Einführung zentrales DMS
Auf einen Blick
Helmholtz-Zentrum hereon GmbH schreibt Reparatur- und Wartungsdienste (CPV 50000000) in Herzogtum Lauenburg (DEF06) aus. Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren.
Aus der Bekanntmachung
Hereon beabsichtigt die Einführung einer unternehmensweiten Dokumentenmanagement-Plattform (DMS), um die Verwaltung, Bearbeitung und Bereitstellung geschäftsrelevanter Informationen nachhaltig zu modernisieren und zu vereinheitlichen. Im Rahmen einer bereichsübergreifenden Anforderungsanalyse wurden die bestehenden Arbeitsweisen, Dokumentenprozesse und Informationsflüsse gemeinsam mit den Fachbereichen untersucht. Dabei zeigte sich, dass Dokumente und Informationen heute in unterschiedlichen Systemen, Laufwerksstrukturen, Fachanwendungen und persönli-chen Ablagen verwaltet werden. Die daraus resultierenden Medienbrüche, Mehrfachablagen und unterschiedlichen Arbeitsweisen erschweren die bereichsübergreifende Zusammenarbeit und führen zu erhöhtem Suchaufwand sowie zu Unsicherheiten hinsichtlich der Aktualität und Verbindlichkeit von Informationen. Gleichzeitig bestehen bereits zahlreiche etablierte Fachanwendungen und Informationssysteme, die auch zukünftig ihre jeweiligen Kernaufgaben erfüllen sollen. Ziel des Vorhabens ist daher nicht die Ablösung dieser Systeme, sondern deren sinnvolle Integration in eine gemeinsame Informationsplattform. Das vorliegende Leistungsverzeichnis beschreibt die funktionalen, technischen und organisatorischen Anforderungen an die zukünftige DMS-Plattform und dient als Grundlage für die Auswahl einer zukunftsfähigen, wirtschaftlichen und langfristig betreibbaren Lösung. Die zukünftige Lösung soll als zentrale Informationsplattform dienen und den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten und Informationen unterstützen - von der Erfassung über die Bearbeitung und gemeinsame Nutzung bis hin zur revisionssicheren Archivierung und regelkonformen Löschung. Dabei stehen nicht einzelne Dokumente oder technische Funktionen im Mittelpunkt, sondern die effiziente Unterstützung der täglichen Arbeitsprozesse der Mitarbeitenden. Informationen sollen unabhängig von ihrem Entstehungsort einheitlich verwaltet, schnell aufgefunden, sicher bereitgestellt und organisationsweit nutzbar gemacht werden. Die Einführung der DMS-Plattform verfolgt zugleich das Ziel, bestehende Insellösungen schrittweise zu reduzieren, einheitliche Standards für die Informationsverwaltung zu etablieren und eine technologische Grundlage für die weitere Digitalisierung administrativer Prozesse zu schaffen. Moderne Technologien, insbesondere KI-gestützte Funktionen, sollen die Mitarbeitenden bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen und die Qualität sowie Effizienz der Informationsverarbeitung weiter verbessern. Zusammenfassend kann man die Projektziele so beschreiben: - Einführung einer unternehmensweit einheitlichen Informationsplattform für die Verwaltung geschäftsrelevanter Dokumente und Informationen - Verbesserung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit durch gemeinsame Informati-onsbestände und standardisierte Arbeitsweisen - Reduzierung von Doppelablagen sowie Sicherstellung einer eindeutigen und nachvollzieh-baren Informationsbasis - Beschleunigung des Auffindens von Informationen durch leistungsfähige Such- und Navigationsmöglichkeiten - Unterstützung standardisierter digitaler Geschäftsprozesse durch Workflows, Aufgaben-steuerung und nachvollziehbare Freigabeverfahren - Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher, regulatorischer und interner Anforderungen hinsichtlich Dokumentation, Aufbewahrung, Datenschutz und Informationssicherheit - Integration der bestehenden Fachanwendungen und Informationssysteme in eine gemeinsame Informationsarchitektur unter Vermeidung redundanter Datenhaltung - Schaffung einer skalierbaren und zukunftssicheren Plattform, die organisatorische Veränderungen sowie zukünftige Digitalisierungsprojekte unterstützt - Bereitstellung moderner Assistenzfunktionen, insbesondere KI-gestützter Such-, Analyse- und Klassifizierungsverfahren, zur Unterstützung der täglichen Arbeit der Mitarbeitenden - Etablierung einer langfristig wirtschaftlichen und administrativ beherrschbaren Plattform für das unternehmensweite Informationsmanagement
Eckdaten
Jede Angabe stammt aus der amtlichen Bekanntmachung, zuletzt geprüft am 8. November 2026, 12:31 Uhr (UTC+01:00).
