Einführung von Ki in der Eingangsverarbeitung
At a glance
ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice is procuring IT services: consulting, software development, Internet and support (CPV 72000000) in Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23). Procedure type: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation.
From the notice
Gegenstand des Verfahrens: Der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio beschafft einen KI-basierten Service zur automatisierten Verarbeitung eingehender schriftlicher Sendungen (Papier/Scan, E-Mail, Fax), der als Managed Service (IaaS, PaaS, SaaS) auf einer souveränen Cloud betrieben werden soll. Der KI-Service klassifiziert die Sendungen nach der Dokumentart-Systematik des Beitragsservice (DAK/SDAK), erkennt das fachliche Anliegen und extrahiert die für die Weiterverarbeitung erforderlichen Fachdaten. Die Ergebnisse werden jeweils mit einem Confidence-Score als strukturierte JSON-Objekte an den bestehenden Verarbeitungsprozess zurückgegeben. Der KI-Service wird nicht als Ersatz, sondern als Bypass zur bestehenden Eingangsverarbeitung eingeführt. Die Aussteuerung der Sendungen erfolgt über vom Beitragsservice bereitgestellte intelligente Weichen; die Kernsysteme bleiben unverändert. Nicht Gegenstand der Ausschreibung sind das Scannen bzw. die Digitalisierung der Sendungen, die Ein- und Ausgangsschnittstellen der Gesamt-Eingangsverarbeitung sowie die intelligenten Weichen selbst. Der Leistungsgegenstand gliedert sich in drei Bausteine: Baustein 1 - Cloud-Infrastruktur: Bereitstellung einer souveränen, hochverfügbaren und skalierbaren Cloud-Umgebung als IaaS einschließlich bedarfsgerecht skalierbarer CPU-, GPU-, Speicher- und Netzwerkressourcen für KI-Workloads. Es ist beabsichtigt, einen Vertrag über die Bausteine 1 und 2 mit einer 4-jährigen Festlaufzeit abzuschließen. Baustein 2 - Managed Service: Betrieb der KI-Plattform als PaaS und SaaS, insbesondere Monitoring, Logging, Incident- und Problem-Management, Patch- und Release-Management, Backup und Recovery, Kapazitätsmanagement sowie Bereitstellung und Betrieb eines standardisierten KI-Serving-Stacks (u. a. Container-Orchestrierung, Inferenz). Der Beitragsservice behält die Hoheit über Fachlogik, Agenten sowie Auswahl und Wechsel der KI-Modelle. Es ist beabsichtigt, einen Vertrag über die Bausteine 1 und 2 mit einer 4-jährigen Festlaufzeit abzuschließen. Baustein 3 - Entwicklung einer individuellen Input-Management-Lösung ("KI-Service"): Konzeption, Entwicklung, Integration und Produktivsetzung einer individuellen Lösung auf Basis der bereitgestellten Plattform, einschließlich Einrichtung von Klassifikation und Extraktion je Sachverhalt, Nachweis der vereinbarten Erkennungsqualität, Schulung, Dokumentation und Unterstützung der Abnahme. Der KI-Service inkl. sämtlicher Arbeitsergebnisse (u. a. Quellcode, Konfigurationen, Prompt-Artefakte, Datenmodelle, Schnittstellenbeschreibungen, Tests, Dokumentation) geht mit zeitlich, räumlich und inhaltlich unbeschränkten Nutzungsrechten auf den Beitragsservice über. Dem Beitragsservice ist zudem das Recht einzuräumen, den KI-Service uneingeschränkt zu nutzen, zu betreiben, zu verändern und weiterzuentwickeln sowie durch Dritte betreiben oder weiterentwickeln lassen können. Es darf keine Abhängigkeit vom ursprünglichen Auftragnehmer entstehen und ein Anbieterwechsel muss grundsätzlich möglich sein. Die Lösung ist vorrangig auf Basis von Open-Source-Komponenten mit permissiven Lizenzen zu realisieren. Ergänzend ist ein Dienstleistungskontingent für weitere Sachverhalte vergleichbarer Komplexität und für Optimierungen nach der Produktivnahme bzw. Abnahme vorzusehen. Fachlicher Umfang und Mengengerüst: Schwerpunkt sind rund 1,8 Mio. formlose Schreiben pro Jahr, die bislang weder automatisch klassifiziert noch inhaltlich ausgewertet werden. Hinzu kommen rund 4,7 Mio. formgebundene Schreiben aus fünf Sachverhalten: