Einführung von Ki in der Eingangsverarbeitung
Auf einen Blick
ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice schreibt IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung (CPV 72000000) in Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23) aus. Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren.
Aus der Bekanntmachung
Gegenstand des Verfahrens: Der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio beschafft einen KI-basierten Service zur automatisierten Verarbeitung eingehender schriftlicher Sendungen (Papier/Scan, E-Mail, Fax), der als Managed Service (IaaS, PaaS, SaaS) auf einer souveränen Cloud betrieben werden soll. Der KI-Service klassifiziert die Sendungen nach der Dokumentart-Systematik des Beitragsservice (DAK/SDAK), erkennt das fachliche Anliegen und extrahiert die für die Weiterverarbeitung erforderlichen Fachdaten. Die Ergebnisse werden jeweils mit einem Confidence-Score als strukturierte JSON-Objekte an den bestehenden Verarbeitungsprozess zurückgegeben. Der KI-Service wird nicht als Ersatz, sondern als Bypass zur bestehenden Eingangsverarbeitung eingeführt. Die Aussteuerung der Sendungen erfolgt über vom Beitragsservice bereitgestellte intelligente Weichen; die Kernsysteme bleiben unverändert. Nicht Gegenstand der Ausschreibung sind das Scannen bzw. die Digitalisierung der Sendungen, die Ein- und Ausgangsschnittstellen der Gesamt-Eingangsverarbeitung sowie die intelligenten Weichen selbst. Der Leistungsgegenstand gliedert sich in drei Bausteine: Baustein 1 - Cloud-Infrastruktur: Bereitstellung einer souveränen, hochverfügbaren und skalierbaren Cloud-Umgebung als IaaS einschließlich bedarfsgerecht skalierbarer CPU-, GPU-, Speicher- und Netzwerkressourcen für KI-Workloads. Es ist beabsichtigt, einen Vertrag über die Bausteine 1 und 2 mit einer 4-jährigen Festlaufzeit abzuschließen. Baustein 2 - Managed Service: Betrieb der KI-Plattform als PaaS und SaaS, insbesondere Monitoring, Logging, Incident- und Problem-Management, Patch- und Release-Management, Backup und Recovery, Kapazitätsmanagement sowie Bereitstellung und Betrieb eines standardisierten KI-Serving-Stacks (u. a. Container-Orchestrierung, Inferenz). Der Beitragsservice behält die Hoheit über Fachlogik, Agenten sowie Auswahl und Wechsel der KI-Modelle. Es ist beabsichtigt, einen Vertrag über die Bausteine 1 und 2 mit einer 4-jährigen Festlaufzeit abzuschließen. Baustein 3 - Entwicklung einer individuellen Input-Management-Lösung ("KI-Service"): Konzeption, Entwicklung, Integration und Produktivsetzung einer individuellen Lösung auf Basis der bereitgestellten Plattform, einschließlich Einrichtung von Klassifikation und Extraktion je Sachverhalt, Nachweis der vereinbarten Erkennungsqualität, Schulung, Dokumentation und Unterstützung der Abnahme. Der KI-Service inkl. sämtlicher Arbeitsergebnisse (u. a. Quellcode, Konfigurationen, Prompt-Artefakte, Datenmodelle, Schnittstellenbeschreibungen, Tests, Dokumentation) geht mit zeitlich, räumlich und inhaltlich unbeschränkten Nutzungsrechten auf den Beitragsservice über. Dem Beitragsservice ist zudem das Recht einzuräumen, den KI-Service uneingeschränkt zu nutzen, zu betreiben, zu verändern und weiterzuentwickeln sowie durch Dritte betreiben oder weiterentwickeln lassen können. Es darf keine Abhängigkeit vom ursprünglichen Auftragnehmer entstehen und ein Anbieterwechsel muss grundsätzlich möglich sein. Die Lösung ist vorrangig auf Basis von Open-Source-Komponenten mit permissiven Lizenzen zu realisieren. Ergänzend ist ein Dienstleistungskontingent für weitere Sachverhalte vergleichbarer Komplexität und für Optimierungen nach der Produktivnahme bzw. Abnahme vorzusehen. Fachlicher Umfang und Mengengerüst: Schwerpunkt sind rund 1,8 Mio. formlose Schreiben pro Jahr, die bislang weder automatisch klassifiziert noch inhaltlich ausgewertet werden. Hinzu kommen rund 4,7 Mio. formgebundene Schreiben aus fünf Sachverhalten: Befreiungen, Abmeldungen, Drittschuldnererklärungen, Klärungsverfahren aufgrund Sterbefall sowie Bank- und Adressänderungen. Für die Dimensionierung ist von mindestens 6,5 Mio. Sendungen pro Jahr auszugehen (ca. 25.000 Sendungen je Arbeitstag, Spitzenwert ca. 26.700). Der Handschriftanteil liegt bei ca. 20 %. Teilweise sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsangaben) zu verarbeiten. Wesentliche funktionale Anforderungen sind insbesondere: - KI-gestützte Texterkennung (OCR) über den gesamten Dokumentinhalt einschließlich mehrseitiger Dokumente und Anlagen; - inhaltsbasierte Klassifikation und Anliegenerkennung mittels Textverständnis statt Formularankern, einschließlich Erkennung mehrerer Anliegen je Sendung und Trennung mehrerer