- Status
- OffenAmtliche Bekanntmachung · geprüft am 08.11.2026, 12:31 Uhr (UTC+01:00)
- Frist
- Keine Frist in der BekanntmachungAmtliche Bekanntmachung · geprüft am 08.11.2026, 12:31 Uhr (UTC+01:00)
- Auftraggeber
- Helmholtz-Zentrum hereon GmbH, Geesthacht, DEAmtliche Bekanntmachung · geprüft am 08.11.2026, 12:31 Uhr (UTC+01:00)
- Leistungsort
- Herzogtum Lauenburg (DEF06)Amtliche Bekanntmachung · geprüft am 08.11.2026, 12:31 Uhr (UTC+01:00)
- Haupt-CPV
- Reparatur- und Wartungsdienste (CPV 50000000)Amtliche Bekanntmachung · geprüft am 08.11.2026, 12:31 Uhr (UTC+01:00)
- Verfahrensart
- Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/VerhandlungsverfahrenAmtliche Bekanntmachung · geprüft am 08.11.2026, 12:31 Uhr (UTC+01:00)
- Lose
- 1Amtliche Bekanntmachung · geprüft am 08.11.2026, 12:31 Uhr (UTC+01:00)
- Erstmals veröffentlicht
- 27. August 2026, 15:49 Uhr (UTC+02:00)Amtliche Bekanntmachung · geprüft am 08.11.2026, 12:31 Uhr (UTC+01:00)
Faktenblatt
Lose (1)
Los LOT-0001: Einführung zentrales DMS
Hereon beabsichtigt die Einführung einer unternehmensweiten Dokumentenmanagement-Plattform (DMS), um die Verwaltung, Bearbeitung und Bereitstellung geschäftsrelevanter Informationen nachhaltig zu modernisieren und zu vereinheitlichen. Im Rahmen einer bereichsübergreifenden Anforderungsanalyse wurden die bestehenden Arbeitsweisen, Dokumentenprozesse und Informationsflüsse gemeinsam mit den Fachbereichen untersucht. Dabei zeigte sich, dass Dokumente und Informationen heute in unterschiedlichen Systemen, Laufwerksstrukturen, Fachanwendungen und persönli-chen Ablagen verwaltet werden. Die daraus resultierenden Medienbrüche, Mehrfachablagen und unterschiedlichen Arbeitsweisen erschweren die bereichsübergreifende Zusammenarbeit und führen zu erhöhtem Suchaufwand sowie zu Unsicherheiten hinsichtlich der Aktualität und Verbindlichkeit von Informationen. Gleichzeitig bestehen bereits zahlreiche etablierte Fachanwendungen und Informationssysteme, die auch zukünftig ihre jeweiligen Kernaufgaben erfüllen sollen. Ziel des Vorhabens ist daher nicht die Ablösung dieser Systeme, sondern deren sinnvolle Integration in eine gemeinsame Informationsplattform. Das vorliegende Leistungsverzeichnis beschreibt die funktionalen, technischen und organisatorischen Anforderungen an die zukünftige DMS-Plattform und dient als Grundlage für die Auswahl einer zukunftsfähigen, wirtschaftlichen und langfristig betreibbaren Lösung. Die zukünftige Lösung soll als zentrale Informationsplattform dienen und den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten und Informationen unterstützen - von der Erfassung über die Bearbeitung und gemeinsame Nutzung bis hin zur revisionssicheren Archivierung und regelkonformen Löschung. Dabei stehen nicht einzelne Dokumente oder technische Funktionen im Mittelpunkt, sondern die effiziente Unterstützung der täglichen Arbeitsprozesse der Mitarbeitenden. Informationen sollen unabhängig von ihrem Entstehungsort einheitlich verwaltet, schnell aufgefunden, sicher bereitge-stellt und organisationsweit nutzbar gemacht werden. Die Einführung der DMS-Plattform verfolgt zugleich das Ziel, bestehende Insellösungen schrittweise zu reduzieren, einheitliche Standards für die Informationsverwaltung zu etablieren und eine technologische Grundlage für die weitere Digitalisierung administrativer