technische Betreuung von Veranstaltungen und Ausstellungen
At a glance
Akademie der Künste is procuring Recreational, cultural and sporting services (CPV 92000000) in Berlin (DE300). It is divided into 3 lots. The notice gives 17 November 2026, 09:00 (UTC+01:00) as the deadline and states an estimated value of €1,800,000 excl. VAT. Procedure type: Open.
From the notice
Art der Leistung ist die Bereitstellung von technischem Personal im Bereich Licht, Ton, Video und Büh-ne für Veranstaltungen und Ausstellungen in der Akademie der Künste Berlin. Dies beinhaltet für Veran-staltungen / Ausstellungen: Auf- und Abbau, Betreuung, technische, organisatorische und künstlerische Beratung, Beleuchtungskonzepte, Livemitschnitte (Ton und Video), Lagerhaltung, Kleinreparatur von Technik, und DGUV-V3 Elektroprüfungen.
Key facts
Each fact is from the official notice, last checked 27 October 2026, 06:30 (UTC+01:00).
- Status
- OpenOfficial notice · checked 27 Oct 2026, 06:30 (UTC+01:00)
- Deadline
- (in 10 days)Official notice · checked 27 Oct 2026, 06:30 (UTC+01:00)
- Published value
- €1,800,000 excl. VATOfficial notice · checked 27 Oct 2026, 06:30 (UTC+01:00)
- Buyer
- Akademie der Künste, Berlin, DEOfficial notice · checked 27 Oct 2026, 06:30 (UTC+01:00)
- Place of performance
- Berlin (DE300)Official notice · checked 27 Oct 2026, 06:30 (UTC+01:00)
- Main CPV
- Recreational, cultural and sporting services (CPV 92000000)Official notice · checked 27 Oct 2026, 06:30 (UTC+01:00)
- Procedure
- OpenOfficial notice · checked 27 Oct 2026, 06:30 (UTC+01:00)
- Lots
- 3Official notice · checked 27 Oct 2026, 06:30 (UTC+01:00)
- First published
- 13 October 2026, 12:40 (UTC+02:00)Official notice · checked 27 Oct 2026, 06:30 (UTC+01:00)
Fact sheet
Lots (3)
Lot LOT-0001: Technische Betruung von Veranstaltungen
Die Planung der Veranstaltung sowie die Beschreibung der technischen Anforderung werden vom Fachbereich Veranstaltungen (FBV) der AdK vorgenommen. Die Planung der Licht- und Medientechnik bei Ausstellungsprojekten sowie die Beschreibung der tech-nischen Anforderung werden vom Fachbereich Ausstellungen (FBA) der AdK vorgenommen. Der FBV erstellt für jede Veranstaltung eine Beauftragung für den Personalbedarf aller Gewerke mit genauen Angaben für die Anfangseinsatzzeiten sowie der geplanten Einsatzdauer. Diese Beauftragung wird in der Regel 14-21 Tage, spätestens zwei Tage, vor der Veranstaltung dem Auftragnehmer (AN) per Mail übermittelt. Diese gilt als Beauftragung so lange keine abweichende Änderung dem AN mitgeteilt wird. Der AN muss in der Lage sein, im Einzelfall auch in kurzer Reaktionszeit (zwei Stunden), zusätzli-ches Personal zur Verfügung stellen zu können. Gleiches Verfahren gilt für den FBA für Ausstellungsprojekte der Akademie der Künste. Auf einen namentlich benannten, gleichbleibenden Ansprechpartner beim AN wird bestanden. Regelmä-ßige interne Besprechungen (Turnus 4-6 Wochen) in der AdK über Technikaspekte oder Personalfragen des AN zwischen dem Ansprechpartner des AN und den Verantwortlichen des FBV/FBA sind nach Ab-sprache und bis zu 2 Stunden Dauer unentgeltlich zu leisten. Die Ansprechbarkeit des AN muss darüber hinaus über Mail oder Telefon zwischen 8.00 bis 20.00 Uhr täglich gewährleistet sein. Der AN ist vertrag-lich verpflichtet, die AdK hinsichtlich technisch organisatorischer Belange zu den geplanten Veranstal-tungen zu beraten. Der AN berät bei Kalkulation und Koordination des Einsatzes benötigter Technik unter Berücksichtigung der bereits in der AdK vorhandenen Technik. Nach jeder