Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)
At a glance
Gemeinde Vaterstetten is procuring Software supply services (CPV 72268000) in Ebersberg (DE218). The notice gives 18 November 2026, 10:00 (UTC+02:00) as the deadline. Procedure type: Open.
From the notice
Gegenstand der Leistung sind die cloud-basierte Überlassung (Software-as-a-Service, SaaS) des DMS, dessen Bereitstellung, Konfiguration und Anpassung, die Migration vorhandener Daten, Schulung und Dokumentation, die förmliche Abnahme der einmaligen Einführungsleistungen sowie der laufende Betrieb einschließlich Pflege, Support und Service.
Key facts
Each fact is from the official notice, last checked 26 October 2026, 15:21 (UTC+01:00).
- Status
- OpenOfficial notice · checked 26 Oct 2026, 15:21 (UTC+01:00)
- Deadline
- (in 12 days)Official notice · checked 26 Oct 2026, 15:21 (UTC+01:00)
- Buyer
- Gemeinde Vaterstetten, Vaterstetten, DEOfficial notice · checked 26 Oct 2026, 15:21 (UTC+01:00)
- Place of performance
- Ebersberg (DE218)Official notice · checked 26 Oct 2026, 15:21 (UTC+01:00)
- Main CPV
- Software supply services (CPV 72268000)Official notice · checked 26 Oct 2026, 15:21 (UTC+01:00)
- Procedure
- OpenOfficial notice · checked 26 Oct 2026, 15:21 (UTC+01:00)
- Lots
- 1Official notice · checked 26 Oct 2026, 15:21 (UTC+01:00)
- First published
- 20 October 2026, 10:18 (UTC+02:00)Official notice · checked 26 Oct 2026, 15:21 (UTC+01:00)
Fact sheet
Lots (1)
Lot LOT-0001: Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)
Auftraggeberin ist die Gemeinde Vaterstetten im Landkreis Ebersberg im Regierungsbezirk Oberbayern (https://vaterstetten.de). Mit über 25.000 Einwohnern ist Vaterstetten die zweitgrößte Gemeinde in Bayern, die weder Stadt noch Markt ist. Aufgrund der Einwohnerzahl zählt sie seit 2001 zu den sogenannten leistungsfähigen kreisangehörigen Gemeinden. Sie übernimmt daher Aufgaben des Landkreises wie etwa bei der Bearbeitung von Baugenehmigungen als Untere Bauaufsichtsbehörde, beim Denkmalschutz als Untere Denkmalschutzbehörde sowie bei der Abfallentsorgung auf dem Gemeindegebiet. Die Gemeindeverwaltung hat zusammen mit Baubetriebs- und Wertstoffhöfen sowie schulischen Liegenschaften eine Personalstärke von etwa 200 Beschäftigten. Die Verwaltung führt ihr Schriftgut teils papiergebunden, großteils aber in dateibasierten Ablagen (Netzlaufwerken) und in den jeweiligen Fachverfahren. Der Bayerische Einheitsaktenplan wird derzeit nur teilweise befolgt. Der jährliche Dokumentenzuwachs beträgt durchschnittlich etwa 15 %. Geplant ist die Einführung eines einheitlichen, medienbruchfreien Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit elektronischer Akte (E-Akte) für die verwaltungsweite Vorgangsbearbeitung. Gegenstand der Leistung sind die cloud-basierte Überlassung (Software-as-a-Service, SaaS) des DMS, dessen Bereitstellung, Konfiguration und Anpassung, die Migration vorhandener Daten, Schulung und Dokumentation, die förmliche Abnahme der einmaligen Einführungsleistungen sowie der laufende Betrieb einschließlich Pflege, Support und Service.
Timeline
- 20 October 2026, 10:18 (UTC+02:00): Original notice Notice, version 01 (Contract or concession notice – standard regime). Official notice
Buyer and place
Buyer
Gemeinde Vaterstetten
Vaterstetten, DE
Place of performance
- Ebersberg (DE218)
Classification
CPV codes
- 72268000: Software supply services
- 48311100: Document management system
NUTS regions
- DE218: Ebersberg
Topics
Topics are Inteliwert’s own classification, assigned automatically for counting markets. They are not a statement by the publisher; the quote shows the passage each one rests on.
- Cloud and cloud migration Assigned by rules
SaaS
Official documents
Links go to the publisher. Inteliwert does not copy the documents.
Questions and answers
When is the deadline?
The official notice gives 18 November 2026, 10:00 (UTC+02:00) as the deadline.
Who is the buyer?
Gemeinde Vaterstetten, Vaterstetten, DE.
What is being procured (CPV)?
Software supply services (CPV 72268000) and Document management system (CPV 48311100).
Where is the work performed (NUTS)?
Ebersberg (DE218).
Is it divided into lots?
No, the notice names a single lot.
Which procedure is used?
Open.
How do I submit a bid?
On the official notice or the portal it names. Inteliwert does not submit bids. Official notice
Am I eligible?
Inteliwert does not judge eligibility. The selection criteria are in the official notice. Official notice
Companies that might fit
Possible match based on public information
Companies Inteliwert knows from its sources, not the whole market. Inteliwert does not judge eligibility, fit or chances.
GuideCom AG
MünsterSME (from the award notice)New to public tendersNetorium AG
WiesbadenSME (from the award notice)New to public tendersIllumina GmbH
BerlinSME (from the award notice)New to public tendersaccellonet GmbH
Neu-UlmSME (from the award notice)New to public tenders- SME (from the award notice)New to public tenders
Source
- Publisher
- Bekanntmachungsservice
- Licence
- CC0 1.0
- Last checked
- 26 October 2026, 15:21 (UTC+01:00)
The official notice is authoritative. Inteliwert shows what the notice states and links to it.