# Beschaffung und Einführung einer digitalen Lösung für E-Procurement-Prozesse

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## At a glance

Freie Universität Berlin is procuring Procurement software package (CPV 48490000) in Berlin (DE300). Procedure type: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation.

### From the notice

Bereitstellung, Einführung und Betrieb einer E-Procurement-Lösung einschließlich ERP-Anbindung, Migration, Schulung, Support und Weiterentwicklung.

## Key facts

- Status: Open
- Deadline: No deadline in the notice
- Buyer: [Freie Universität Berlin](https://inteliwert.com/company/org_RE7M3JYNVQTGTMBZYTY2T9WYA9/freie-universitaet-berlin), Berlin, DE
- Place of performance: Berlin (DE300)
- Main CPV: Procurement software package (CPV 48490000)
- Procedure: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation
- Lots: 1
- First published: 6 October 2026, 13:04 (UTC+02:00)

Source: [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/56c4bfd5-b455-4556-896f-1ef49434117d). Each fact is from the official notice, last checked 6 November 2026, 16:30 (UTC+01:00).

Fact sheet: [Inteliwert fact sheet: Beschaffung und Einführung einer digitalen Lösung für E-Procurement-Prozesse — Freie Universität Berlin. A product of Bandpey GmbH.](https://inteliwert.com/cards/opp_T5DZ90XRS77WNB36CN9NHKDJMC/ntv_NBVJQ33XWXE1NZVZT6CDPZBPWD/en-sheet.png) (PNG, 1600 × 900)

## Lots (1)

### Lot LOT-0000: Beschaffung und Einführung einer digitalen Lösung für E-Procurement-Prozesse

Gegenstand der Ausschreibung ist die Bereitstellung, Einführung und der Betrieb einer digitalen Lösung für E-Procurement-Prozesse. Die Lösung soll dezentrale Bedarfsanforderungs-, Bestell- und Freigabeprozesse sowie Funktionen des zentralen Einkaufs einschließlich des Kontraktmanagements abbilden.

Die Lösung muss bis zu drei rechtlich selbstständige Organisationen mit jeweils eigenen Organisationsstrukturen, Berechtigungen, Freigabeworkflows und ERP-Anbindungen unterstützen. Darüber hinaus ist eine Schnittstelle zu einem gemeinsam genutzten Produkt- und Lieferantenkatalog vorzusehen. Zum Leistungsumfang gehören insbesondere Konzeption, Konfiguration, Implementierung, Datenmigration, Schnittstellenanbindung, Inbetriebnahme, Schulung, Support und laufende Weiterentwicklung der Lösung.

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Zwingende Mindestanforderungen an den Leistungsgegenstand:

Der Bewerber muss mit der Abgabe des Teilnahmeantrags verbindlich erklären, dass die vom Bewerber für die Auftragsausführung vorgesehene E-Procurement-Gesamtlösung sowie das zugrunde liegende Betriebs- und Bereitstellungsmodell technisch, funktional und organisatorisch dazu ausgelegt sind, sowohl das Grundszenario sowie die für eine optionale Beauftragung vorgesehenen Erweiterungsszenarien unterstützen zu können.

• Grundszenario (Freie Universität Berlin): Vollständige funktionale Ablösung des bestehenden SAP SRM Server-Systems (Extended Classic Scenario) inklusive der Abbildung der operativen Einkäuferfunktionen und komplexer Freigabestrukturen.
• Optionale Szenarien (Humboldt-Universität zu Berlin & Technische Universität Berlin): Echte Multi-Mandantenfähigkeit zur Ermöglichung eines zeitgleichen oder gestaffelten Betriebs mehrerer rechtlich eigenständiger Hochschulen mit strikt getrennten Datenräumen, Regelwerken und Rollenkonzepten.
• Systemintegration (SAP S/4HANA): Zukunftsfähige und flexible bidirektionale Anbindung an SAP S/4HANA unter Berücksichtigung von SAP PSM (Public Sector Management) für automatisierte Budget- und Verfügbarkeitsprüfungen.

Hierzu ist die vom Auftraggeber bereitgestellte Eigenerklärung vollständig ausgefüllt und rechtsverbindlich unterzeichnet mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Die Erfüllung der Mindestanforderungen ist nicht Gegenstand der Auswahlentscheidung nach § 51 VgV. Die Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber erfolgt unter denjenigen Bewerbern, die sowohl die geforderten Eignungsvoraussetzungen als auch die vorstehend genannten Mindestanforderungen erfüllen, ausschließlich anhand der bekanntgemachten Eignungskriterien.

