# IT-Fachverfahren der Berliner Musikschulen

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## At a glance

servicezentrum musikschulen | szm | in der Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung is procuring Software-related services (CPV 72260000) in Berlin (DE300). Procedure type: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation.

### From the notice

Die Senatsverwaltung für Kultur und Gesellschaftlichen Zusammenhalt (SenKultGZ) Ref. I D verantwortet formell das IT-Fachverfahren der 12 (zwölf) Berliner Musikschulen zur Verwaltung von Unterrichten, Kursen, Leihinstrumenten sowie Schüler:innen- und Lehrkräfteverträgen. Das „servicezentrum 
musikschulen“ (szm) ist ein Arbeitsbereich der Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung (SKWK). Die SKWK ist eine zuschussgeförderte Stiftung im Land Berlin im Zuständigkeitsbereich der SenKultGZ. Das szm trägt die Verantwortung für die Fachverfahrensbetreuung und dessen Betrieb. 

Mit dem Ziel der Modernisierung wird im Rahmen eines öffentlichen Auftrags ein neues IT-Fachverfahren (im Folgenden ‚System‘ genannt) ausgeschrieben. 
 
Die SKWK agiert hierbei als Auftraggeberin und im Rahmen einer Bezuschlagung als künftige Vertragspartei; sie wird in den Vergabeunterlagen als Auftraggeberin (AG) bezeichnet. Der in diesem Vergabeverfahren zu bezuschlagende Marktanbieter wird im Weiteren als Auftragnehmer (AN) bezeichnet. Die AG wurde im Vorfeld dieses Vergabeverfahrens durch die PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH bei der Vorbereitung und Konzeption der Beschaffung beraten. Die PD unterstützt die Auftraggeberin zudem als Vergabestelle bei der Durchführung des laufenden Vergabeverfahrens. 
 
Pro Jahr werden über alle 12 Berliner Musikschulen hinweg ca. 350 Unterrichtsfächer als Einzel-, Klein- oder Großgruppenunterricht oder/und als Kurse angeboten. Insgesamt werden ca. 60.000 Schüler:innen- und ca. 2.000 Lehrkräfteverträge gehalten. Derzeit verwenden die Berliner Musikschulen hierfür das System ‚MS-IT‘ der Firma Advellence Solutions AG. ‚MS-IT‘ ist eine Individualentwicklung und besteht aus zwei Modulen: der Standardsoftware ‚Information Manager‘ und dem eigens für die Musik schulen entwickelten Add-In ‚Vertragsverwaltung‘. Weitere allgemeine Details zur Berliner Musik schul-Welt sind auf der zugehörigen Homepage abrufbar: https://www.berlin.de/sen/kultur/kultureinrichtungen/musikschulen/.  
 
Das aktuelle IT-Fachverfahren wird im Betriebsmodell On-Premise vom externen Dienstleister sqlXpert in einem privaten Rechenzentrum betrieben. Für das künftige System sucht die SKWK nach einer Lösung im Betriebsmodell Software-as-a-Service (SaaS) mit Systembetrieb beim Hersteller bzw. einem ihm angeschlossenen Rechenzentrum.  Für die Projektphase der Ablösung des Bestandssystems gelten abseits der Informationen, die in den (nicht-)funktionalen Anforderungen der Anlage B.1\_Anforderungskatalog enthalten sind, folgende 
Rahmenbedingungen: 

\* Für die Projektplanung der Ablösung des Bestandssystems einschließlich Datenmigration kann der AN für den gesamten Projektzeitraum Unterstützungsleistungen durch insgesamt 1,25 Vollzeitäquivalente (VZÄ) des szm einkalkulieren, deren Expertise u. a. in den Bereichen Projektmanagement, Dokumentation, Testing sowie Geschäftsprozessoptimierung liegt. 
\* Für die Migration der Altdaten sollte der AN insgesamt ca. 20 Datenbanktabellen mit diversen Relationen sichten sowie von insgesamt etwa 10 GB Datenvolumen ausgehen. 
\* Für den laufenden Betrieb sollte der AN in Lösungsskizze und Kalkulation berücksichtigen, dass alle Anfragen zum First-Level-Support durch das szm bearbeitet werden, sodass den AN nur noch Supportrequests zu 2nd Level oder höher erreichen werden.

