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GISA GmbH S/4HANA Conversion + XFT Releasewechsel 4S4
At a glance
GFZ Helmholtz-Zentrum für Geoforschung is procuring Software-related services (CPV 72260000) in Potsdam, Kreisfreie Stadt (DE404). It has been awarded. Procedure type: Negotiated without prior call for competition.
From the notice
Gegenstand der Leistung ist die technische Conversion der bestehenden produktiven SAP-/DMS-Systemlandschaft des GFZ von SAP ECC 6.0 auf SAP S/4HANA einschließlich der hierfür erforderlichen Migrations-, Anpassungs-, Integrations-, Test-, Produktivsetzungs- und Stabilisierungsleistungen. Die S/4HANA-Umstellung war bereits Bestandteil der Leistungsbeschreibung des vorausgegangenen Vergabeverfahrens 06/21-310 für Hosting, Betrieb und Anwendungsbetreuung der SAP-Systemlandschaft. Dort war die Umstellung als anstehendes Projekt innerhalb der bestehenden System- und Betriebsarchitektur vorgesehen. Zugrunde liegt ein Brownfield-Ansatz, bei dem vorhandene Funktionen, Prozesse und technische Strukturen möglichst erhalten und Anpassungen auf das technisch erforderliche Maß begrenzt werden. Die Leistung betrifft keine isolierte Datenbank- oder SAP-Basisumstellung, sondern eine historisch gewachsene und technisch eng integrierte Gesamtlandschaft. Diese umfasst neben den SAP-Kernsystemen insbesondere bestehendes Customizing, Berechtigungen, Individualentwicklungen und Schnittstellen sowie die SAP-integrierten DMS- und Archivierungsprozesse einschließlich ArchiveLink, elektronischer Akten- und Rechnungsverarbeitung und der hierfür eingesetzten XFT-, Kofax-, webPDF-, Ceyoniq-nscale- und eInvoicing-Komponenten. Hinzu kommen SAP-nahe Komponenten wie Solution Manager, Cloud Connector sowie Fiori-/Gateway-Strukturen. Einbezogen ist außerdem die GFZ-spezifisch angepasste Beschaffungslösung easyBANF. Diese ist unmittelbar mit der vorhandenen SAP-Systemlandschaft, den Berechtigungs- und Datenstrukturen sowie den internen Beschaffungsprozessen verbunden und umfasst unter anderem Genehmigungsworkflows, Webshop- und Kataloganbindungen sowie Funktionen zur Verarbeitung und Steuerung elektronischer Warenkörbe. Die Funktionsfähigkeit dieser Anwendung muss auch unter der zukünftigen S/4HANA-Systemarchitektur sichergestellt werden. Die Conversion umfasst insbesondere den Aufbau und die technische Einbindung erforderlicher Projektsysteme bzw. einer zweiten Systemschiene, System- und Mandantenkopien, die HANA-Datenbankmigration, Custom-Code-Analysen und ATC-Prüfungen, Anpassungen von Individualentwicklungen, Schnittstellen, Berechtigungen und Customizing, die Integration der bestehenden DMS- und Beschaffungskomponenten, die Transportsteuerung sowie Integrations-, Regressions- und Funktionstests. Bestandteil sind ferner Produktivsetzung, Fehlerbehebung, Stabilisierung und Hypercare. Parallel zur Conversion werden bereits begonnene und technisch verbundene Vorhaben innerhalb der SAP-/DMS-Landschaft fortgeführt, insbesondere Arbeiten an DMS-Strukturen und der elektronischen Projektakte. Änderungen aus diesen Projekten müssen fortlaufend mit der S/4HANA-Zielarchitektur, den bestehenden Schnittstellen, Individualentwicklungen, Transportwegen und jeweiligen Testständen synchronisiert werden. Die Leistungen sind daher unmittelbar mit dem bestehenden Hosting, SAP-Basisbetrieb, der Anwendungsbetreuung, den etablierten Change- und Transportprozessen sowie den bereits umgesetzten und laufenden Projektleistungen verbunden. Die Durchführung erfordert eine durchgängige technische Abstimmung zwischen Betrieb, Migration, DMS, Individualentwicklungen, Schnittstellen, Tests und Produktivsetzung, um die Funktionsfähigkeit und Betriebskontinuität der geschäftskritischen SAP-/DMS-Gesamtlandschaft während und nach der Conversion sicherzustellen.
