# Bundesstadt Bonn, Umzug aller Bestände von Stadtarchiv und Stadthistorischer Bibliothek Bonn Open · Tender ## At a glance Bundesstadt Bonn - Referat Vergabedienste is procuring Relocation services (CPV 98392000) in Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22). The notice states an estimated value of €900,000 excl. VAT. Procedure type: Restricted. ### From the notice 1\. Gegenstand der Leistung Die Stadt Bonn beabsichtigt, alle Bestände von Stadtarchiv und Stadthistorischer Bibliothek Bonn an einen neuen Standort umzuziehen. Der Umzug erfolgt innerhalb des Stadtgebietes der Stadt Bonn. Gegenstand des Auftrags ist die Konzeptionierung, Planung und Durchführung des Archiv- und Bibliotheksgutsumzugs. Der Auftragnehmer erbringt alle erforderlichen Leistungen zur Durchführung des Ausräumens, Verpackens der Bestände von Stadtarchiv und Stadthistorischer Bibliothek sowie für den Transport und die Einbringung des Archiv- und Bibliotheksguts in das neue Gebäude. Der Umzug erfolgt zwingend nach dem Prinzip "Regalboden zu Regalboden", um die logische Ordnung der Archiv- und Bibliotheksbestände lückenlos beizubehalten. Hinweis: Die Demontage, der Transport oder der Ab- und Aufbau von Regaltechnik und Mobiliar sind ausdrücklich nicht Bestandteil dieser Ausschreibung; diese verbleiben am alten Standort. 2\. Voraussichtlicher Leistungszeitraum Der Gesamtauftrag gliedert sich in zwei aufeinanderfolgende Phasen und soll im Zeitraum von voraussichtlich Ende April (geplant ist der 26.04.2027) bis Ende Oktober 2027 (geplant ist der 29.10.2027) durchgeführt werden: Phase 1 (Konzeptphase): Erstellung des detaillierten Umzugskonzepts nach Zuschlagserteilung, voraussichtlich von Ende April 2027 (geplant ist der 26.04.2027) bis Mitte Mai 2027 (geplant ist der 18.05.2027) . Phase 2 (Physischer Umzug): Durchführung des eigentlichen Archiv- und Bibliotheksumzugs im Anschluss an die Konzeptphase, voraussichtlich von Mitte Juni 2027 (geplant ist der 14.06.2027) bis Ende Oktober 2027 (geplant ist der 29.10.2027). 3\. Umfang der Bestände Insgesamt werden etwa 21,5 Regalkilometer Bestand umgezogen, davon etwa 17 Regalkilometer Archivbestände und etwa 4,5 Regalkilometer Bibliotheksbestände. Die Archivbestände sind zu etwa 80 Prozent in Archivkartons verpackt, weniger als 20 Prozent sind unverpackte Aktenordner. Die Bibliotheksbestände sind zu etwa 10 Prozent in Archivkartons verpackt. . 4\. Verfahrensbeschreibung Die Leistung wird im Rahmen eines europaweiten Vergabeverfahrens als nicht-offenes Verfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb (§ 14 Abs. 2 i. V. m. § 16 VgV) durchgeführt. Das Verfahren ist zweistufig gegliedert: Stufe 1 (Teilnahmewettbewerb): In dieser aktuellen Phase wird ein öffentlicher Teilnahmewettbewerb durchgeführt. Die Vergabestelle prüft anhand der eingereichten Unterlagen die Eignung der Bewerber. Stufe 2 (Angebotsphase): Im anschließenden nicht-offenen Verfahren werden die geeigneten Unternehmen zur Angebotsabgabe inkl. Einreichung eines Vorkonzeptes aufgefordert. Die Wirtschaftlichkeitswertung erfolgt anhand der Zuschlagskriterien "Vorkonzeptqualität" (Gewichtung: 70 %) und "Preis" (Gewichtung: 30 %). Die Vorkonzeptqualität wird anhand einer 6-stufigen Notenskala (0 bis 5 Punkte) bewertet. Die Preisbewertung erfolgt über eine lineare Interpolation (Mindestwertmethode), bei der das niedrigste wertbare Angebot 5 Punkte und Angebote ab dem 2,0-fachen des niedrigsten Preises 0 Punkte erhalten. Unbedingte Preisnachlässe werden berücksichtigt, Skonti nicht. Bei Punktgleichheit