Zentrales elektronisches Akten- und Dokumentenmanagementsystem für die BAföG-Ämter (kurz: E-Akte)
Auf einen Blick
Land Baden-Württemberg, vertreten durch das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg (MWK) schreibt Datenarchivierung (CPV 72252000) aus. Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren.
Aus der Bekanntmachung
Das Land Baden-Württemberg, vertreten durch das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg (MWK), möchte ein elektronisches Akten- und Dokumentenmanagementsystem (nachfolgend: E-Akte) für die Bearbeitung von Förderverfahren nach dem Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG) im Fachverfahren Bafög21 beschaffen und einführen. Zu diesem Zweck schreibt der Auftraggeber eine Rahmenvereinbarung aus, auf deren Grundlage die abrufberechtigten Parteien des Bafög21-Verbunds - das Land Baden-Württemberg, Rheinland-Pfalz und Mecklenburg-Vorpommern - den Auftragnehmer mit der Anbindung und dem Betrieb der E-Akte an das Fachverfahren Bafög21 in den BAföG-Ämtern bei den Studierendenwerken bzw. Hochschulen beauftragen können. Hierdurch können die abrufberechtigten Parteien die Dienstleistung ohne zusätzliches förmliches Vergabeverfahren abrufen. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass der Freistaat Sachsen Mitglied des Bafög21-Verbunds ist, aber keine abrufberechtigte Partei der Ausschreibung. Bafög21 bleibt auch nach Anbindung der E-Akte das führende Fachverfahren für die BAföG-Sachbearbeitung. Die E-Akte ergänzt die fachliche Bearbeitung im Fachverfahren Bafög21 durch eine einheitliche, medienbrucharme und nachvollziehbare Aktenführung. Die beteiligten Länder tragen die Kosten der jeweils von ihnen abgerufenen Leistungen des Auftragnehmers selbst. Die beteiligten Länder verfügen über folgende Anzahl an BAföG-Ämtern bei den Studierendenwerken bzw. Hochschulen: - Baden-Württemberg: 8 Studierendenwerke; - Rheinland-Pfalz: 11 Hochschulen; - Mecklenburg-Vorpommern: 2 Studierendenwerke. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass die Finanzierung der Anbindung der BAföG-Ämter bei den Studierendenwerken bzw. Hochschulen in Mecklenburg-Vorpommern nicht gesichert ist. Die Rahmenvereinbarung sieht keine Mindestabnahmemenge vor. Der Auftraggeber schätzt die Menge der anzubindenden BAföG-Ämter auf 21. Die Höchstmenge der anzubindenden BAföG-Ämter beträgt 21. Mit Erreichen der Höchstmenge verliert die Rahmenvereinbarung ihre Wirkung.
Eckdaten
Jede Angabe stammt aus der amtlichen Bekanntmachung, zuletzt geprüft am 4. November 2026, 16:10 Uhr (UTC+01:00).
- Status
- OffenAmtliche Bekanntmachung · geprüft am 04.11.2026, 16:10 Uhr (UTC+01:00)
- Frist
- Keine Frist in der BekanntmachungAmtliche Bekanntmachung · geprüft am 04.11.2026, 16:10 Uhr (UTC+01:00)
- Auftraggeber
- Land Baden-Württemberg, vertreten durch das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg (MWK), Stuttgart, DEAmtliche Bekanntmachung · geprüft am 04.11.2026, 16:10 Uhr (UTC+01:00)
- Haupt-CPV
- Datenarchivierung (CPV 72252000)Amtliche Bekanntmachung · geprüft am 04.11.2026, 16:10 Uhr (UTC+01:00)
- Verfahrensart
- Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/VerhandlungsverfahrenAmtliche Bekanntmachung · geprüft am 04.11.2026, 16:10 Uhr (UTC+01:00)
- Lose
- 1Amtliche Bekanntmachung · geprüft am 04.11.2026, 16:10 Uhr (UTC+01:00)
- Erstmals veröffentlicht
- 27. Oktober 2026, 14:27 Uhr (UTC+01:00)Amtliche Bekanntmachung · geprüft am 04.11.2026, 16:10 Uhr (UTC+01:00)
Faktenblatt
Lose (1)
Los LOT-0001: Zentrales elektronisches Akten- und Dokumentenmanagementsystem für die BAföG-Ämter (kurz: E-Akte)