Key facts
Each fact is from the official notice, last checked 8 November 2026, 06:30 (UTC+01:00).
- Status
- AwardedOfficial notice · checked 8 Nov 2026, 06:30 (UTC+01:00)
- Deadline
- No deadline in the noticeOfficial notice · checked 8 Nov 2026, 06:30 (UTC+01:00)
- Buyer
- GFZ Helmholtz-Zentrum für Geoforschung, Potsdam, DEOfficial notice · checked 8 Nov 2026, 06:30 (UTC+01:00)
- Place of performance
- Potsdam, Kreisfreie Stadt (DE404)Official notice · checked 8 Nov 2026, 06:30 (UTC+01:00)
- Main CPV
- Software-related services (CPV 72260000)Official notice · checked 8 Nov 2026, 06:30 (UTC+01:00)
- Procedure
- Negotiated without prior call for competitionOfficial notice · checked 8 Nov 2026, 06:30 (UTC+01:00)
- Lots
- 1Official notice · checked 8 Nov 2026, 06:30 (UTC+01:00)
- First published
- 1 September 2026, 15:17 (UTC+02:00)Official notice · checked 8 Nov 2026, 06:30 (UTC+01:00)
Fact sheet
Lots (1)
Lot LOT-0001: GISA GmbH
Leistungen: SAP S/4HANA-ConversionXFT + Releasewechsel 4S4
Timeline
- 10 July 2026: Award. Winner: GISA GmbH; Award value: €589,210 excl. VAT; Tenders received: 1; Lot LOT-0001.
- 1 September 2026, 15:17 (UTC+02:00): Award notice Notice, version 01 (Contract or concession award notice – standard regime). Official notice
Buyer and place
Buyer
GFZ Helmholtz-Zentrum für Geoforschung
Potsdam, DE
Place of performance
- Potsdam, Kreisfreie Stadt (DE404)
Other parties in the notice
- GISA GmbH (Tenderer), Halle (Saale)
- GISA GmbH (Winner), Halle (Saale)
Classification
CPV codes
- 72260000: Software-related services
NUTS regions
- DE404: Potsdam, Kreisfreie Stadt
Topics
Topics are Inteliwert’s own classification, assigned automatically for counting markets. They are not a statement by the publisher; the quote shows the passage each one rests on.
- ERP and SAP Assigned by rules
S/4HANA
Official documents
No documents found in the indexed notice.
Questions and answers
Who is the buyer?
GFZ Helmholtz-Zentrum für Geoforschung, Potsdam, DE.
What is being procured (CPV)?
Software-related services (CPV 72260000).
Where is the work performed (NUTS)?
Potsdam, Kreisfreie Stadt (DE404).
Is it divided into lots?
No, the notice names a single lot.
Which procedure is used?
Negotiated without prior call for competition.
How do I submit a bid?
On the official notice or the portal it names. Inteliwert does not submit bids. Official notice
Am I eligible?
Inteliwert does not judge eligibility. The selection criteria are in the official notice. Official notice
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AwardedTender
Transfer auf XFT Add-on Suite 4S4
Last checked 7 Nov 2026, 06:30 (UTC+01:00)Official notice
Source
- Publisher
- Bekanntmachungsservice
- Licence
- CC0 1.0
- Last checked
- 8 November 2026, 06:30 (UTC+01:00)
The official notice is authoritative. Inteliwert shows what the notice states and links to it.