entscheidet die höhere Punktzahl im Kriterium Vorkonzept. Wichtiger Hinweis zur Transparenz: Die detaillierte Wertungsmatrix, die mathematische Preisberechnungsformel (inkl. der Kappungsgrenze zur Vermeidung negativer Punktwerte) sowie die Regelungen zu Nachlässen und Punktgleichheit sind vollständig und ausführlich im beigefügten Dokument "Bewertungsschema Stufe 2, Angebotsphase.pdf" (siehe Vergabeunterlagen dieser Stufe 1) dargestellt. Die Erstellung des in der zweiten Stufe des Verfahrens (Angebotsphase) geforderten Vorkonzeptes (das später, im Fall eines erfolgten Zuschlags, in der Leistungsphase 1 in Abstimmung mit dem Auftraggeber-Umzugsleitung finalisiert wird) setzt zwingend eine vorherige Besichtigung der örtlichen Gegebenheiten an den betroffenen Standorten voraus. Eine entsprechende Objektbesichtigung wird für die in Stufe 2 ausgewählten und zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bieter verpflichtend vorgeschrieben. Die genauen Termine, organisatorischen Rahmenbedingungen und Sicherheitsvorgaben für die Besichtigung werden mit den Angebotsunterlagen in Stufe 2 bekannt gegeben. Bei der Festlegung der dortigen Angebotsfrist wird die Vergabestelle die Pflicht zur vorherigen Objektbesichtigung im Sinne des § 20 Abs.2 VgV angemessen berücksichtigen, sodass allen Bietern auch nach den Besichtigungsterminen ausreichend Zeit zur Erstellung des Vorkonzeptes und zur Angebotskalkulation verbleibt. Zur aktuellen Stufe 1 (Öffentlicher Teilnahmewettbewerb): Für die Teilnahme am Vergabeverfahren und den Nachweis Ihrer Eignung sind die in den Vergabeunterlagen geforderten Erklärungen und Nachweise vollständig einzureichen. Bitte nutzen Sie hierfür die in der Vergabeplattform bereitgestellten Formblätter, soweit zugeordnet. Die Prüfung und Wertung Ihrer Eignung erfolgt ausschließlich anhand dieser festgelegten Kriterien und einzureichenden Unterlagen. Eine detaillierte Leistungsbeschreibung sowie die vollständigen Auftragsunterlagen werden ausschließlich den qualifizierten Unternehmen im Rahmen der Stufe 2 (Angebotsphase) über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellt. ## Key facts - Status: Open - Deadline: No deadline in the notice - Published value: €900,000 excl. VAT - Buyer: [Bundesstadt Bonn - Referat Vergabedienste](https://inteliwert.com/company/org_NJF2Z76BHYX0T3TVW787NBBY0E/bundesstadt-bonn-referat-vergabedienste), Bonn, DE - Place of performance: Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22) - Main CPV: Relocation services (CPV 98392000) - Procedure: Restricted - Lots: 1 - First published: 2 September 2026, 14:22 (UTC+02:00) Source: [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/e0ce5a58-f7ae-498a-920a-3bd36415ad06). Each fact is from the official notice, last checked 8 November 2026, 06:30 (UTC+01:00). Fact sheet: [Inteliwert fact sheet: Bundesstadt Bonn, Umzug aller Bestände von Stadtarchiv und Stadthistorischer Bibliothek Bonn — Bundesstadt Bonn - Referat Vergabedienste. A product of Bandpey GmbH.](https://inteliwert.com/cards/opp_EPGE0BZKXC2XJRDAHADNDQV9W7/ntv_NCGWGVPWDVQ4TZYF07AER9PMWA/en-sheet.png) (PNG, 1600 × 900) ## Lots (1) ### Lot LOT-0001: Bundesstadt Bonn, Umzug aller Bestände von Stadtarchiv und Stadthistorischer Bibliothek Bonn Phasen und Bestandteile der Leistung: Die Gesamtleistung gliedert sich in eine vorgelagerte Konzept- und Planungsphase sowie die anschließende physische Umzugsphase. Phase 1: Konzeptleistung (vorgeschaltet) Der Auftragnehmer hat vor Beginn der Umzugslogistik ein detailliertes