Der Beschaffungsgegenstand besteht im Wesentlichen aus den Bestandteilen 
\* Software-Lizenz und -Pflege sowie Betrieb im Modell Software-as-a-Service 
\* Zugehörige Dienstleistungen in den Aufgabenbereichen Architektur- und Prozessberatung, Entwicklung, Testing, Systemintegration, Schulung usw. (Details in Anlage C\_Preisblatt) 
\* Kunden-Support (2nd und 3rd-Level) 
\* Transition-Projekt zur Ablösung des Bestandsystems einschließlich Datenmigration.

Der Beschaffungsgegenstand wird in Anlage B.1\_Anforderungskatalog durch funktionale und nicht
funktionale Anforderungen detailliert beschrieben. Eine wesentliche Anforderungsgrundlage für das IT-Fachverfahren der Berliner Musikschulen ist die Anlage B.7\_Architekturrichtlinie.

## Key facts

- Status: Open
- Deadline: No deadline in the notice
- Buyer: servicezentrum musikschulen | szm | in der Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung, Berlin, DE
- Place of performance: Berlin (DE300)
- Main CPV: Software-related services (CPV 72260000)
- Procedure: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation
- Lots: 1
- First published: 12 October 2026, 07:20 (UTC+02:00)

Source: [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/fce58ada-0120-4644-9f31-beb7828d4427). Each fact is from the official notice, last checked 27 October 2026, 06:30 (UTC+01:00).

Fact sheet: [Inteliwert fact sheet: IT-Fachverfahren der Berliner Musikschulen — servicezentrum musikschulen | szm | in der Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung. A product of Bandpey GmbH.](https://inteliwert.com/cards/opp_A1EVTA448Y4K1BEN4FK6NDVCCF/ntv_X2P91YHHARPEH8SDEXSAA0BFQ1/en-sheet.png) (PNG, 1600 × 900)

## Lots (1)

### Lot LOT-0001: IT-Fachverfahren der Berliner Musikschulen

Die Senatsverwaltung für Kultur und Gesellschaftlichen Zusammenhalt (SenKultGZ) Ref. I D verantwortet formell das IT-Fachverfahren der 12 (zwölf) Berliner Musikschulen zur Verwaltung von Unterrichten, Kursen, Leihinstrumenten sowie Schüler:innen- und Lehrkräfteverträgen. Das „servicezentrum 
musikschulen“ (szm) ist ein Arbeitsbereich der Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung (SKWK). Die SKWK ist eine zuschussgeförderte Stiftung im Land Berlin im Zuständigkeitsbereich der SenKultGZ. Das szm trägt die Verantwortung für die Fachverfahrensbetreuung und dessen Betrieb. 

Mit dem Ziel der Modernisierung wird im Rahmen eines öffentlichen Auftrags ein neues IT-Fachverfahren (im Folgenden ‚System‘ genannt) ausgeschrieben. 
 
Die SKWK agiert hierbei als Auftraggeberin und im Rahmen einer Bezuschlagung als künftige Vertragspartei; sie wird in den Vergabeunterlagen als Auftraggeberin (AG) bezeichnet. Der in diesem Vergabeverfahren zu bezuschlagende Marktanbieter wird im Weiteren als Auftragnehmer (AN) bezeichnet. Die AG wurde im Vorfeld dieses Vergabeverfahrens durch die PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH bei der Vorbereitung und Konzeption der Beschaffung beraten. Die PD unterstützt die Auftraggeberin zudem als Vergabestelle bei der Durchführung des laufenden Vergabeverfahrens. 
 