Befreiungen, Abmeldungen, Drittschuldnererklärungen, Klärungsverfahren aufgrund Sterbefall sowie Bank- und Adressänderungen. Für die Dimensionierung ist von mindestens 6,5 Mio. Sendungen pro Jahr auszugehen (ca. 25.000 Sendungen je Arbeitstag, Spitzenwert ca. 26.700). Der Handschriftanteil liegt bei ca. 20 %. Teilweise sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsangaben) zu verarbeiten. Wesentliche funktionale Anforderungen sind insbesondere: - KI-gestützte Texterkennung (OCR) über den gesamten Dokumentinhalt einschließlich mehrseitiger Dokumente und Anlagen; - inhaltsbasierte Klassifikation und Anliegenerkennung mittels Textverständnis statt Formularankern, einschließlich Erkennung mehrerer Anliegen je Sendung und Trennung mehrerer Dokumente; - Extraktion der Identifikationsfelder (u. a. Beitragsnummer, Name, Anschrift) und der je Sachverhalt benötigten Fachdaten, auch aus beigefügten Nachweisen; - Erkennung handschriftlicher Inhalte einschließlich freier Randnotizen, Ankreuzfelder und Prüfung auf Vorhandensein von Unterschriften; - Confidence-Scores je Ergebnis und Feld; keine Übernahme nicht belegbarer Inhalte; Schutz vor Prompt Injection; - integrierter Human-in-the-Loop-Pfad mit konfigurierbaren Aussteuerungsregeln und einer barrierefreien (BITV 2.0), deutschsprachigen, vollständig tastaturbedienbaren Nachbearbeitungsoberfläche; - Aufnahme weiterer Dokumentklassen ohne Neuaufsatz des Systems durch den Beitragsservice selbst; kein Training von Modellgewichten mit personenbezogenen Daten der Beitragszahlenden; - modellagnostische Architektur (vorzugsweise Open-Weight-Modelle), REST-Schnittstellen, Container-/Microservice-Architektur, UTF-8, Reporting (u. a. Precision/Recall/F1 je Dokumentklasse) und Anbindung an die Monitoring-Werkzeuge des Beitragsservice. Die Beschreibung der ausgeschriebenen Leistungen wird unter Ziffer 5.1. dieser Bekanntmachung fortgesetzt.
Key facts
Each fact is from the official notice, last checked 27 October 2026, 07:30 (UTC+01:00).
- Status
- OpenOfficial notice · checked 27 Oct 2026, 07:30 (UTC+01:00)
- Deadline
- No deadline in the noticeOfficial notice · checked 27 Oct 2026, 07:30 (UTC+01:00)
- Buyer
- ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice, Köln, DEOfficial notice · checked 27 Oct 2026, 07:30 (UTC+01:00)
- Place of performance
- Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)Official notice · checked 27 Oct 2026, 07:30 (UTC+01:00)
- Main CPV
- IT services: consulting, software development, Internet and support (CPV 72000000)Official notice · checked 27 Oct 2026, 07:30 (UTC+01:00)
- Procedure
- Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiationOfficial notice · checked 27 Oct 2026, 07:30 (UTC+01:00)
- Lots
- 1Official notice · checked 27 Oct 2026, 07:30 (UTC+01:00)
- First published
- 12 October 2026, 12:27 (UTC+02:00)Official notice · checked 27 Oct 2026, 07:30 (UTC+01:00)
Fact sheet
Lots (1)
Lot LOT-0001: Einführung von Ki in der Eingangsverarbeitung
Fortsetzung der Beschreibung der ausgeschriebenen Leistungen aus Ziffer 2.1. dieser Bekanntmachung. Betrieb, Datensouveränität und Sicherheit: Die Lösung ist in einer souveränen Cloud-Umgebung zu betreiben. Speicherung und Verarbeitung sämtlicher Daten haben ausschließlich in Rechenzentren innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) zu erfolgen. Ausgeschlossen sind jede Datenweiterleitung in Drittstaaten sowie jeder Zugriff aus Drittstaaten, auch im Rahmen von Support und Administration, und jeder Zugriff auf Grundlage außereuropäischer Rechtsvorschriften mit extraterritorialer Wirkung (insbesondere US CLOUD Act); maßgeblich ist auch die gesellschaftsrechtliche Verflechtung des Bieters/Auftragnehmers. Die Daten sind mit kundenverwalteten Schlüsseln (HSM) zu verschlüsseln, ohne Zugriff des Cloud-Anbieters auf die Schlüssel. Ein persistenter oder administrativer Zugriff von Personal des Auftragnehmers auf Klartextdaten ist ausgeschlossen. Die Daten dürfen