Digitaler Rechnungseingangsworkflow in SAP S/4 HANA
At a glance
Universitätsklinikum Würzburg is procuring Accounting software package (CPV 48443000) in Würzburg, Kreisfreie Stadt (DE263). The notice gives 30 November 2026, 17:00 (UTC+01:00) as the deadline. Procedure type: Open.
From the notice
Das Universitätsklinikum Würzburg zählt zu den wichtigsten medizinischen Zentren in Deutschland und nimmt als einziges Krankenhaus der Supramaximalversorgung in Unterfranken eine herausragende Stellung in der medizinischen Versorgung ein. Jährlich profitieren rund 350.000 Patientinnen und Patienten von der intensiven interdisziplinären Zusammenarbeit in 19 Kliniken und mehr als 60 interdisziplinären Zentren. Das UKW steht für internationale Spitzenleistungen in Krankenversorgung, Forschung und Lehre sowie für innovative und sichere Diagnostik, Therapie und Prävention. Eine besondere Stärke der Universitätsmedizin Würzburg ist die enge und praxisorientierte Kombination von Klinik und Forschung zur sicheren Anwendung neuer Methoden. Gemeinsam mit der Medizinischen Fakultät ist das UKW eine der großen Ausbildungsstätten für Medizinerinnen und Mediziner in Deutschland. Die Verteilung von mehr als 70 unterschiedlichen Bereichen auf verschiedene Standorte innerhalb Würzburgs sowie die Beteiligung von bis zu 1.500 Personen am Rechnungsfreigabeprozess stellen das Klinikum vor besondere organisatorische Herausforderungen. Das UKW verarbeitet pro Jahr rund 150.000 Belege von etwa 9.500 unterschiedlichen Kreditoren. Das Ziel der Ausschreibung ist es eine zukunftsorientierte Lösung zur digitalen, medienbruchfreien Rechnungsverarbeitung und Workflowsteuerung in einer integrierten SAP-nahen Lösung zu erhalten, welche die bisherige Lösung Tangro IM (Invoice Management) und Tangro BWF (Business Workflow) bis spätestens 30.09.2027 vollumfänglich ablöst. Das System muss dabei sowohl einfache lineare Freigabeprozesse als auch komplexe, regelbasierte und mehrstufige Genehmigungsverfahren abbilden können. Wichtig ist hierbei die Anpassungsfähigkeit an gesetzliche Rahmenbedingungen, beispielsweise im Zuge der E-Rechnungspflicht, sowie die flexible Steuerung der Workflows bei organisatorischen Prozessänderungen. Das Universitätsklinikum Würzburg (UKW) setzt SAP S/4HANA als zentrales ERP-System und führende Systemplattform für die kaufmännischen Prozesse, insbesondere die Finanzbuchhaltung, ein. Im Rahmen der Rechnungsverarbeitung soll SAP S/4HANA grundsätzlich als führendes System dienen, in dem rechnungsbezogene Prozesse und Informationen - soweit fachlich und technisch möglich - zentral verarbeitet und revisionssicher nachvollziehbar abgebildet werden. Angeschlossene Systeme und Anwendungen sollen sich entsprechend in die bestehende SAP-Systemlandschaft integrieren und erforderliche Informationen an SAP S/4HANA übergeben bzw. daraus beziehen. Die Lösung ist in einem hybriden Betriebsmodell bereitzustellen. Funktionen zur Erfassung, Digitalisierung und Interpretation von Rechnungsbelegen können in der Cloud des Auftragnehmers erbracht werden. Weitere Komponenten werden auf der vom UKW bereitgestellten Serverinfrastruktur betrieben. Die weitere Verarbeitung einschließlich Prüfung, Kontierung, Genehmigungsworkflow und Buchung muss vollständig und integriert innerhalb des SAP-S/4HANA-Systems erfolgen. Die Lösung muss einen durchgängigen, medienbruchfreien Prozess gewährleisten und eine revisionssichere Nachvollziehbarkeit der rechnungsbezogenen Vorgänge ermöglichen. Die erforderlichen Schnittstellen und der Datenaustausch zwischen den Cloud-Komponenten, der lokalen Infrastruktur und SAP S/4HANA sind vom Auftragnehmer bereitzustellen und zu dokumentieren.
Key facts
Each fact is from the official notice, last checked 4 November 2026, 14:10 (UTC+01:00).
- Status
- OpenOfficial notice · checked 4 Nov 2026, 14:10 (UTC+01:00)
- Deadline
- (in 24 days)Official notice · checked 4 Nov 2026, 14:10 (UTC+01:00)
- Buyer
- Universitätsklinikum Würzburg, Würzburg, DEOfficial notice · checked 4 Nov 2026, 14:10 (UTC+01:00)
- Place of performance
- Würzburg, Kreisfreie Stadt (DE263)Official notice · checked 4 Nov 2026, 14:10 (UTC+01:00)
- Main CPV
- Accounting software package (CPV 48443000)Official notice · checked 4 Nov 2026, 14:10 (UTC+01:00)
- Procedure
- OpenOfficial notice · checked 4 Nov 2026, 14:10 (UTC+01:00)
- Lots
- 1Official notice · checked 4 Nov 2026, 14:10 (UTC+01:00)
- First published
- 28 October 2026, 16:12 (UTC+01:00)Official notice · checked 4 Nov 2026, 14:10 (UTC+01:00)
Fact sheet
Lots (1)
Lot LOT-0001: Digitaler Rechnungseingangsworkflow in SAP S/4 HANA
Dienst- und Lieferleistung für den digitalen Rechnungseingangsworkflow in SAP S/4 HANA
Timeline
- 28 October 2026, 16:12 (UTC+01:00): Original notice Notice, version 01 (Contract or concession notice – standard regime). Official notice
- 28 October 2026, 16:12 (UTC+01:00): Change Notice, version 01 (Contract or concession notice – standard regime). Official notice
Buyer and place
Buyer
Universitätsklinikum Würzburg
Würzburg, DE
Place of performance
- Würzburg, Kreisfreie Stadt (DE263)
Classification
CPV codes
- 48443000: Accounting software package
NUTS regions
- DE263: Würzburg, Kreisfreie Stadt
Official documents
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Questions and answers
When is the deadline?
The official notice gives 30 November 2026, 17:00 (UTC+01:00) as the deadline.
Who is the buyer?
Universitätsklinikum Würzburg, Würzburg, DE.
What is being procured (CPV)?
Accounting software package (CPV 48443000).
Where is the work performed (NUTS)?
Würzburg, Kreisfreie Stadt (DE263).
Is it divided into lots?
No, the notice names a single lot.
Which procedure is used?
Open.
How do I submit a bid?
On the official notice or the portal it names. Inteliwert does not submit bids. Official notice
Am I eligible?
Inteliwert does not judge eligibility. The selection criteria are in the official notice. Official notice
Companies that might fit
Possible match based on public information
Companies Inteliwert knows from its sources, not the whole market. Inteliwert does not judge eligibility, fit or chances.
itWatch GmbH
MünchenSME (from the award notice)New to public tendersBASIS 1 Softwarevertriebs GmbH
OttensoosSME (from the award notice)New to public tendersRUTTE Sicherungstechnik GmbH
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MoersSME (from the award notice)New to public tendersinnovas GmbH
KölnSME (from the award notice)New to public tenders
Source
- Publisher
- Bekanntmachungsservice
- Licence
- CC0 1.0
- Last checked
- 4 November 2026, 14:10 (UTC+01:00)
The official notice is authoritative. Inteliwert shows what the notice states and links to it.