Pro Jahr werden über alle 12 Berliner Musikschulen hinweg ca. 350 Unterrichtsfächer als Einzel-, Klein- oder Großgruppenunterricht oder/und als Kurse angeboten. Insgesamt werden ca. 60.000 Schüler:innen- und ca. 2.000 Lehrkräfteverträge gehalten. Derzeit verwenden die Berliner Musikschulen hierfür das System ‚MS-IT‘ der Firma Advellence Solutions AG. ‚MS-IT‘ ist eine Individualentwicklung und besteht aus zwei Modulen: der Standardsoftware ‚Information Manager‘ und dem eigens für die Musik schulen entwickelten Add-In ‚Vertragsverwaltung‘. Weitere allgemeine Details zur Berliner Musik schul-Welt sind auf der zugehörigen Homepage abrufbar: https://www.berlin.de/sen/kultur/kultureinrichtungen/musikschulen/.  
 
Das aktuelle IT-Fachverfahren wird im Betriebsmodell On-Premise vom externen Dienstleister sqlXpert in einem privaten Rechenzentrum betrieben. Für das künftige System sucht die SKWK nach einer Lösung im Betriebsmodell Software-as-a-Service (SaaS) mit Systembetrieb beim Hersteller bzw. einem ihm angeschlossenen Rechenzentrum.  Für die Projektphase der Ablösung des Bestandssystems gelten abseits der Informationen, die in den (nicht-)funktionalen Anforderungen der Anlage B.1\_Anforderungskatalog enthalten sind, folgende 
Rahmenbedingungen: 

\* Für die Projektplanung der Ablösung des Bestandssystems einschließlich Datenmigration kann der AN für den gesamten Projektzeitraum Unterstützungsleistungen durch insgesamt 1,25 Vollzeitäquivalente (VZÄ) des szm einkalkulieren, deren Expertise u. a. in den Bereichen Projektmanagement, Dokumentation, Testing sowie Geschäftsprozessoptimierung liegt. 
\* Für die Migration der Altdaten sollte der AN insgesamt ca. 20 Datenbanktabellen mit diversen Relationen sichten sowie von insgesamt etwa 10 GB Datenvolumen ausgehen. 
\* Für den laufenden Betrieb sollte der AN in Lösungsskizze und Kalkulation berücksichtigen, dass alle Anfragen zum First-Level-Support durch das szm bearbeitet werden, sodass den AN nur noch Supportrequests zu 2nd Level oder höher erreichen werden.

Der Beschaffungsgegenstand besteht im Wesentlichen aus den Bestandteilen 
\* Software-Lizenz und -Pflege sowie Betrieb im Modell Software-as-a-Service 
\* Zugehörige Dienstleistungen in den Aufgabenbereichen Architektur- und Prozessberatung, Entwicklung, Testing, Systemintegration, Schulung usw. (Details in Anlage C\_Preisblatt) 
\* Kunden-Support (2nd und 3rd-Level) 
\* Transition-Projekt zur Ablösung des Bestandsystems einschließlich Datenmigration.

Der Beschaffungsgegenstand wird in Anlage B.1\_Anforderungskatalog durch funktionale und nicht
funktionale Anforderungen detailliert beschrieben. Eine wesentliche Anforderungsgrundlage für das IT-Fachverfahren der Berliner Musikschulen ist die Anlage B.7\_Architekturrichtlinie.

- CPV: Software-related services (CPV 72260000)
- Place: Berlin (DE300)

## Timeline

- 12 October 2026, 07:20 (UTC+02:00): Original notice, Notice, version 01 (Contract or concession notice – standard regime), [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/109677b5-3804-4755-916b-898089c623d4)
- 20 October 2026, 11:10 (UTC+02:00): Change, Notice, version 01 (Contract or concession notice – standard regime), [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/fce58ada-0120-4644-9f31-beb7828d4427)

## Classification

- CPV codes: Software-related services (CPV 72260000)
- NUTS regions: Berlin (DE300)

## Official documents

- [bieterportal.pd-g.de](https://bieterportal.pd-g.de/?tid=12a1aa1146f8146b9238d9b023d20ce9)

## Questions and answers

### Who is the buyer?

servicezentrum musikschulen | szm | in der Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung, Berlin, DE.

### What is being procured (CPV)?

Software-related services (CPV 72260000).

### Where is the work performed (NUTS)?

Berlin (DE300).

### Is it divided into lots?

No, the notice names a single lot.

### Which procedure is used?

Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation.