Gegenstand der Ausschreibung ist die Bereitstellung, Einführung, Integration und der Betrieb eines produktiv einsetzbaren, marktverfügbaren elektronischen Akten- und Dokumentenmanagementsystems (kurz "E-Akte") für BAföG-Ämter bei den Studierendenwerken bzw. Hochschulen als Software-as-a-Service-Lösung (SaaS). Eine vollständige Neuentwicklung ist nicht Gegenstand der Beschaffung. Die E-Akte muss eine einheitliche, medienbrucharme und nachvollziehbare elektronische Aktenführung für die Bearbeitung von Förderverfahren nach dem Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG) ermöglichen. Führendes Fachverfahren für die BAföG-Sachbearbeitung bleibt Bafög21. Die E-Akte ergänzt dieses um die elektronische Akten- und Dokumentenführung. Eine funktionale Nachbildung der fachlichen BAföG-Bearbeitung ist nicht Gegenstand der Beschaffung. Für die Übernahme der Dokumente und der darin hinterlegten XML-Daten aus Bafög21 ist die von Bafög21 bereitgestellte CMIS-Schnittstelle zu nutzen. 1. Leistungen Die vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen umfassen insbesondere: - Bereitstellung der E-Akte als SaaS-Lösung einschließlich der hierfür erforderlichen technischen Infrastruktur - Anbindung des Fachverfahrens Bafög21 über die von Bafög21 bereitgestellte CMIS-Schnittstelle - Benötigte Konzeptionsarbeiten, z.B. für Aktenbezeichnung und -struktur - Einrichtung der Rollen- und Berechtigungsstruktur - Einführungsleistungen einschließlich Pilotierung, Schulung, Rolloutunterstützung sowie Test - Voraussichtlich Migration von bereits in digitaler Form vorliegenden Datenbeständen einzelner Studierendenwerke, die bereits ein eAkte-System nutzen - Umsetzung der erforderlichen Datenschutz- und Informationssicherheitsmaßnahmen für die Verarbeitung personenbezogener Daten einschließlich Sozialdaten - Betrieb, Wartung und Pflege, Updates, Releases und Sicherheitsupdates, Datensicherung und Wiederherstellung, Monitoring sowie Support- und Serviceleistungen im Rahmen des SaaS-Betriebs - Exit-Unterstützung bei Beendigung der Leistung 2. Funktionsanforderungen Die E-Akte muss voraussichtlich insbesondere folgende Funktionen unterstützen: Elektronische Aktenführung: strukturierte elektronische Akten entsprechend der Struktur Akte - Vorgang - Dokument, mit der Möglichkeit der Erstellung weiterer Zwischen- und Unterebenen; konfigurierbare Aktenzeichen- und Ordnungsstruktur; Dokumentenverwaltung mit integriertem Viewer, Versionierung sowie Schutz abgeschlossener Dokumente gegen unberechtigte Änderung oder Löschung. Dokumenteneingang: automatisierte Übernahme und Zuordnung der aus Bafög21 bereitgestellten Dokumente und Metadaten sowie die Möglichkeit für kontrollierte manuelle Nachbearbeitung und Zuordnung für nicht zuordbare Dokumente; Erzeugung bzw. Übernahme von PDF und PDF/A; revisionssichere Übernahme von E-Mails und deren Dateianlagen. Dokumentenausgang: nachvollziehbare Dokumentation des E-Mail-Versands mit Zuordnung zum jeweiligen Vorgang bzw. zur Akte, soweit der Versand unmittelbar aus dem Dokument heraus erfolgt und die versendete E-Mail automatisch abgelegt wird; kontrollierter Export einzelner Dokumente, Vorgänge oder Teilakten, insbesondere für Zwecke der Akteneinsicht. Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen: Zuordnung von Aufgaben zu Benutzern oder Organisationseinheiten mit verbindlichen Fälligkeits- und Wiedervorlageterminen sowie Fristenüberwachung. Elektronische Vorgangsbearbeitung: Weiterleitung von Vorgängen und Dokumenten zwischen berechtigten Beschäftigten sowie standardisierte Freigabeprozesse und Beteiligungen auf Basis konfigurierbarer Standardfunktionalitäten des angebotenen Systems. Die fachliche BAföG-Bearbeitung verbleibt im führenden Fachverfahren Bafög21. Recherche: performante Recherche über einzelne und kombinierte Metadaten, im Dokumenteninhalt (Volltextsuche) sowie kombiniert über Metadaten und Volltext, beschränkt auf Objekte innerhalb des jeweiligen Berechtigungsumfangs. Rollen, Berechtigungen und Datentrennung: differenziertes, rollenbasiertes Berechtigungssystem; strikte logische Trennung der Daten der abrufenden Parteien sowie der beteiligten Studierendenwerke bzw. Hochschulen; die