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AwardedTender

Herbeiführung der Betriebsbereitschaft der eRecruitingsoftware

At a glance

Universitätsklinikum Köln (AöR) is procuring Time accounting or human resources software package (CPV 48450000) in Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23). It has been awarded. Procedure type: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation.

From the notice

Gegenstand des Auftrages sind Werkleistungen des Auftragnehmers zur Herbeiführung der Betriebsbereitschaft der eRecruitingsoftware gemäß den Anlagen des Vertrags, insbesondere Anlage 3 (Leistungsbeschreibung) und Anlage 5 (Kriterienkatalog), nämlich insbesondere die Bereitstellung einer Software as a Service (SaaS) basierten Lösung in Bezug auf das eRecruiting, deren Anbindung mittels diverser Schnittstellen an Dritt-Webseiten, an das weitere IT-System des Auftraggebers, die Konfiguration des auf die Anforderungen des Auftraggebers angepassten eRecruitings, die Migration relevanter Bestandsdaten aus dem bestehenden System, die Inbetriebnahme sowie die Schulung der Auftraggeberin (auch „initiale Leistungen“ genannt). Nachdem diese initialen Leistungen erfolgreich abgeschlossen sind, was die Abnahme seitens des Auftraggebers erfordert, erbringt der Auftragnehmer u.a. Cloudleistungen, nämlich die weitere Bereitstellung der eRecruitingsoftware mittels Software as a Service (SaaS) inklusive Hosting und Backup-Leistungen. Der Echtbetrieb nach der Abnahme dauert 36 Monate und wird als „Nutzungszeit“ bezeichnet. Für die Nutzung der eRecruitingsoftware werden 700 Concurrent-User-Lizenzen zur zeitgleichen, nicht persönlich gebundenen Nutzung benötigt, denen unterschiedliche Rechte zugewiesen werden können. Optional können während der Vertragslaufzeit weitere Lizenzen hinzugebucht werden. Während der Nutzungszeit betreibt der Auftragnehmer das erstellte System, sichert die vereinbarte Verfügbarkeit, beseitigt Störungen, pflegt das bereitgestellte System und aktualisiert dieses und passt dieses an neue / geänderte Rechtsvorschriften an („Wartung“, „Support“ und / oder „Pflege“ genannt). Vorstehende Leistungen erbringt der Auftragnehmer auch bei Ausübung der Option durch den Auftraggeber gemäß Anlage 7 im Optionszeitraum (Verlängerung zwei Mal um je 1 Jahr). Für die Gesamtleistung der Herbeiführung der Betriebsbereitschaft (der initialen Leistungen) zahlt die Auftraggeberin die vom Auftragnehmer angebotene Pauschale gemäß Angebot (Anlage 4), die mit Abnahme der initialen Leistungen fällig wird. Für den Betrieb (Softwarenutzung, Hosting, Backup, Support, Pflege, Wartung, Weiterentwicklung etc. inklusive Lizenzen) des eRecruitings zahlt der Auftraggeber die vom Auftragnehmer angebotene Pauschale gemäß Anlage 4 pro Vertragsjahr. Mittels des eRecruitingsystems müssen mindestens 500 Stellengesuche zeitgleich beworben, abgewickelt / gemanagt werden können. Die zur Nutzung zugänglich zu machende Software inkl. weiteren Plattformleistungen des Auftragnehmers müssen die Anforderungen des Auftraggebers gemäß des Vertrags, u.a. gemäß der Leistungsbeschreibung (Anlage 3), gemäß des Kriterienkatalogs (Anlage 5) und der sonstigen Vereinbarungen (Anlage 7) erfüllen und das vereinbarte Datenschutzniveau und die IT-Sicherheit gewährleisten. Zudem schuldet der Auftragnehmer die in seinem Angebot (Konzepte, Bewertungskriterien) abgegebenen Funktionalitäten / Eigenschaften sowie weiteren Leistungen. Die Software ist durch den Auftragnehmer an die bestehende IT-Landschaft des Auftraggebers wie gefordert anzubinden.