Veranstaltung wird vom AN ein Veranstaltungskurzbericht in Bezug auf Technische Vorkommnisse im Rahmen des Veranstal-tungsablaufes per E-Mail an den FBV versendet. Der AN gewährleistet die personelle Besetzung der einzelnen Fachgewerke. Die personelle Besetzung muss fachlich den Anforderungen der Leistungsbeschreibung entsprechen. Die genannten Personen müssen in der Lage sein, eigenverantwortlich und selbstbestimmt die Veranstaltungen in Rücksprache mit den Künstler*innen und gemäß der Zeit- und Technikplanung der beauftragenden Abteilung (FBV oder FBA) unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen umzusetzen. Der AN übermittelt dem FBV/FBA einen wöchentlichen Personaleinsatzplan, jeweils spätestens Mitt-woch für die darauffolgende Woche, beginnend ab Montag, sowie eine Vorschau auf die darauffolgen-den zwei bis vier Wochen. Im Personaleinsatzplan ist zu der jeweiligen Veranstaltung, benannt mit Zeit und Raum, die fachliche und zeitliche Einteilung der Mitarbeiter*in ersichtlich zugeordnet. Veränderter Personalbedarf wird vom Fachbereich durch eine aktualisierte Beauftragung an den AN per Mail mitge-teilt und vom AN in Form eines aktualisierten Personaleinsatzplans per Mail innerhalb des laufenden Arbeitstages bestätigt. Personal- bzw. Einsatzzeitveränderungen werden im Personaleinsatzplan farblich hervorgehoben. Die Kontakte der Techniker*innen sind in folgender Form aktuell dem FBV /FBA be-reitzustellen: 1. Eine Kontaktliste der Techniker*innen mit Funknummer und Mailadresse 2. Eine Liste der Techniker*innen mit Foto und Name 3. Eine Techniker*innenliste mit Geburtsdatum und -ort (für Sicherheitschecks bei VIP-Veranstaltungen)
Lot LOT-0002: Technische Betreuung von Analogfilmveranstaltungen (35 mm / 16 mm)
Die Planung der Veranstaltung sowie die Beschreibung der technischen Anforderung werden vom Fachbereich Veranstaltungen (FBV) der AdK vorgenommen. Die Planung der Licht- und Medientechnik bei Ausstellungsprojekten sowie die Beschreibung der tech-nischen Anforderung werden vom Fachbereich Ausstellungen (FBA) der AdK vorgenommen. Der FBV erstellt für jede Veranstaltung eine Beauftragung für den Personalbedarf aller Gewerke mit genauen Angaben für die Anfangseinsatzzeiten sowie der geplanten Einsatzdauer. Diese Beauftragung wird in der Regel 14-21 Tage, spätestens zwei Tage, vor der Veranstaltung dem Auftragnehmer (AN) per Mail übermittelt. Diese gilt als Beauftragung so lange keine abweichende Änderung dem AN mitgeteilt wird. Der AN muss in der Lage sein, im Einzelfall auch in kurzer Reaktionszeit (zwei Stunden), zusätzli-ches Personal zur Verfügung stellen zu können. Gleiches Verfahren gilt für den FBA für Ausstellungsprojekte der Akademie der Künste. Auf einen namentlich benannten, gleichbleibenden Ansprechpartner beim AN wird bestanden. Regelmä-ßige interne Besprechungen (Turnus 4-6 Wochen) in der AdK über Technikaspekte oder Personalfragen des AN zwischen dem Ansprechpartner des AN und den Verantwortlichen des FBV/FBA sind nach Ab-sprache und bis zu 2 Stunden Dauer unentgeltlich zu leisten. Die Ansprechbarkeit des AN muss darüber hinaus über Mail oder Telefon zwischen 8.00 bis 20.00 Uhr täglich gewährleistet sein. Der AN ist vertrag-lich verpflichtet, die AdK hinsichtlich technisch organisatorischer Belange zu den geplanten Veranstal-tungen zu beraten. Der AN berät bei Kalkulation und Koordination des Einsatzes benötigter Technik unter Berücksichtigung der bereits in der AdK vorhandenen Technik. Nach jeder Veranstaltung wird vom AN ein Veranstaltungskurzbericht in Bezug auf