Umzugs-, Logistik- und Qualitätskonzept zu erstellen. Dieses muss unter anderem und insbesondere die Kapazitätenplanung, die Taktung der Bestände, die Logistik für die sensiblen Fotomaterialien und fragilen Dokumente sowie die Systematik der Einlagerung in die neuen Rollregalanlagen abbilden. Das Konzept ist eng mit der Auftraggeber-Umzugsleitung abzustimmen. Phase 2: Umzugsdurchführung Örtliche Rahmenbedingungen: Der Umzug erfolgt vom zentralen Standort in Bonn-Zentrum, an dem etwa 17,5 Regalkilometer des Gesamtbestands gelagert sind, und vom ebenfalls im Bonner Stadtgebiet gelegenen Außenlager, in dem etwa 4 Regalkilometer des Gesamtbestands gelagert sind, an den neuen Standort in Bonn-Zentrum. An allen Standorten sind Lastenaufzüge vorhanden und Ladezonen gegeben. Logistische Mindestanforderungen: 1\. Rollcontainersysteme: Aufgrund der örtlichen Gegebenheiten (Regalreihenabstände) dürfen die einzusetzenden Rollcontainer eine maximale Breite von 75 cm (Ladeseiten) nicht überschreiten. Die Rollsysteme müssen so konzipiert sein, dass sie von den schmalen Seiten (vorne/hinten) im Regalgang von zwei Fachpackern bestückt werden können. Die einzusetzenden Sicherheitscontainer müssen grundsätzlich folgende Mindestkriterien erfüllen: Ladevermögen: etwa 6 Regalmeter pro Container Ausstattung: Höhenverstellbare Fächer (Fachhöhe mindestens 35 cm) Sicherung: Schutz der Archivalien z.B. durch einen Planen-Verschluss oder ein vergleichbares Sicherungssystem 2\. Lkw: Aufgrund einer begrenzten Durchfahrtshöhe von 3,50 Metern an der Beladestelle dürfen die eingesetzten Lkw diese Höhe nicht überschreiten. Mengenstruktur und logistische Aufteilung: Wie in der kurzen Beschreibung erwähnt, umfasst der Gesamtbestand etwa 21,5 Regalkilometer, davon etwa 17 Regalkilometer Archivbestände und etwa 4,5 Regalkilometer Bibliotheksbestände. Die Archivbestände sind zu etwa 80 Prozent in Archivkartons verpackt, weniger als 20 Prozent sind unverpackte Aktenordner. Die Bibliotheksbestände sind zu etwa 10 Prozent in Archivkartons verpackt. Regalanlagensystematik: Der Gesamtbestand lagert am alten Standort zu etwa 60% in Rollregalanlagen und zu etwa 40% in Standregalen. Am neuen Standort erfolgt die Einlagerung annähernd vollständig in Rollregalanlagen. Sonderformate: Zum Gesamtbestand gehören etwa 100 lfm Archivkartons/Mappen in Sonderformaten, etwa 200 Köcherboxen und etwa 150 Planrollen sowie etwa 250 lfm. großformatige Archivalien in Kartenschränken (die Kartenschränke selbst verbleiben zwingend am alten Standort, am neuen Standort sind neue Kartenschränke gegeben). Sensible Bestände: Ein Teilbestand von etwa 1,6 Regalkilometern umfasst hochsensible Fotomaterialien und historische Bildträger. Zudem sind etwa 100 Meter historische, fragile, papiergebundene Dokumente (Bücher, Urkunden) zu transportieren. Für diese Bestände sind erweiterte Schutzmaßnahmen und materialschonende Transportbedingungen zwingend erforderlich. Weiteres: Der Auftragnehmer übernimmt alle im Transport von Archiv- und Bibliotheksgütern üblichen und erforderlichen vor- und nachbereitenden sowie begleitenden Maßnahmen und sonstigen Nebenleistungen. Bereitstellung von Arbeitsmitteln: Der Auftragnehmer hat alle für den materialschonenden und sicheren Transport erforderlichen Verpackungs- und Transportmaterialien (z. B. Archiv-Umzugskisten für Großformate, Spezialemballagen für sensible Bildträger, Klimaboxen, Urkundenwannen) sowie alle notwendigen Werkzeuge, Maschinen und Hilfsmittel (z. B. Hebezeuge und geeignete LKW) in ausreichender Menge auf eigene