# Dokumentenmanagementsystem (DMS) Open · Tender ## At a glance IHK Gesellschaft für Digitalisierung mbH is procuring Software package and information systems (CPV 48000000). Procedure type: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation. ### From the notice Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die IHK-Organisation. Bei der IHK Gesellschaft für Digitalisierung mbH handelt es sich entgegen der oben gemachten Angabe nicht um ein öffentliches Unternehmen, sondern um eine privatrechtliche Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Die Auswahl als "öffentliches Unternehmen" erfolgte lediglich in Ermangelung passender Alternativen. Hinweis zum angegebenen Höchstwert der Rahmenvereinbarung: Der im Bekanntmachungsformular angegebene Betrag von 79,00 EUR beruht ausschließlich auf den technischen Vorgaben des Bekanntmachungssystems, das die Angabe eines Euro-Betrags zwingend voraussetzt. Der Betrag von 79,00 EUR stellt keinen wertmäßigen Höchstwert der Rahmenvereinbarung dar. Die Rahmenvereinbarung ist stattdessen durch eine Höchstmenge begrenzt. Diese umfasst die 79 Industrie- und Handelskammern (IHKs) sowie sämtliche inländischen Zweigstellen, Geschäftsstellen und Tochtergesellschaften der IHKs. Die Bezugsberechtigten ergeben sich im Einzelnen aus der Anlage zur Rahmenvereinbarung "Liste der Bezugsberechtigten". ## Key facts - Status: Open - Deadline: No deadline in the notice - Buyer: [IHK Gesellschaft für Digitalisierung mbH](https://inteliwert.com/company/org_8MAPZK8NP9GDVAS8DYK3BJRZ6Z/ihk-gesellschaft-fuer-digitalisierung-mbh), Dortmund, DE - Main CPV: Software package and information systems (CPV 48000000) - Procedure: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation - Lots: 1 - First published: 4 November 2026, 20:27 (UTC+01:00) Source: [Official notice](https://ted.europa.eu/de/notice/-/detail/774537-2026). Each fact is from the official notice, last checked 7 November 2026, 07:11 (UTC+01:00). Fact sheet: [Inteliwert fact sheet: Dokumentenmanagementsystem (DMS) — IHK Gesellschaft für Digitalisierung mbH. A product of Bandpey GmbH.](https://inteliwert.com/cards/opp_9XZTRX5KF6M69WSP3PGTWJ8HQ0/ntv_1QVB7QZZNMJKX291HGNPKVSATG/en-sheet.png) (PNG, 1600 × 900) ## Lots (1) ### Lot LOT-0001: Dokumentenmanagementsystem (DMS) Die IHK Gesellschaft für Digitalisierung mbH (IHK GDi) mit Sitz in Dortmund ist das gemeinsame Technologie und Kompetenzzentrum für serviceorientierte Business Anwendungen der Industrie und Handelskammern (IHKs) sowie des Deutschen Industrie und Handelskammertages (DIHK) in Deutschland. Seit über 40 Jahren erbringt die IHK GDi als zentraler IT Dienstleister umfassende Leistungen in den Bereichen IT Betrieb, Anwendungsentwicklung, Geschäftsprozesslösungen und digitale Services für die Organisation der Industrie und Handelskammern.Auftraggeber dieses Vergabeverfahrens ist die IHK Gesellschaft für Digitalisierung mbH (IHK GDi). Die IHK GDi führt das Vergabeverfahren im eigenen Namen und in eigener Verantwortung durch und schließt den Rahmenvertrag als zentrale Vertragspartnerin ab. Derzeit beziehen rund 26 IHKs das Dokumentenmanagementsystem "Helic" des Anbieters IQVIA. Nach Auskunft des Anbieters wird dieser Leistungsbereich aus dem Leistungsportfolio genommen und das Produkt "Helic" zum Ende des Jahres 2027 eingestellt. Daher besteht dringender Bedarf an einer Nachfolgelösung. Der DMS-Wechsel von bis zu 26 IHKs ist bis zum 31.12.2027 vorgesehen. Bei den zuletzt zu migrierenden IHKs muss der technische Produktivimport der Dokumente bis zum Ablauf dieses Tages nachweislich gestartet sein. Bereits gestartete Läufe dürfen danach fertiggestellt werden. Bis dahin müssen das neue DMS bereitgestellt, konfiguriert und betriebsbereit, Berechtigungen und Schnittstellen eingerichtet und getestet sowie Testmigration und Produktivfreigabe erfolgreich abgeschlossen sein. Die Ausnahme gilt nicht für ausstehende Bereitstellungen