### How do I submit a bid?

On the official notice or the portal it names. Inteliwert does not submit bids. [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/fce58ada-0120-4644-9f31-beb7828d4427)

### Am I eligible?

Inteliwert does not judge eligibility. The selection criteria are in the official notice. [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/fce58ada-0120-4644-9f31-beb7828d4427)

## Companies that might fit

*Possible match based on public information*

Companies Inteliwert knows from its sources, not the whole market. Inteliwert does not judge eligibility, fit or chances.

- [Illumina GmbH](https://inteliwert.com/company/org_PXMCH660A543DYQBXDZD08JA3W/illumina-gmbh) · Berlin · SME (from the award notice) · New to public tenders
  - Won a contract in CPV group 722 (2026-10-22): [Evidence](https://inteliwert.com/tender/opp_B8ADJSNW8QKR9V9MK67Y1KJQNS/bereitstellung-nutzungskontingente-fuer-software-dragen-secondary-analysis), checked 4 Nov 2026
  - Seat in the same district as the place of performance: [Evidence](https://inteliwert.com/company/org_PXMCH660A543DYQBXDZD08JA3W), checked 4 Nov 2026
- [Coding.powerful.systems CPS GmbH](https://inteliwert.com/company/org_0Q86K1REFMSR00AS77HREE3X8M/coding-powerful-systems-cps-gmbh) · Berlin · SME (from the award notice) · New to public tenders
  - Won a contract in CPV group 722 (2026-10-12): [Evidence](https://inteliwert.com/tender/opp_J9FGGPJQQH74VS9B4FRSY1E2KX/relaunch-und-betreuung-der-webseite-der-dsee), checked 4 Nov 2026
  - Seat in the same district as the place of performance: [Evidence](https://inteliwert.com/company/org_0Q86K1REFMSR00AS77HREE3X8M), checked 4 Nov 2026
- [GuideCom AG](https://inteliwert.com/company/org_2V8Y97EZJSCN4W9472YYD4QJNF/guidecom-ag) · Münster · SME (from the award notice) · New to public tenders
  - Won a contract in CPV group 722 (2026-10-20): [Evidence](https://inteliwert.com/tender/opp_JVB3MY588PHQSZPP48TCN9V0NR/personalmanagementsystem-technische-einrichtung-fachliche-einrichtung-schulung-p), checked 4 Nov 2026
  - Seat in the same country as the place of performance: [Evidence](https://inteliwert.com/company/org_2V8Y97EZJSCN4W9472YYD4QJNF), checked 4 Nov 2026
- [Netorium AG](https://inteliwert.com/company/org_GZEYVF3Y2AF5ZA7087C8FK8CEH/netorium-ag) · Wiesbaden · SME (from the award notice) · New to public tenders
  - Won a contract in CPV group 722 (2026-10-26): [Evidence](https://inteliwert.com/tender/opp_80FYPK0KYVTET86Z9NPPT0V33A/wartungs-und-supportvertrag-fuer-die-workflow-und-konvertierungsplattform), checked 4 Nov 2026
  - Seat in the same country as the place of performance: [Evidence](https://inteliwert.com/company/org_GZEYVF3Y2AF5ZA7087C8FK8CEH), checked 4 Nov 2026
- [Ressourcenmangel GmbH](https://inteliwert.com/company/org_J2GRA2B2HKNEVZ7RZDQZBHNFYP/ressourcenmangel-gmbh) · Berlin · SME (from the award notice) · New to public tenders
  - Won a contract in CPV group 724 (2026-10-30): [Evidence](https://inteliwert.com/tender/opp_EX2GFNH2QTQEYXQ40ZQMJ2YQ59/redaktionspflege-des-regierungsportals-mecklenburg-vorpommern), checked 4 Nov 2026
  - Seat in the same district as the place of performance: [Evidence](https://inteliwert.com/company/org_J2GRA2B2HKNEVZ7RZDQZBHNFYP), checked 4 Nov 2026