Kosten bereitzustellen. Sicherheits- und Personalanforderungen: Da hochsensible und archivrechtlich geschützte Bestände transportiert werden, ist der Straßentransport ausschließlich in geschlossenen, diebstahlsicheren Fahrzeugen durchzuführen. Das eingesetzte Personal muss auf das Datengeheimnis verpflichtet sein. - CPV: Relocation services (CPV 98392000), Archiving services (CPV 79995100) - Place: Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22) ## Timeline - 2 September 2026, 14:22 (UTC+02:00): Original notice, Notice, version 01 (Contract or concession notice – standard regime), [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/e0ce5a58-f7ae-498a-920a-3bd36415ad06) ## Classification - CPV codes: Relocation services (CPV 98392000); Archiving services (CPV 79995100) - NUTS regions: Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22) ## Official documents - [www.vmp-rheinland.de](https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXTSYYDYTWGQ1TMS/documents) ## Questions and answers ### Who is the buyer? Bundesstadt Bonn - Referat Vergabedienste, Bonn, DE. ### What is being procured (CPV)? Relocation services (CPV 98392000) and Archiving services (CPV 79995100). ### Where is the work performed (NUTS)? Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22). ### What is the estimated value? The notice states an estimated value of €900,000 excl. VAT. ### Is it divided into lots? No, the notice names a single lot. ### Which procedure is used? Restricted. ### How do I submit a bid? On the official notice or the portal it names. Inteliwert does not submit bids. [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/e0ce5a58-f7ae-498a-920a-3bd36415ad06) ### Am I eligible? Inteliwert does not judge eligibility. The selection criteria are in the official notice. [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/e0ce5a58-f7ae-498a-920a-3bd36415ad06) ## Companies that might fit *Possible match based on public information* Companies Inteliwert knows from its sources, not the whole market. Inteliwert does not judge eligibility, fit or chances. - [Gottschalk Logistic Systems GmbH](https://inteliwert.com/company/org_M8VFZTHZCZ2T1SSNX43ED2B9DS/gottschalk-logistic-systems-gmbh) · KERPEN · SME (from the award notice) - Won a contract in CPV group 983 (2026-09-21): [Evidence](https://inteliwert.com/tender/opp_Z1W2VKVGJ38FGF04D6MD75TE0K/umzugs-und-transportleistungen-zentralcampus-herne), checked 8 Nov 2026 - Seat in the same region as the place of performance: [Evidence](https://inteliwert.com/company/org_M8VFZTHZCZ2T1SSNX43ED2B9DS), checked 8 Nov 2026 - [Plischka Logistik GmbH](https://inteliwert.com/company/org_0D1SE2QPP9B0JQ4F50CZQ2WR96/plischka-logistik-gmbh) · Bonn · SME (from the award notice) · New to public tenders - Won a contract in CPV group 983 (2026-09-15): [Evidence](https://inteliwert.com/tender/opp_2WXWDFKF9DX91ET9JFF2FE40BQ/offenes-verfahren-eu-weit-zur-vergabe-von-umzugs-und-transportdienstleistungen-c), checked 8 Nov 2026 - Seat in the same district as the place of performance: [Evidence](https://inteliwert.com/company/org_0D1SE2QPP9B0JQ4F50CZQ2WR96), checked 8 Nov 2026 - [Gottschalk Logistic Systems GmbH](https://inteliwert.com/company/org_2NZ6RWB5CQWKFTY562MQM3MBBH/gottschalk-logistic-systems-gmbh) · Kerpen · SME (from the award notice) · New to public tenders - Won a contract in CPV group 983 (2026-10-27): [Evidence](https://inteliwert.com/tender/opp_59MCVFJ9Q1SN4EDTBV8YS95AVP/10033767-umzug-und-transportdienstleistungen-giz-eschborn), checked 8 Nov 