# Los 2 - SAP HCM-Transformation

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## At a glance

Universitätsklinikum Essen, AöR is procuring IT services: consulting, software development, Internet and support (CPV 72000000) in Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13). Procedure type: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation.

### From the notice

Gegenstand der Beschaffung ist die Modernisierung der personalwirtschaftlichen Systemlandschaft des Universitätsklinikums Essen durch Migration von SAP HCM auf H4S4 und/oder SAP SuccessFactors. Der Leistungsumfang umfasst Konzeption, Systemkonfiguration, Datenmigration, Integration in die bestehende Systemlandschaft, Change-Management und Schulung bis zum Go-Live (inkl. Hypercare) sowie optional die Unterstützung in der Weiterentwicklungsphase.

## Key facts

- Status: Open
- Deadline: No deadline in the notice
- Buyer: [Universitätsklinikum Essen, AöR](https://inteliwert.com/company/org_VKP844459PAA35QM03NMEX2A47/universitaetsklinikum-essen-aoer), Essen, DE
- Place of performance: Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)
- Main CPV: IT services: consulting, software development, Internet and support (CPV 72000000)
- Procedure: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation
- Lots: 1
- First published: 6 July 2026, 07:18 (UTC+02:00)

Source: [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/c9836082-94f4-48ab-a4a3-29731f6dc0e1). Each fact is from the official notice, last checked 10 November 2026, 19:30 (UTC+01:00).

Fact sheet: [Inteliwert fact sheet: Los 2 - SAP HCM-Transformation — Universitätsklinikum Essen, AöR. A product of Bandpey GmbH.](https://inteliwert.com/cards/opp_J9W8BD07QHQ8CCY1QT48GK6YNR/ntv_MRZYZYD2V7MM6N1HN4Z95VSRHC/en-sheet.png) (PNG, 1600 × 900)

## Lots (1)

### Lot LOT-0001: Los 2 - SAP HCM-Transformation

Gegenstand der Beschaffung ist die Modernisierung der personalwirtschaftlichen Systemlandschaft des Universitätsklinikums Essen durch Migration von SAP HCM auf H4S4 und/oder SAP SuccessFactors. Der Leistungsumfang umfasst Konzeption, Systemkonfiguration, Datenmigration, Integration in die bestehende Systemlandschaft, Change-Management und Schulung bis zum Go-Live (inkl. Hypercare) sowie optional die Unterstützung in der Weiterentwicklungsphase. Näheres kann der Leistungsbeschreibung entnommen werden.

Aufgrund technischer Limitierungen werden nachfolgend die Zuschlagskriterien dargestellt:

1\. Preis 30% 300 Pkte.
2\. Umsetzungskonzept 30% 300 Pkte.
3\. Angebotspräsentation und Fallstudie 20% 200 Pkte.
4\. Projektteam 20% 200 Pkte.

