativecommons.org/publicdomain/zero/1.0/)
- Official notice: [https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/5d079c5b-5000-40e6-ab48-d9f519e5677a](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/5d079c5b-5000-40e6-ab48-d9f519e5677a)
- Last checked: 14 November 2026, 08:05 (UTC+01:00)

The official notice is authoritative. Inteliwert shows what the notice states and links to it.

---

Page: https://inteliwert.com/tender/opp_86TD2XWFF0EB74F9CB4E5E0DHB/scanndienstleistung-verwaltungsakten

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