Prozesse zu schaffen. Moderne Technologien, insbesondere KI-gestützte Funktionen, sollen die Mitarbeitenden bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen und die Qualität sowie Effizienz der Informationsverarbeitung weiter verbessern. Zusammenfassend kann man die Projektziele so beschreiben: - Einführung einer unternehmensweit einheitlichen Informationsplattform für die Verwaltung geschäftsrelevanter Dokumente und Informationen - Verbesserung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit durch gemeinsame Informati-onsbestände und standardisierte Arbeitsweisen - Reduzierung von Doppelablagen sowie Sicherstellung einer eindeutigen und nachvollzieh-baren Informationsbasis - Beschleunigung des Auffindens von Informationen durch leistungsfähige Such- und Navigationsmöglichkeiten - Unterstützung standardisierter digitaler Geschäftsprozesse durch Workflows, Aufgaben-steuerung und nachvollziehbare Freigabeverfahren - Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher, regulatorischer und interner Anforderungen hinsichtlich Dokumentation, Aufbewahrung, Datenschutz und Informationssicherheit - Integration der bestehenden Fachanwendungen und Informationssysteme in eine gemeinsame Informationsarchitektur unter Vermeidung redundanter Datenhaltung - Schaffung einer skalierbaren und zukunftssicheren Plattform, die organisatorische Veränderungen sowie zukünftige Digitalisierungsprojekte unterstützt - Bereitstellung moderner Assistenzfunktionen, insbesondere KI-gestützter Such-, Analyse- und Klassifizierungsverfahren, zur Unterstützung der täglichen Arbeit der Mitarbeitenden - Etablierung einer langfristig wirtschaftlichen und administrativ beherrschbaren Plattform für das unternehmensweite Informationsmanagement
Verlauf
- 27. August 2026, 15:49 Uhr (UTC+02:00): Erstbekanntmachung Bekanntmachung, Version 01 (Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung). Amtliche Bekanntmachung
Auftraggeber und Ort
Auftraggeber
Helmholtz-Zentrum hereon GmbH
Geesthacht, DE
Leistungsort
- Herzogtum Lauenburg (DEF06)
Einordnung
CPV-Codes
- 50000000: Reparatur- und Wartungsdienste
NUTS-Regionen
- DEF06: Herzogtum Lauenburg
Amtliche Unterlagen
Die Links führen zum Herausgeber. Inteliwert kopiert die Unterlagen nicht.
Fragen und Antworten
Wer ist der Auftraggeber?
Helmholtz-Zentrum hereon GmbH, Geesthacht, DE.
Was wird beschafft (CPV)?
Reparatur- und Wartungsdienste (CPV 50000000).
Wo wird die Leistung erbracht (NUTS)?
Herzogtum Lauenburg (DEF06).
Ist die Ausschreibung in Lose aufgeteilt?
Nein, die Bekanntmachung nennt ein einziges Los.
Welche Verfahrensart gilt?
Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren.
Wie gebe ich ein Angebot ab?
Über die amtliche Bekanntmachung oder das darin genannte Portal. Inteliwert gibt keine Angebote ab. Amtliche Bekanntmachung
Bin ich teilnahmeberechtigt?
Inteliwert beurteilt keine Teilnahmeberechtigung. Die Eignungskriterien stehen in der amtlichen Bekanntmachung. Amtliche Bekanntmachung
Quelle
- Herausgeber
- Bekanntmachungsservice
- Lizenz
- CC0 1.0
- Amtliche Bekanntmachung
- https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/a926f418-dcd8-4553-9246-3f3cec77f242
- Zuletzt geprüft
- 8. November 2026, 12:31 Uhr (UTC+01:00)
Maßgeblich ist die amtliche Bekanntmachung. Inteliwert zeigt, was in ihr steht, und verlinkt sie.