Technische Vorkommnisse im Rahmen des Veranstal-tungsablaufes per E-Mail an den FBV versendet. Der AN gewährleistet die personelle Besetzung der einzelnen Fachgewerke. Die personelle Besetzung muss fachlich den Anforderungen der Leistungsbeschreibung entsprechen. Die genannten Personen müssen in der Lage sein, eigenverantwortlich und selbstbestimmt die Veranstaltungen in Rücksprache mit den Künstler*innen und gemäß der Zeit- und Technikplanung der beauftragenden Abteilung (FBV oder FBA) unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen umzusetzen. Der AN übermittelt dem FBV/FBA einen wöchentlichen Personaleinsatzplan, jeweils spätestens Mitt-woch für die darauffolgende Woche, beginnend ab Montag, sowie eine Vorschau auf die darauffolgen-den zwei bis vier Wochen. Im Personaleinsatzplan ist zu der jeweiligen Veranstaltung, benannt mit Zeit und Raum, die fachliche und zeitliche Einteilung der Mitarbeiter*in ersichtlich zugeordnet. Veränderter Personalbedarf wird vom Fachbereich durch eine aktualisierte Beauftragung an den AN per Mail mitge-teilt und vom AN in Form eines aktualisierten Personaleinsatzplans per Mail innerhalb des laufenden Arbeitstages bestätigt. Personal- bzw. Einsatzzeitveränderungen werden im Personaleinsatzplan farblich hervorgehoben. Die Kontakte der Techniker*innen sind in folgender Form aktuell dem FBV /FBA be-reitzustellen: 1. Eine Kontaktliste der Techniker*innen mit Funknummer und Mailadresse 2. Eine Liste der Techniker*innen mit Foto und Name 3. Eine Techniker*innenliste mit Geburtsdatum und -ort (für Sicherheitschecks bei VIP-Veranstaltungen)
Lot LOT-0003: Technische Betreuung von Ausstellungen
Die Planung der Veranstaltung sowie die Beschreibung der technischen Anforderung werden vom Fachbereich Veranstaltungen (FBV) der AdK vorgenommen. Die Planung der Licht- und Medientechnik bei Ausstellungsprojekten sowie die Beschreibung der tech-nischen Anforderung werden vom Fachbereich Ausstellungen (FBA) der AdK vorgenommen. Der FBV erstellt für jede Veranstaltung eine Beauftragung für den Personalbedarf aller Gewerke mit genauen Angaben für die Anfangseinsatzzeiten sowie der geplanten Einsatzdauer. Diese Beauftragung wird in der Regel 14-21 Tage, spätestens zwei Tage, vor der Veranstaltung dem Auftragnehmer (AN) per Mail übermittelt. Diese gilt als Beauftragung so lange keine abweichende Änderung dem AN mitgeteilt wird. Der AN muss in der Lage sein, im Einzelfall auch in kurzer Reaktionszeit (zwei Stunden), zusätzli-ches Personal zur Verfügung stellen zu können. Gleiches Verfahren gilt für den FBA für Ausstellungsprojekte der Akademie der Künste. Auf einen namentlich benannten, gleichbleibenden Ansprechpartner beim AN wird bestanden. Regelmä-ßige interne Besprechungen (Turnus 4-6 Wochen) in der AdK über Technikaspekte oder Personalfragen des AN zwischen dem Ansprechpartner des AN und den Verantwortlichen des FBV/FBA sind nach Ab-sprache und bis zu 2 Stunden Dauer unentgeltlich zu leisten. Die Ansprechbarkeit des AN muss darüber hinaus über Mail oder Telefon zwischen 8.00 bis 20.00 Uhr täglich gewährleistet sein. Der AN ist vertrag-lich verpflichtet, die AdK hinsichtlich technisch organisatorischer Belange zu den geplanten Veranstal-tungen zu beraten. Der AN berät bei Kalkulation und Koordination des Einsatzes benötigter Technik unter Berücksichtigung der bereits in der AdK vorhandenen Technik. Nach jeder Veranstaltung wird vom AN ein Veranstaltungskurzbericht in Bezug auf Technische Vorkommnisse im Rahmen des Veranstal-tungsablaufes per E-Mail an den FBV versendet. Der