oder später begonnene Produktivimporte. Restumfang und Fertigstellungstermin müssen mit dem Auftragnehmer und der jeweiligen IHK verbindlich abgestimmt werden. Indizierung, Prüfung, Stabilisierung und Abnahme müssen unmittelbar folgen. Der Importstart allein stellt keinen Migrationsabschluss dar. Die in der Anlage aufgeführten und farblich hervorgehobenen 26 IHKs wollen im Jahr 2027 auf Grundlage des von der IHK-GDi ausgeschriebenen Rahmenvertrags auf ein neues DMS wechseln. Als Planungsrichtwert wird von maximal 26 IHKs unterschiedlicher Größenordnung im Jahr 2027 ausgegangen. Die tatsächlich teilnehmenden IHKs sowie die je IHK zu übernehmenden Bestände und Datenmengen, die benötigten Funktionen und die einzubindenden Schnittstellen werden vor Beginn der jeweiligen Migration zwischen dem Auftragnehmer und der betreffenden IHK abgestimmt. Der Auftraggeber geht von deutlich mehr IHKs aus, die diesen Rahmenvertrag nutzen werden. Eine verbindliche Zusage über die teilnehmenden IHKS kann der Auftraggeber aus organisatorischen Gründen nicht geben. Die Leistungserbringung beginnt mit der Zuschlagserteilung. Zunächst sind die teilnehmenden IHKs innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens und unter Einhaltung der festgelegten Anforderungen auf das neue DMS zu migrieren. Im Rahmen der initialen Migration werden nach Herstellung der Betriebsbereitschaft durch den Auftragnehmer sämtliche Dateien und Dokumente durch die Nutzer des Auftraggebers selbst in das DMS eingespielt. Systemlösung Das DMS muss für den Cloud-Betrieb geeignet sein und die vollständige Bereitstellung als Software-as-a-Service (SaaS) ermöglichen. Der Betrieb hat in einer ISO?27001-zertifizierten Umgebung (oder gleichwertig) innerhalb der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen. Dabei sind insbesondere Anforderungen an Datenschutz, Datensicherheit, Verfügbarkeit sowie die Skalierbarkeit des Systems zu erfüllen. Es ist sicherzustellen, dass alle administrativen und fachlichen Funktionen auch im Cloud-Betrieb uneingeschränkt zur Verfügung stehen. Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass das angebotene DMS auf Wunsch des Auftraggebers neben einem Betrieb als Software-as-a-Service (SaaS) in einer Cloud-Infrastruktur auch in mindestens einer weiteren Betriebsform betrieben und durch den Auftragnehmer unterstützt werden kann, insbesondere in einem On-Premise-Betrieb oder in einer durch den Auftraggeber oder einen Dritten betriebenen Infrastruktur. Die Unterstützung umfasst mindestens die Bereitstellung der Software sowie die technische und organisatorische Unterstützung für Installation, Inbetriebnahme, Wartung und Betrieb des Systems in der jeweiligen Betriebsform. Anforderungen Software Ausgeschrieben wird eine zukunftsfähige, modulare und mandantenfähige Software-Lösung zur Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Archivierung von Informationen und Dokumenten bei den Bezugsberechtigten. Da die DMS-Lösungen der Bieter unterschiedlich strukturiert und aufgebaut sind, hier ein grober Überblick über mögliche Systemmodule / -anforderungen: \- Input-Management \- Bearbeitung, Organisation, Ablage \- Suchfunktionen \- Digitale Akten \- Prozessmanagement, KI und Security \- Archivierung \- Schnittstellen zu aktuellen Systemen \- Kollaboration \- Mobilität Dienstleistungen Erarbeitung eines individuellen Migrationskonzeptes für jede IHK und Zusammenfassung in einem Pflichtenheft als Basis für die Projektumsetzung. Folgende Leistungen sind Bestandteil der Ausschreibung: \- Vorbereitung und Durchführung einer Testmigration pro IHK als Teilabnahme \- Schulungen für Nutzer und Administratoren \- Herstellung der kompletten DMS-Betriebsbereitschaft \- Dokumentation und Gesamtabnahme \- begleitende Datenmigration \- Start Supportvertrag und sonstige Dienstleistungen Service-Desk (Help-Desk und Störungsmeldungen). - CPV: Software package and information systems (CPV 48000000), Document management system (CPV 48311100) ## Timeline - 4 November 2026, 20:27 (UTC+01:00): Original notice, Notice, version 01 (Contract or concession notice – standard regime), [Official notice](https://ted.europa.eu/de/notice/-/detail/774537-2026) ## Classification - CPV codes: Software package and information systems (CPV 48000000); Document management system (CPV 48311100) ## Official documents - [vergabe.ihk.de](https://vergabe.ihk.de/Satellite/notice/CXS0YRUDY6EXQG1U/documents) ## Questions and answers ### Who is the buyer? IHK Gesellschaft für Digitalisierung mbH, Dortmund, DE. ### What is being procured (CPV)? Software package and information systems (CPV 48000000) and Document management system (CPV 48311100). ### Is it divided into lots? No, the notice names a single lot. ### Which procedure is used? Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation. ### How do I submit a bid? On the official notice or the portal it names. Inteliwert does not submit bids. [Official notice](https://ted.europa.eu/de/notice/-/detail/774537-2026) ### Am I eligible? Inteliwert does not judge eligibility. The selection criteria are in the official notice. [Official notice](https://ted.europa.eu/de/notice/-/detail/774537-2026) ## Companies that might fit *Possible match based on public information* Companies Inteliwert knows from its sources, not the whole market. Inteliwert does not judge eligibility, fit or chances. - [SoftwareONE Deutschland GmbH](https://inteliwert.com/company/org_816354K3PYHK5R6HZ7744DRAT7/softwareone-deutschland-gmbh) · Leipzig · SME (from the award notice) - Won a contract in CPV group 480 (2026-09-29): [Evidence](https://inteliwert.com/tender/opp_3ANF2X9M5D6EVZBJH18PZJKEFH/mpg-suse-2026-2029), checked 7 Nov 2026 - The buyer calls this tender suitable for SMEs, and the company is an SME: [Evidence](https://inteliwert.com/tender/opp_9XZTRX5KF6M69WSP3PGTWJ8HQ0/dokumentenmanagementsystem-dms), checked 7 Nov 2026 - [Priority Disapatch Corporation Crop.](https://inteliwert.com/company/org_58WNGSKCGS0Q3RC8PGPSJHH93N/priority-disapatch-corporation-crop) · Salt Lake City · SME (from the award notice) - Won a contract in CPV group 480 (2026-10-06): [Evidence](https://inteliwert.com/tender/opp_VXCY7HG6FMCG4316Y4K4SX7NHA/beschaffung-einer-standardisierten-notrufabfragesoftware-fuer-die-kreisleitstell), checked 7 Nov 2026 - The buyer calls this tender suitable for SMEs, and the company is an SME: [Evidence](https://inteliwert.com/tender/opp_9XZTRX5KF6M69WSP3PGTWJ8HQ0/dokumentenmanagementsystem-dms), checked 7 Nov 2026 - [Greenbone AG](https://inteliwert.com/company/org_1PAXH1VFNEFXW8GHQC22WXJJBY/greenbone-ag) · Osnabrück · SME (from the award notice) · New to public tenders - Won a contract in CPV group 480 (2026-08-27): [Evidence](https://inteliwert.com/tender/opp_EQWJ6V71EQQ4EVGGA58TYFHG4R/1858-ck-vulnerability-scanning-platform), checked 7 Nov 2026 - The buyer calls this tender suitable for SMEs, and the company is an SME: [Evidence](https://inteliwert.com/tender/opp_9XZTRX5KF6M69WSP3PGTWJ8HQ0/dokumentenmanagementsystem-dms), checked 7 Nov 2026 - [XiTrust Technologies GmbH](https://inteliwert.com/company/org_2E92Z6C7QQXKDD73EB98PBPHAA/xitrust-technologies-gmbh) · Graz · SME (from the award notice) · New to public tenders - Won a contract in CPV group 480 (2026-11-03): [Evidence](https://inteliwert.com/tender/opp_KNP48SH7JY6P930B2NZ7GSJVB0/rv-e-sign-fuer-gsi-und-fair-2026-2032), checked 7 Nov 2026 - The buyer calls this tender suitable for SMEs, and the company is an SME: [Evidence](https://inteliwert.com/tender/opp_9XZTRX5KF6M69WSP3PGTWJ8HQ0/dokumentenmanagementsystem-dms), checked 7 Nov 2026 - [BASIS 1 Softwarevertriebs GmbH](https://inteliwert.com/company/org_4M6EFGMPMV9E5H1SV3C3MVC8XJ/basis-1-softwarevertriebs-gmbh) · Ottensoos · SME (from the award notice) · New to public tenders - Won a contract in CPV group 480 (2026-10-05): [Evidence](https://inteliwert.com/tender/opp_48V6VVDGGKKAWRJKS69NWPXHXW/rahmenvertrag-ueber-die-lieferung-und-wartung-von-lizenzen-fuer-adobe-produkte), checked 7 Nov 2026 - The buyer calls this tender suitable for SMEs, and the company is an SME: [Evidence](https://inteliwert.com/tender/opp_9XZTRX5KF6M69WSP3PGTWJ8HQ0/dokumentenmanagementsystem-dms), checked 7 Nov 2026 ## More from this buyer Other published opportunities of this buyer in the indexed notices, open ones first. - [Ex-Post Bekanntmachung: LAN, WLAN und Firewall (Los 3)](https://inteliwert.com/tender/opp_YQ3FF9SFQ6KR7C3YKGQF3WHMXF/ex-post-bekanntmachung-lan-wlan-und-firewall-los-3) Awarded · Buyer: IHK Gesellschaft für Digitalisierung mbH · [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/7b18c911-5ca1-4629-bdec-96755250a8d5), Last checked 5 Nov 2026, 07:10 (UTC+01:00) ## Related opportunities - [Relaunch Informationsportal Sozialpolitik- aktuell.de](https://inteliwert.com/tender/opp_EK9665PXGX63CG6Z3X56GN9P5V/relaunch-informationsportal-sozialpolitik-aktuell-de) Open · Place: DEA (Nordrhein-Westfalen) · [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/d046fb9c8c5ab0d4), Last checked 7 Nov 2026, 07:30 (UTC+01:00) - [Gesamtstädtisches Identity-Access Management](https://inteliwert.com/tender/opp_Z293NZTFABECD68H1V0JW68J9R/gesamtstaedtisches-identity-access-management) Open · Buyer: Vergabe und Beschaffungszentrum Dortmund · Place: DEA52 (Nordrhein-Westfalen) · [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/b864f9ef-eaf3-4078-9356-2bd5e2fcd1c5), Last checked 7 Nov 2026, 07:30 (UTC+01:00) - [Bereitstellung einer KI-Compute-, Entwick lungs- und Integrationsplattform](https://inteliwert.com/tender/opp_380NPEG88NA8MC0MZ7VT28VC6X/bereitstellung-einer-ki-compute-entwick-lungs-und-integrationsplattform) Open · Buyer: Universitätsklinikum Frankfurt · Place: DE712 (Hessen) · Deadline: 20 Nov 2026, 12:00 (UTC+01:00) · Published value: €1,100,000 excl. VAT · [Official notice](https://ted.europa.eu/de/notice/-/detail/774995-2026), Last checked 7 Nov 2026, 07:11 (UTC+01:00) - [Citrix Lizenzen](https://inteliwert.com/tender/opp_6C94885RDBTYKT352DARPVEMJ2/citrix-lizenzen) Open · Buyer: Universitätsklinikum Düsseldorf · Place: DEA11 (Nordrhein-Westfalen) · Deadline: 7 Dec 2026, 10:00 (UTC+01:00) · [Official notice](https://ted.europa.eu/de/notice/-/detail/772706-2026), Last checked 7 Nov 2026, 07:11 (UTC+01:00) - [DataCore Wartung](https://inteliwert.com/tender/opp_8T17ARPK4R12NQXB9EK31C3C89/datacore-wartung) Open · Buyer: Mühlenkreiskliniken (AöR) · Place: DEA46 (Nordrhein-Westfalen) · Deadline: 8 Dec 2026, 10:00 (UTC+01:00) · [Official notice](https://ted.europa.eu/de/notice/-/detail/774840-2026), Last checked 7 Nov 2026, 07:11 (UTC+01:00) - [RV Software Friedhofsmanagement](https://inteliwert.com/tender/opp_ABE9PBGGX1BE172XFXH4YF892Z/rv-software-friedhofsmanagement) Open · Buyer: civillent GmbH · Place: DE141 (Baden-Württemberg) · Published value: €1,900,000 excl. VAT · [Official notice](https://ted.europa.eu/de/notice/-/detail/772592-2026), Last checked 7 Nov 2026, 07:11 (UTC+01:00) ## Source - Publisher: TED - Licence: [© European Union, Decision 2011/833/EU](https://eur-lex.europa.eu/eli/dec/2011/833/oj) - Official notice: [https://ted.europa.eu/de/notice/-/detail/774537-2026](https://ted.europa.eu/de/notice/-/detail/774537-2026) - Last checked: 7 November 2026, 07:11 (UTC+01:00) The official notice is authoritative. Inteliwert shows what the notice states and links to it. --- Page: https://inteliwert.com/tender/opp_9XZTRX5KF6M69WSP3PGTWJ8HQ0/dokumentenmanagementsystem-dms Inteliwert is a product of Bandpey GmbH, an international data and AI software company in Munich, Germany, founded and led by Roozbeh Bandpey. Bandpey's products: Facthory, Emolysis, Copolly and Inteliwert. Inteliwert on LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/intelliwert, GitHub: https://github.com/inteliwertai.