- CPV: Procurement software package (CPV 48490000)
- Place: Berlin (DE300)

## Timeline

- 6 October 2026, 13:04 (UTC+02:00): Original notice, Notice, version 01 (Contract or concession notice – standard regime), [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/431751bd-8ca3-4b78-bede-3992fb67aea5)
- 27 October 2026, 06:49 (UTC+01:00): Change, Notice, version 01 (Contract or concession notice – standard regime), [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/56c4bfd5-b455-4556-896f-1ef49434117d)
- 27 October 2026, 06:49 (UTC+01:00): Change, Notice, version 01 (Contract or concession notice – standard regime), [Official notice](https://ted.europa.eu/de/notice/-/detail/747903-2026)

## Classification

- CPV codes: Procurement software package (CPV 48490000)
- NUTS regions: Berlin (DE300)

## Topics

Topics are Inteliwert’s own classification, assigned automatically for counting markets. They are not a statement by the publisher; the quote shows the passage each one rests on.

- ERP and SAP (Assigned by rules): “ERP”

## Official documents

- [vergabekooperation.berlin](https://vergabekooperation.berlin/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-19ff610e76f-2f96e2e495149bf9)

## Questions and answers

### Who is the buyer?

Freie Universität Berlin, Berlin, DE.

### What is being procured (CPV)?

Procurement software package (CPV 48490000).

### Where is the work performed (NUTS)?

Berlin (DE300).

### Is it divided into lots?

No, the notice names a single lot.

### Which procedure is used?

Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation.

### How do I submit a bid?

On the official notice or the portal it names. Inteliwert does not submit bids. [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/56c4bfd5-b455-4556-896f-1ef49434117d)

### Am I eligible?

Inteliwert does not judge eligibility. The selection criteria are in the official notice. [Official notice](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/56c4bfd5-b455-4556-896f-1ef49434117d)

## Companies that might fit

*Possible match based on public information*

Companies Inteliwert knows from its sources, not the whole market. Inteliwert does not judge eligibility, fit or chances.

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  - Won a contract in CPV group 481 (2026-10-28): [Evidence](https://inteliwert.com/tender/opp_D5XMJ4WQE85FDV9P4WTF4BHMD1/baygrc-tool-2026), checked 5 Nov 2026
  - Seat in the same district as the place of performance: [Evidence](https://inteliwert.com/company/org_DN8C0PR5PPPH5V7FBP2NEQZA47), checked 5 Nov 2026
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  - Won a contract in CPV group 484 (2026-10-30): [Evidence](https://inteliwert.com/tender/opp_R3G9JW76XERJV4CAFCXDCD43VP/abaqus-lizenzen-fuer-das-jahr-2027-pr1272765-2190-i), checked 5 Nov 2026
  - Seat in the same country as the place of performance: [Evidence](https://inteliwert.com/company/org_Q2Q9BAENBD3NQX1BPZ8JKZW1AF), checked 5 Nov 2026
- [enthus GmbH](https://inteliwert.com/company/org_148JKF3M7MGTY55XZX93R64WE6/enthus-gmbh) · Wilnsdorf · SME (from the award notice)
  - Won a contract in CPV group 480 (2026-11-02): [Evidence](https://inteliwert.com/tender/opp_YCR6FRSQWNDX4WGBPN04AC7TS3/lizenzierung-der-fachanwendung-matrix42-inkl-support-wartung), checked 5 Nov 2026
  - Seat in the same country as the place of performance: [Evidence](https://inteliwert.com/company/org_148JKF3M7MGTY55XZX93R64WE6), checked 5 Nov 2026
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  - Won a contract in CPV group 480 (2026-10-26): [Evidence](https://inteliwert.com/tender/opp_EGNT03CDDGNE2CGZJ38T51QWCQ/alludo-softwarelizenzen-corel), checked 5 Nov 2026
  - Seat in the same country as the place of performance: [Evidence](https://inteliwert.com/company/org_6BTVYN4NR24ZBNEBYVNFARCDYR), checked 5 Nov 2026

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## Source

- Publisher: Bekanntmachungsservice
- Licence: [CC0 1.0](https://creativecommons.org/publicdomain/zero/1.0/)
- Official notice: [https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/56c4bfd5-b455-4556-896f-1ef49434117d](https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/56c4bfd5-b455-4556-896f-1ef49434117d)
- Last checked: 6 November 2026, 16:30 (UTC+01:00)

The official notice is authoritative. Inteliwert shows what the notice states and links to it.

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Page: https://inteliwert.com/tender/opp_T5DZ90XRS77WNB36CN9NHKDJMC/beschaffung-und-einfuehrung-einer-digitalen-loesung-fuer-e-procurement-prozesse

Inteliwert is a product of Bandpey GmbH, an international data and AI software company in Munich, Germany, founded and led by Roozbeh Bandpey. Bandpey's products: Facthory, Emolysis, Copolly and Inteliwert.

Inteliwert on LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/intelliwert, GitHub: https://github.com/inteliwertai.