Dokumente; - Extraktion der Identifikationsfelder (u. a. Beitragsnummer, Name, Anschrift) und der je Sachverhalt benötigten Fachdaten, auch aus beigefügten Nachweisen; - Erkennung handschriftlicher Inhalte einschließlich freier Randnotizen, Ankreuzfelder und Prüfung auf Vorhandensein von Unterschriften; - Confidence-Scores je Ergebnis und Feld; keine Übernahme nicht belegbarer Inhalte; Schutz vor Prompt Injection; - integrierter Human-in-the-Loop-Pfad mit konfigurierbaren Aussteuerungsregeln und einer barrierefreien (BITV 2.0), deutschsprachigen, vollständig tastaturbedienbaren Nachbearbeitungsoberfläche; - Aufnahme weiterer Dokumentklassen ohne Neuaufsatz des Systems durch den Beitragsservice selbst; kein Training von Modellgewichten mit personenbezogenen Daten der Beitragszahlenden; - modellagnostische Architektur (vorzugsweise Open-Weight-Modelle), REST-Schnittstellen, Container-/Microservice-Architektur, UTF-8, Reporting (u. a. Precision/Recall/F1 je Dokumentklasse) und Anbindung an die Monitoring-Werkzeuge des Beitragsservice. Die Beschreibung der ausgeschriebenen Leistungen wird unter Ziffer 5.1. dieser Bekanntmachung fortgesetzt.
Eckdaten
Jede Angabe stammt aus der amtlichen Bekanntmachung, zuletzt geprüft am 27. Oktober 2026, 07:30 Uhr (UTC+01:00).
- Status
- OffenAmtliche Bekanntmachung · geprüft am 27.10.2026, 07:30 Uhr (UTC+01:00)
- Frist
- Keine Frist in der BekanntmachungAmtliche Bekanntmachung · geprüft am 27.10.2026, 07:30 Uhr (UTC+01:00)
- Auftraggeber
- ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice, Köln, DEAmtliche Bekanntmachung · geprüft am 27.10.2026, 07:30 Uhr (UTC+01:00)
- Leistungsort
- Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)Amtliche Bekanntmachung · geprüft am 27.10.2026, 07:30 Uhr (UTC+01:00)
- Haupt-CPV
- IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung (CPV 72000000)Amtliche Bekanntmachung · geprüft am 27.10.2026, 07:30 Uhr (UTC+01:00)
- Verfahrensart
- Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/VerhandlungsverfahrenAmtliche Bekanntmachung · geprüft am 27.10.2026, 07:30 Uhr (UTC+01:00)
- Lose
- 1Amtliche Bekanntmachung · geprüft am 27.10.2026, 07:30 Uhr (UTC+01:00)
- Erstmals veröffentlicht
- 12. Oktober 2026, 12:27 Uhr (UTC+02:00)Amtliche Bekanntmachung · geprüft am 27.10.2026, 07:30 Uhr (UTC+01:00)
Faktenblatt
Lose (1)
Los LOT-0001: Einführung von Ki in der Eingangsverarbeitung
Fortsetzung der Beschreibung der ausgeschriebenen Leistungen aus Ziffer 2.1. dieser Bekanntmachung. Betrieb, Datensouveränität und Sicherheit: Die Lösung ist in einer souveränen Cloud-Umgebung zu betreiben. Speicherung und Verarbeitung sämtlicher Daten haben ausschließlich in Rechenzentren innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) zu erfolgen. Ausgeschlossen sind jede Datenweiterleitung in Drittstaaten sowie jeder Zugriff aus Drittstaaten, auch im Rahmen von Support und Administration, und jeder Zugriff auf Grundlage außereuropäischer Rechtsvorschriften mit extraterritorialer Wirkung (insbesondere US CLOUD Act); maßgeblich ist auch die gesellschaftsrechtliche Verflechtung des Bieters/Auftragnehmers. Die Daten sind mit kundenverwalteten Schlüsseln (HSM) zu verschlüsseln, ohne Zugriff des Cloud-Anbieters auf die Schlüssel. Ein persistenter oder administrativer Zugriff von Personal des Auftragnehmers auf Klartextdaten ist ausgeschlossen. Die Daten dürfen nicht für Training, Modellverbesserung oder Telemetrie genutzt werden. Alle an der Leistung beteiligten Stellen sind offenzulegen. Gefordert sind u. a. ein BSI-C5-Testat für den Cloud-Dienst sowie eine ISO/IEC-27001-Zertifizierung des Rechenzentrumsbetreibers und aller datenverarbeitenden Unterauftragnehmer, die Einhaltung von DSGVO und KI-Verordnung, die Erstellung eines leistungsbezogenen Datenschutz- und Sicherheitskonzepts während der Projektphase, Prüfungsrechte des Beitragsservice sowie Vorkehrungen für einen geordneten Ausstieg und für den Ausfall des Auftragnehmers. Service Level sind u.a.: Servicezeit Montag bis Freitag 06:00-19:00 Uhr, Verfügbarkeit ? 99,5 % im Monatsmittel, Wiederherstellung bei Störungen der Priorität 1 innerhalb von 8 Stunden, deutschsprachiger Support ausschließlich aus dem EWR, 24/7-Monitoring sowie monatliche Service- und Qualitätsberichte. Zeitrahmen: Vorgesehen sind die Zuschlagserteilung Anfang 2027, die Produktivsetzung des ersten Sachverhalts spätestens Anfang 2028 und die Abbildung aller Sachverhalte über den KI-Service bis Ende 2028. Weitere Ausbaustufen bis 2030 sind nicht Gegenstand dieses Verfahrens. Weitere Einzelheiten können der Teilnahmebroschüre sowie im weiteren Verlauf des Vergabeverfahrens den Vergabeunterlagen entnommen werden.