AN gewährleistet die personelle Besetzung der einzelnen Fachgewerke. Die personelle Besetzung muss fachlich den Anforderungen der Leistungsbeschreibung entsprechen. Die genannten Personen müssen in der Lage sein, eigenverantwortlich und selbstbestimmt die Veranstaltungen in Rücksprache mit den Künstler*innen und gemäß der Zeit- und Technikplanung der beauftragenden Abteilung (FBV oder FBA) unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen umzusetzen. Der AN übermittelt dem FBV/FBA einen wöchentlichen Personaleinsatzplan, jeweils spätestens Mitt-woch für die darauffolgende Woche, beginnend ab Montag, sowie eine Vorschau auf die darauffolgen-den zwei bis vier Wochen. Im Personaleinsatzplan ist zu der jeweiligen Veranstaltung, benannt mit Zeit und Raum, die fachliche und zeitliche Einteilung der Mitarbeiter*in ersichtlich zugeordnet. Veränderter Personalbedarf wird vom Fachbereich durch eine aktualisierte Beauftragung an den AN per Mail mitge-teilt und vom AN in Form eines aktualisierten Personaleinsatzplans per Mail innerhalb des laufenden Arbeitstages bestätigt. Personal- bzw. Einsatzzeitveränderungen werden im Personaleinsatzplan farblich hervorgehoben. Die Kontakte der Techniker*innen sind in folgender Form aktuell dem FBV /FBA be-reitzustellen: 1. Eine Kontaktliste der Techniker*innen mit Funknummer und Mailadresse 2. Eine Liste der Techniker*innen mit Foto und Name 3. Eine Techniker*innenliste mit Geburtsdatum und -ort (für Sicherheitschecks bei VIP-Veranstaltungen)
Timeline
- 13 October 2026, 12:40 (UTC+02:00): Original notice Notice, version 01 (Contract or concession notice – standard regime). Official notice
Buyer and place
Buyer
Akademie der Künste
Berlin, DE
Place of performance
- Berlin (DE300)
Classification
CPV codes
- 92000000: Recreational, cultural and sporting services
NUTS regions
- DE300: Berlin
Official documents
Links go to the publisher. Inteliwert does not copy the documents.
Questions and answers
When is the deadline?
The official notice gives 17 November 2026, 09:00 (UTC+01:00) as the deadline.
Who is the buyer?
Akademie der Künste, Berlin, DE.
What is being procured (CPV)?
Recreational, cultural and sporting services (CPV 92000000).
Where is the work performed (NUTS)?
Berlin (DE300).
What is the estimated value?
The notice states an estimated value of €1,800,000 excl. VAT.
Is it divided into lots?
Yes, into 3 lots: Technische Betruung von Veranstaltungen, Technische Betreuung von Analogfilmveranstaltungen (35 mm / 16 mm) and Technische Betreuung von Ausstellungen.
Which procedure is used?
Open.
How do I submit a bid?
On the official notice or the portal it names. Inteliwert does not submit bids. Official notice
Am I eligible?
Inteliwert does not judge eligibility. The selection criteria are in the official notice. Official notice
Companies that might fit
Possible match based on public information
Companies Inteliwert knows from its sources, not the whole market. Inteliwert does not judge eligibility, fit or chances.
Leyendecker GmbH
WuppertalSME (from the award notice)New to public tenders- SME (from the award notice)
- SME (from the award notice)New to public tenders
O-Lab Audio GmbH
KölnSME (from the award notice)New to public tendersAVE Audio Visual Equipment Verhengsten GmbH & Co
Bergisch GladbachSME (from the award notice)New to public tenders
Source
- Publisher
- Bekanntmachungsservice
- Licence
- CC0 1.0
- Last checked
- 27 October 2026, 06:30 (UTC+01:00)
The official notice is authoritative. Inteliwert shows what the notice states and links to it.