Den Zuschlag erhält derjenige Bieter, dessen Angebot nach Wertung der vorstehen-den Kriterien das wirtschaftlichste ist.
Im Rahmen des Zuschlagskriteriums "Preis" erhält der Bieter die maximale Leistungspunktzahl, dessen Angaben für den Auftraggeber den besten Wert darstellen; die übrigen Bieter erhalten nach der beschriebenen Methode Punkte, die das Verhältnis ihrer Angabe zur besten Angabe darstellen.
Bei den übrigen Wertungskriterien erfolgt die Bewertung grundsätzlich auch relativ. Sofern sie in manchen Teilen aber dennoch absolut erfolgt, werden die Angebote jeweils danach bewertet, wie sehr sie nach Einschätzung der Vergabestelle auf Grundlage der Angebote eine fachgerechte Erfüllung der Leistungen in der ausgeschriebenen Qualität und einen reibungslosen Maßnahmenablauf erwarten lassen. Der jeweils beste Bieter muss dabei nicht notwendig die für das Kriterium maximal erreichbare Bewertungs-/Leistungspunktzahl erhalten. Insbesondere findet auch eine Extrapolation der Leistungspunkte für diese Wertungskriterien nicht statt. Der Auftraggeber er-achtet diese Wertungsmethode auch vor dem Hintergrund der Entscheidung des Schleswig-Holsteinischen Oberlandesgerichts (Beschluss vom 2. Juli 2010, 1 Verg 1/10) für zulässig.
Die Wertungskriterien eröffnen dem Auftraggeber Beurteilungsspielräume, die dieser nach bestem Wissen und Gewissen unparteiisch, transparent und diskriminierungsfrei wahrnehmen wird. Der Auftraggeber erachtet die gewählten Wertungskriterien, deren Beschreibung (inkl. Anforderungen an den Inhalt der Angebote), die zugehörigen Hinweise an den Bewertungsmaßstab und die Bewertungsmethode für vergaberechts-konform. Der Auftraggeber hat die Bewertungskriterien und seine Bewertungsmaßstäbe möglichst transparent nach bestem Wissen und Gewissen unter Berücksichtigung der aktuellen höchstgerichtlichen Rechtsprechung (BGH, Beschluss vom 04.04.2017 - X ZB 3/17) dargelegt. Der EuGH hat in der Rs. "TNS Dimarso" (Urt. v. 14.07.2016 - C-6/15, "TNS Dimarso") erklärt, dass der Auftraggeber nicht verpflichtet ist, den potenziellen Bietern vorab die detaillierte Bewertungsmethodik bekannt zu machen. Allerdings darf dies nicht zu einer (nachträglichen) Änderung von Zuschlagskriterien oder deren Gewichtung führen. Die Bieter sind eingeladen, sich auch vor dem Hintergrund der genannten Entscheidungen mit der Wertungsmatrix und der Wertungsmethode vertraut zu machen und bei Zweifeln Fragen zu stellen oder fachlichen Rat einzuholen. Für den Fall, dass ein Bieter die Wertungsmethode für unzulässig hält, trifft ihn nach § 160 Abs. 3 GWB eine Rügeobliegenheit.
Das Gesamtergebnis der Bewertung ergibt sich aus der Summe der für jedes Zuschlagskriterium nach den voranstehenden Hinweisen ermittelten Punktezahl unter Berücksichtigung der festgelegten Gewichtung. Das Gesamtergebnis der Bewertung legt den Rang des Angebots fest.

Zuschlagskriterium Nr. 1: Preis
Die maximale, im Zuschlagskriterium "Preis" erzielbare Punktzahl beträgt insgesamt 300. Dies entspricht in der Gewichtung 30 %. Die im Zuschlagskriterium "Preis" erzielten Punkte werden wie folgt ermittelt:
P = (Pmin ./. Pni) \* Pmax
P ni =
Betrachteter Wert im Vergleichsfeld für das Kriterium
P min =
Bester Wert im Vergleichsfeld für das Kriterium
P =
Punktzahl des betrachteten Angebots für das Kriterium
Pmax=
Maximal erreichbare Punktzahl
Die Ergebnisse werden mit dem jeweiligen Gewichtungsfaktor des Kriteriums gewichtet und aufaddiert. Die Punktzahl wird kaufmännisch auf zwei Nachkommastellen gerundet.

Aufgrund der Zeichenlimitierung sind nähere Informationen zu den nachfolgenden Kriterien der Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrages in den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Zuschlagskriterium Nr. 2: Umsetzungskonzept
Zuschlagskriterium Nr. 3: Angebotspräsentation und Fallstudie
Zuschlagskriterium Nr. 4: Projektteam

- CPV: IT services: consulting, software development, Internet and support (CPV 72000000)
- Place: Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)

## Timeline

- 6 July 2026, 07:18 (UTC+02:00): Original notice, Notice, version 01 (Contract or concession notice – standard regime), [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/c9836082-94f4-48ab-a4a3-29731f6dc0e1)

## Classification

- CPV codes: IT services: consulting, software development, Internet and support (CPV 72000000)
- NUTS regions: Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)

## Topics

Topics are Inteliwert’s own classification, assigned automatically for counting markets. They are not a statement by the publisher; the quote shows the passage each one rests on.

- ERP and SAP (Assigned by rules): “SAP”

## Official documents

- [www.evergabe.nrw.de](https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0YDGYT229283M/documents)

## Questions and answers

### Who is the buyer?

Universitätsklinikum Essen, AöR, Essen, DE.

### What is being procured (CPV)?

IT services: consulting, software development, Internet and support (CPV 72000000).

### Where is the work performed (NUTS)?

Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13).

### Is it divided into lots?

No, the notice names a single lot.

### Which procedure is used?

Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation.

### How do I submit a bid?

On the official notice or the portal it names. Inteliwert does not submit bids. [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/c9836082-94f4-48ab-a4a3-29731f6dc0e1)

### Am I eligible?

Inteliwert does not judge eligibility. The selection criteria are in the official notice. [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/c9836082-94f4-48ab-a4a3-29731f6dc0e1)

## Companies that might fit

*Possible match based on public information*

Companies Inteliwert knows from its sources, not the whole market. Inteliwert does not judge eligibility, fit or chances.