2026 - Seat in the same region as the place of performance: [Evidence](https://inteliwert.com/company/org_2NZ6RWB5CQWKFTY562MQM3MBBH), checked 8 Nov 2026 - [Andreas Christ Spedition und Möbeltransport GmbH](https://inteliwert.com/company/org_XAFFGSYYQ1GYBA8EHACECRX8G7/andreas-christ-spedition-und-moebeltransport-gmbh) · Heilbronn · SME (from the award notice) - Won a contract in CPV group 983 (2026-09-30): [Evidence](https://inteliwert.com/tender/opp_GFN8WYKPQT93TAEE7RE03EH8DX/vergabeverfahren-umzugsleistungen), checked 8 Nov 2026 - Seat in the same country as the place of performance: [Evidence](https://inteliwert.com/company/org_XAFFGSYYQ1GYBA8EHACECRX8G7), checked 8 Nov 2026 - [Plischka Umzüge GmbH](https://inteliwert.com/company/org_3RJGVMN80VS84BBEQ7C07S4NR3/plischka-umzuege-gmbh) · Berlin · SME (from the award notice) · New to public tenders - Won a contract in CPV group 983 (2026-08-18): [Evidence](https://inteliwert.com/tender/opp_SGQ7Z7MZV7KTSERQMN4TYS4JP5/bekanntmachung-vergebener-auftrag-interne-umzugs-und-transport-dienstleistungen-), checked 8 Nov 2026 - Seat in the same country as the place of performance: [Evidence](https://inteliwert.com/company/org_3RJGVMN80VS84BBEQ7C07S4NR3), checked 8 Nov 2026 ## More from this buyer Other published opportunities of this buyer in the indexed notices, open ones first. - [Bundesstadt Bonn: Ernst-Moritz-Arndt-Gymnasium, Ersatzneubau - Innenausbau Decken Saal, Foyer](https://inteliwert.com/tender/opp_BNDC9ZZ6F6V9FGG4NH44ZM9J48/bundesstadt-bonn-ernst-moritz-arndt-gymnasium-ersatzneubau-innenausbau-decken-sa) Open · Buyer: Bundesstadt Bonn - Referat Vergabedienste · Place: DEA22 (Nordrhein-Westfalen) · Deadline: 17 Nov 2026, 10:00 (UTC+01:00) · [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/ee15b3a4-0874-48f9-acc0-f7002f8a0f10), Last checked 7 Nov 2026, 02:30 (UTC+01:00) - [Bundesstadt Bonn: Hardtbergbad - Metallbauarbeiten Türen, Veglasungen, Stahl- und Brandschutztüren](https://inteliwert.com/tender/opp_HS88XTE7HWRA1235NYSZF68KHE/bundesstadt-bonn-hardtbergbad-metallbauarbeiten-tueren-veglasungen-stahl-und-bra) Open · Buyer: Bundesstadt Bonn - Referat Vergabedienste · Place: DEA22 (Nordrhein-Westfalen) · Deadline: 10 Nov 2026, 09:30 (UTC+01:00) · [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/2807a502-8054-403a-93c2-cd5aafcbfeb8), Last checked 7 Nov 2026, 02:30 (UTC+01:00) - [Bundesstadt Bonn, Wartungs- und Inspektionsarbeiten an RLT-Klimaanlagen auf den Kläranlagen der Stadt Bonn](https://inteliwert.com/tender/opp_7B7NW8QPBB09SH4KKCEZ5MFPV9/bundesstadt-bonn-wartungs-und-inspektionsarbeiten-an-rlt-klimaanlagen-auf-den-kl) Open · Buyer: Bundesstadt Bonn - Referat Vergabedienste · Place: DEA22 (Nordrhein-Westfalen) · Deadline: 8 Dec 2026, 10:00 (UTC+01:00) · [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/789a74f6-5815-4a8b-a5ce-0aff5312aa55), Last checked 4 Nov 2026, 14:10 (UTC+01:00) - [Bundesstadt Bonn: Paul-Martini-Schule/ Städt. 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Inteliwert shows what the notice states and links to it. --- Page: https://inteliwert.com/tender/opp_EPGE0BZKXC2XJRDAHADNDQV9W7/bundesstadt-bonn-umzug-aller-bestaende-von-stadtarchiv-und-stadthistorischer-bib Inteliwert is a product of Bandpey GmbH, an international data and AI software company in Munich, Germany, founded and led by Roozbeh Bandpey. Bandpey's products: Facthory, Emolysis, Copolly and Inteliwert. Inteliwert on LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/intelliwert, GitHub: https://github.com/inteliwertai.