nicht für Training, Modellverbesserung oder Telemetrie genutzt werden. Alle an der Leistung beteiligten Stellen sind offenzulegen. Gefordert sind u. a. ein BSI-C5-Testat für den Cloud-Dienst sowie eine ISO/IEC-27001-Zertifizierung des Rechenzentrumsbetreibers und aller datenverarbeitenden Unterauftragnehmer, die Einhaltung von DSGVO und KI-Verordnung, die Erstellung eines leistungsbezogenen Datenschutz- und Sicherheitskonzepts während der Projektphase, Prüfungsrechte des Beitragsservice sowie Vorkehrungen für einen geordneten Ausstieg und für den Ausfall des Auftragnehmers. Service Level sind u.a.: Servicezeit Montag bis Freitag 06:00-19:00 Uhr, Verfügbarkeit ? 99,5 % im Monatsmittel, Wiederherstellung bei Störungen der Priorität 1 innerhalb von 8 Stunden, deutschsprachiger Support ausschließlich aus dem EWR, 24/7-Monitoring sowie monatliche Service- und Qualitätsberichte. Zeitrahmen: Vorgesehen sind die Zuschlagserteilung Anfang 2027, die Produktivsetzung des ersten Sachverhalts spätestens Anfang 2028 und die Abbildung aller Sachverhalte über den KI-Service bis Ende 2028. Weitere Ausbaustufen bis 2030 sind nicht Gegenstand dieses Verfahrens. Weitere Einzelheiten können der Teilnahmebroschüre sowie im weiteren Verlauf des Vergabeverfahrens den Vergabeunterlagen entnommen werden.
Timeline
- 12 October 2026, 12:27 (UTC+02:00): Original notice Notice, version 01 (Contract or concession notice – standard regime). Official notice
Buyer and place
Buyer
ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice
Köln, DE
Place of performance
- Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Classification
CPV codes
- 72000000: IT services: consulting, software development, Internet and support
- 72200000: Software programming and consultancy services
- 72230000: Custom software development services
- 72250000: System and support services
- 72260000: Software-related services
- 72400000: Internet services
NUTS regions
- DEA23: Köln, Kreisfreie Stadt
Topics
Topics are Inteliwert’s own classification, assigned automatically for counting markets. They are not a statement by the publisher; the quote shows the passage each one rests on.
- Artificial intelligence Assigned by rules
KI-basiert
Official documents
Links go to the publisher. Inteliwert does not copy the documents.
Questions and answers
Who is the buyer?
ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice, Köln, DE.
What is being procured (CPV)?
IT services: consulting, software development, Internet and support (CPV 72000000), Software programming and consultancy services (CPV 72200000), Custom software development services (CPV 72230000), System and support services (CPV 72250000), Software-related services (CPV 72260000) and Internet services (CPV 72400000).
Where is the work performed (NUTS)?
Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23).
Is it divided into lots?
No, the notice names a single lot.
Which procedure is used?
Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation.
How do I submit a bid?
On the official notice or the portal it names. Inteliwert does not submit bids. Official notice
Am I eligible?
Inteliwert does not judge eligibility. The selection criteria are in the official notice. Official notice
Companies that might fit
Possible match based on public information
Companies Inteliwert knows from its sources, not the whole market. Inteliwert does not judge eligibility, fit or chances.
- SME (from the award notice)
SKOPOS NOVA GmbH
HürthSME (from the award notice)New to public tendersENERGY4U GmbH
KarlsruheSME (from the award notice)viridicon AG
NeuhofSME (from the award notice)New to public tenderseyeT GmbH
Riemerling (Gemeinde Hohenbrunn)SME (from the award notice)New to public tenders
Source
- Publisher
- Bekanntmachungsservice
- Licence
- CC0 1.0
- Last checked
- 27 October 2026, 07:30 (UTC+01:00)
The official notice is authoritative. Inteliwert shows what the notice states and links to it.