## Related opportunities

- [Rahmenvereinbarung zum Einsatz von KI zur Unterstützung der Krankenhausabrechnungsprüfung sowie zu Compliance, KI-Governance und Managementsystemen](https://inteliwert.com/tender/opp_YPMETMGD5K7WBS49VRKN15ERB2/rahmenvereinbarung-zum-einsatz-von-ki-zur-unterstuetzung-der-krankenhausabrechnu)  
  Open · Buyer: MD-IT GmbH · Place: DE300 (Berlin) · Deadline: 2 Dec 2026, 10:00 (UTC+01:00) · [Official notice](https://ted.europa.eu/de/notice/-/detail/773326-2026), Last checked 7 Nov 2026, 07:11 (UTC+01:00)
- [Application Management](https://inteliwert.com/tender/opp_08Q04XZVP2QT5VQQKBNVST79JW/application-management)  
  Open · Buyer: BEW Berliner Energie und Wärme GmbH · Place: DE300 (Berlin) · Published value: €1 excl. VAT · [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/2407dbd4-95fa-48d5-8d42-f81d6748bcca), Last checked 7 Nov 2026, 04:30 (UTC+01:00)
- [Online-Wahlprodukt Sozialwahl 2029](https://inteliwert.com/tender/opp_R3JVFH1JVFPE45RTVN7MXG2MCY/online-wahlprodukt-sozialwahl-2029)  
  Open · Buyer: DRV Bund Einkaufsmanagement · Place: DE300 (Berlin) · [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/fcd5a736-b907-4be5-b9c7-cce457df6d59), Last checked 6 Nov 2026, 21:30 (UTC+01:00)
- [Vertrag zur Konzeption und Umsetzung eines Medienspiegels, Medien-Monitorings, Media-Analyse und Social Listenings auf webbasierter Plattform](https://inteliwert.com/tender/opp_XHQNCAJSHBAXE5JJVJ0KPX7C7W/vertrag-zur-konzeption-und-umsetzung-eines-medienspiegels-medien-monitorings-med)  
  Open · Buyer: Deutsche Energie-Agentur · Place: DE300 (Berlin) · Deadline: 6 Nov 2026, 23:58 (UTC+01:00) (Deadline passed) · [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/01a0f68e-3919-4893-9a9a-c7abda5f7920), Last checked 6 Nov 2026, 21:30 (UTC+01:00)
- [Studienatlas (ax ante)](https://inteliwert.com/tender/opp_ZXR25BTMSGK4YXS4TMF608RJ0S/studienatlas-ax-ante)  
  Open · Place: DE3 (Berlin) · [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/362d60eca91a6ff6), Last checked 6 Nov 2026, 16:30 (UTC+01:00)
- [Weiterentwicklung des Webangebots der Jugendberufsagentur Berlin inkl. Support des CMS TYPO3 sowie Hosting und Betrieb der Infrastruktur](https://inteliwert.com/tender/opp_3900ZCFHSA5DJ9SSXPB6061Z1A/weiterentwicklung-des-webangebots-der-jugendberufsagentur-berlin-inkl-support-de)  
  Open · Buyer: Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie · Place: DE300 (Berlin) · Deadline: 9 Nov 2026, 10:00 (UTC+01:00) · [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/e6fdc20f-224c-453d-a3b9-2f15cd86f8f7), Last checked 6 Nov 2026, 13:30 (UTC+01:00)

## Source

- Publisher: Bekanntmachungsservice
- Licence: [CC0 1.0](https://creativecommons.org/publicdomain/zero/1.0/)
- Official notice: [https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/fce58ada-0120-4644-9f31-beb7828d4427](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/fce58ada-0120-4644-9f31-beb7828d4427)
- Last checked: 27 October 2026, 06:30 (UTC+01:00)

The official notice is authoritative. Inteliwert shows what the notice states and links to it.

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Page: https://inteliwert.com/tender/opp_A1EVTA448Y4K1BEN4FK6NDVCCF/it-fachverfahren-der-berliner-musikschulen

Inteliwert is a product of Bandpey GmbH, an international data and AI software company in Munich, Germany, founded and led by Roozbeh Bandpey. Bandpey's products: Facthory, Emolysis, Copolly and Inteliwert.

Inteliwert on LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/intelliwert, GitHub: https://github.com/inteliwertai.