Verlauf
- 12. Oktober 2026, 12:27 Uhr (UTC+02:00): Erstbekanntmachung Bekanntmachung, Version 01 (Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung). Amtliche Bekanntmachung
Auftraggeber und Ort
Auftraggeber
ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice
Köln, DE
Leistungsort
- Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Einordnung
CPV-Codes
- 72000000: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
- 72200000: Softwareprogrammierung und -beratung
- 72230000: Entwicklung von kundenspezifischer Software
- 72250000: Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste
- 72260000: Dienstleistungen in Verbindung mit Software
- 72400000: Internetdienste
NUTS-Regionen
- DEA23: Köln, Kreisfreie Stadt
Themen
Themen sind Inteliwerts eigene Einordnung, automatisch vergeben, um Märkte zu zählen. Sie sind keine Aussage des Auftraggebers; das Zitat zeigt die Stelle, auf der sie beruhen.
- Künstliche Intelligenz Vergeben per rules
KI-basiert
Amtliche Unterlagen
Die Links führen zum Herausgeber. Inteliwert kopiert die Unterlagen nicht.
Fragen und Antworten
Wer ist der Auftraggeber?
ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice, Köln, DE.
Was wird beschafft (CPV)?
IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung (CPV 72000000), Softwareprogrammierung und -beratung (CPV 72200000), Entwicklung von kundenspezifischer Software (CPV 72230000), Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste (CPV 72250000), Dienstleistungen in Verbindung mit Software (CPV 72260000) und Internetdienste (CPV 72400000).
Wo wird die Leistung erbracht (NUTS)?
Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23).
Ist die Ausschreibung in Lose aufgeteilt?
Nein, die Bekanntmachung nennt ein einziges Los.
Welche Verfahrensart gilt?
Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren.
Wie gebe ich ein Angebot ab?
Über die amtliche Bekanntmachung oder das darin genannte Portal. Inteliwert gibt keine Angebote ab. Amtliche Bekanntmachung
Bin ich teilnahmeberechtigt?
Inteliwert beurteilt keine Teilnahmeberechtigung. Die Eignungskriterien stehen in der amtlichen Bekanntmachung. Amtliche Bekanntmachung
Unternehmen, die passen könnten
Mögliche Passung auf Basis öffentlicher Angaben
Unternehmen aus den von Inteliwert erfassten Quellen, nicht der ganze Markt. Inteliwert beurteilt weder Eignung noch Passung oder Chancen.
- KMU (laut Zuschlagsbekanntmachung)
SKOPOS NOVA GmbH
HürthKMU (laut Zuschlagsbekanntmachung)Neu bei öffentlichen AufträgenENERGY4U GmbH
KarlsruheKMU (laut Zuschlagsbekanntmachung)viridicon AG
NeuhofKMU (laut Zuschlagsbekanntmachung)Neu bei öffentlichen AufträgeneyeT GmbH
Riemerling (Gemeinde Hohenbrunn)KMU (laut Zuschlagsbekanntmachung)Neu bei öffentlichen Aufträgen
Quelle
- Herausgeber
- Bekanntmachungsservice
- Lizenz
- CC0 1.0
- Amtliche Bekanntmachung
- https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/notices/d33135d7-089d-4d2c-baf4-2b122562cfa7
- Zuletzt geprüft
- 27. Oktober 2026, 07:30 Uhr (UTC+01:00)
Maßgeblich ist die amtliche Bekanntmachung. Inteliwert zeigt, was in ihr steht, und verlinkt sie.