Key facts

Each fact is from the official notice, last checked 9 November 2026, 10:30 (UTC+01:00).

Status
AwardedOfficial notice · checked 9 Nov 2026, 10:30 (UTC+01:00)
Deadline
No deadline in the noticeOfficial notice · checked 9 Nov 2026, 10:30 (UTC+01:00)
Buyer
Universitätsklinikum Köln (AöR), Köln, DEOfficial notice · checked 9 Nov 2026, 10:30 (UTC+01:00)
Place of performance
Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)Official notice · checked 9 Nov 2026, 10:30 (UTC+01:00)
Main CPV
Time accounting or human resources software package (CPV 48450000)Official notice · checked 9 Nov 2026, 10:30 (UTC+01:00)
Procedure
Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiationOfficial notice · checked 9 Nov 2026, 10:30 (UTC+01:00)
Lots
1Official notice · checked 9 Nov 2026, 10:30 (UTC+01:00)
First published
6 August 2026, 14:50 (UTC+02:00)Official notice · checked 9 Nov 2026, 10:30 (UTC+01:00)

Fact sheet

Inteliwert fact sheet: Herbeiführung der Betriebsbereitschaft der eRecruitingsoftware — Universitätsklinikum Köln (AöR). A product of Bandpey GmbH.
The key facts of this page as an image (PNG, 1600 × 900), made from the official notice. © Bandpey GmbH; terms of use. Download the fact sheet

Lots (1)

  1. Lot LOT-0001: Beschaffung eRecruiting Software

    Gegenstand des Auftrages sind Werkleistungen des Auftragnehmers zur Herbeiführung der Betriebsbereitschaft der eRecruitingsoftware gemäß den Anlagen des Vertrags, insbesondere Anlage 3 (Leistungsbeschreibung) und Anlage 5 (Kriterienkatalog), nämlich insbesondere die Bereitstellung einer Software as a Service (SaaS) basierten Lösung in Bezug auf das eRecruiting, deren Anbindung mittels diverser Schnittstellen an Dritt-Webseiten, an das weitere IT-System des Auftraggebers, die Konfiguration des auf die Anforderungen des Auftraggebers angepassten eRecruitings, die Migration relevanter Bestandsdaten aus dem bestehenden System, die Inbetriebnahme sowie die Schulung der Auftraggeberin (auch „initiale Leistungen“ genannt).

    CPV
    Software package and information systems (CPV 48000000), Time accounting or human resources software package (CPV 48450000)
    Place
    Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)

Timeline

  1. 4 August 2026: Award. Winner: New Work SE; Award value: €402,147.75 excl. VAT; Tenders received: 2; Lot LOT-0001.
  2. 6 August 2026, 14:50 (UTC+02:00): Award notice Notice, version 01 (Contract or concession award notice – standard regime). Official notice

Buyer and place

Buyer

Universitätsklinikum Köln (AöR)
Köln, DE

Place of performance

  • Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)

Other parties in the notice

  • New Work SE (Tenderer), Hamburg
  • New Work SE (Winner), Hamburg

Classification

CPV codes

  • 48450000: Time accounting or human resources software package
  • 48000000: Software package and information systems

NUTS regions

  • DEA23: Köln, Kreisfreie Stadt

Official documents

No documents found in the indexed notice.

Questions and answers

Who is the buyer?

Universitätsklinikum Köln (AöR), Köln, DE.

What is being procured (CPV)?

Time accounting or human resources software package (CPV 48450000) and Software package and information systems (CPV 48000000).

Where is the work performed (NUTS)?

Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23).

Is it divided into lots?

No, the notice names a single lot.

Which procedure is used?

Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation.

How do I submit a bid?

On the official notice or the portal it names. Inteliwert does not submit bids. Official notice

Am I eligible?

Inteliwert does not judge eligibility. The selection criteria are in the official notice. Official notice

Source

Publisher
Bekanntmachungsservice
Licence
CC0 1.0
Last checked
9 November 2026, 10:30 (UTC+01:00)

The official notice is authoritative. Inteliwert shows what the notice states and links to it.

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