- [itec systems AG](https://inteliwert.com/company/org_VP3Q0FFWWSFVCS668ATT5F4N1X/itec-systems-ag) · Düsseldorf · SME (from the award notice)
  - Won a contract in CPV group 720 (2026-08-25): [Evidence](https://inteliwert.com/tender/opp_P6AAEAQ59D16ZYV74YKXM19216/unterstuetzung-it-helpdesk-servicecenter), checked 10 Nov 2026
  - Seat in the same region as the place of performance: [Evidence](https://inteliwert.com/company/org_VP3Q0FFWWSFVCS668ATT5F4N1X), checked 10 Nov 2026
- [stratec consultants GmbH](https://inteliwert.com/company/org_08XFV4HFGJQ6EV8VNZZ7D7BJVH/stratec-consultants-gmbh) · Essen · SME (from the award notice) · New to public tenders
  - Won a contract in CPV group 720 (2026-09-15): [Evidence](https://inteliwert.com/tender/opp_WAE51RRQRJRAX6QX6NDPG1XZ00/rahmenvereinbarung-front-arena-prime-berater), checked 10 Nov 2026
  - Seat in the same district as the place of performance: [Evidence](https://inteliwert.com/company/org_08XFV4HFGJQ6EV8VNZZ7D7BJVH), checked 10 Nov 2026
- [GuideCom AG](https://inteliwert.com/company/org_2V8Y97EZJSCN4W9472YYD4QJNF/guidecom-ag) · Münster · SME (from the award notice)
  - Won a contract in CPV group 720 (2026-09-17): [Evidence](https://inteliwert.com/tender/opp_4FF6QDZ4YFGXDD7A9EZV1WBV8M/hr-suite), checked 10 Nov 2026
  - Seat in the same federal state as the place of performance: [Evidence](https://inteliwert.com/company/org_2V8Y97EZJSCN4W9472YYD4QJNF), checked 10 Nov 2026
- [adesso SE](https://inteliwert.com/company/org_S8NARY3T9J1WJ9ZG3W9FWVGQSP/adesso-se) · Dortmund · SME (from the award notice)
  - Won a contract in CPV group 720 (2026-09-29): [Evidence](https://inteliwert.com/tender/opp_338P7KVR0SDVMYVJ92CJ7KSS8R/unterstuetzungsleistungen-epa-app-anue), checked 10 Nov 2026
  - Seat in the same federal state as the place of performance: [Evidence](https://inteliwert.com/company/org_S8NARY3T9J1WJ9ZG3W9FWVGQSP), checked 10 Nov 2026
- [Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e. V., DLR Projektträger](https://inteliwert.com/company/org_G5CBD1PBDBXM27BV5CDSPSCMCD/deutsches-zentrum-fuer-luft-und-raumfahrt-e-v-dlr-projekttra) · Bonn · SME (from the award notice)
  - Won a contract in CPV group 720 (2026-11-05): [Evidence](https://inteliwert.com/tender/opp_NTQC4V96SBKS95V544X375NZ1M/telemedizin-support-2027), checked 10 Nov 2026
  - Seat in the same federal state as the place of performance: [Evidence](https://inteliwert.com/company/org_G5CBD1PBDBXM27BV5CDSPSCMCD), checked 10 Nov 2026

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## Source

- Publisher: Bekanntmachungsservice
- Licence: [CC0 1.0](https://creativecommons.org/publicdomain/zero/1.0/)
- Official notice: [https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/c9836082-94f4-48ab-a4a3-29731f6dc0e1](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/c9836082-94f4-48ab-a4a3-29731f6dc0e1)
- Last checked: 10 November 2026, 19:30 (UTC+01:00)

The official notice is authoritative. Inteliwert shows what the notice states and links to it.

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Page: https://inteliwert.com/tender/opp_J9W8BD07QHQ8CCY1QT48GK6YNR/los-2-sap-hcm-transformation

Inteliwert is a product of Bandpey GmbH, an international data and AI software company in Munich, Germany, founded and led by Roozbeh Bandpey. Bandpey's products: Facthory, Emolysis, Copolly and Inteliwert.

Inteliwert on LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/intelliwert, GitHub: https://github.com/inteliwertai.