E-Akte muss zugleich die Möglichkeit bieten, dass länderunabhängig alle Organisationseinheiten, die den Beschaffungsgegenstand nutzen, über einzeln vergebene Berechtigungen auf Fälle anderer Organisationseinheiten zugreifen können; zentrale Administration der Zugriffsrechte mit der Möglichkeit, administrative Teilaufgaben an dezentrale Fachadministratoren zu delegieren. Protokollierung und Nachvollziehbarkeit: revisionssichere und datenschutzkonforme Protokollierung relevanter Benutzer- und Systemaktionen, beschränkt auf den für Nachweis-, Sicherheits- und Betriebszwecke erforderlichen Umfang. Aufbewahrung, Löschung und Aussonderung: regelbasierte Aufbewahrungsfristen sowie kontrollierter, mehrstufiger Lösch- bzw. Aussonderungsprozess; Bereitstellung der Dokumente und Metadaten in plattformunabhängigen Standardformaten über eine flexible, exportfähige Schnittstellenarchitektur. Nutzerfreundlichkeit: Die Anwendung muss vollständig in deutscher Sprache zur Verfügung stehen, vollständig browserbasiert ausgeführt sein und eine intuitive, ergonomische sowie barrierefreie Bedienung gemäß den gesetzlichen Vorgaben (insbesondere BITV 2.0 / EN 301 549) ermöglichen. Der Auftraggeber behält sich vor, die Anforderungen im Laufe des Verfahrens zu präzisieren und anzupassen.
Verlauf
- 27. Oktober 2026, 14:27 Uhr (UTC+01:00): Erstbekanntmachung Bekanntmachung, Version 01 (Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung). Amtliche Bekanntmachung
- 27. Oktober 2026, 14:27 Uhr (UTC+01:00): Änderung Bekanntmachung, Version 01 (Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung). Amtliche Bekanntmachung
Auftraggeber und Ort
Einordnung
CPV-Codes
- 72252000: Datenarchivierung
Amtliche Unterlagen
Die Links führen zum Herausgeber. Inteliwert kopiert die Unterlagen nicht.
Fragen und Antworten
Wer ist der Auftraggeber?
Land Baden-Württemberg, vertreten durch das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg (MWK), Stuttgart, DE.
Was wird beschafft (CPV)?
Datenarchivierung (CPV 72252000).
Ist die Ausschreibung in Lose aufgeteilt?
Nein, die Bekanntmachung nennt ein einziges Los.
Welche Verfahrensart gilt?
Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren.
Wie gebe ich ein Angebot ab?
Über die amtliche Bekanntmachung oder das darin genannte Portal. Inteliwert gibt keine Angebote ab. Amtliche Bekanntmachung
Bin ich teilnahmeberechtigt?
Inteliwert beurteilt keine Teilnahmeberechtigung. Die Eignungskriterien stehen in der amtlichen Bekanntmachung. Amtliche Bekanntmachung
Unternehmen, die passen könnten
Mögliche Passung auf Basis öffentlicher Angaben
Unternehmen aus den von Inteliwert erfassten Quellen, nicht der ganze Markt. Inteliwert beurteilt weder Eignung noch Passung oder Chancen.
Roboyo GmbH
NürnbergKMU (laut Zuschlagsbekanntmachung)Neu bei öffentlichen Aufträgen- KMU (laut Zuschlagsbekanntmachung)Neu bei öffentlichen Aufträgen
PTA GmbH
MannheimKMU (laut Zuschlagsbekanntmachung)SYSTHEMIS AG
WürzburgKMU (laut Zuschlagsbekanntmachung)- KMU (laut Zuschlagsbekanntmachung)Neu bei öffentlichen Aufträgen
Weitere Ausschreibungen dieses Auftraggebers
Weitere veröffentlichte Ausschreibungen dieses Auftraggebers in den indexierten Bekanntmachungen, offene zuerst.
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OffenAusschreibung
Entwicklung, Umsetzung und kontinuierliche Weiterentwicklung der Informations- und Werbekampagne #lieberlehramt des Ministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg
Zuletzt geprüft am 04.11.2026, 13:10 Uhr (UTC+01:00)Amtliche Bekanntmachung
Quelle
- Herausgeber
- Bekanntmachungsservice
- Lizenz
- CC0 1.0
- Amtliche Bekanntmachung
- https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/6c2be90e-0984-4844-9ba0-a4c38254fb93
- Zuletzt geprüft
- 4. November 2026, 16:10 Uhr (UTC+01:00)
Maßgeblich ist die amtliche Bekanntmachung. Inteliwert zeigt, was in ihr steht, und verlinkt sie.