IT-Fachverfahren der Berliner Musikschulen
At a glance
servicezentrum musikschulen | szm | in der Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung is procuring Software-related services (CPV 72260000) in Berlin (DE300). Procedure type: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation.
From the notice
Die Senatsverwaltung für Kultur und Gesellschaftlichen Zusammenhalt (SenKultGZ) Ref. I D verantwortet formell das IT-Fachverfahren der 12 (zwölf) Berliner Musikschulen zur Verwaltung von Unterrichten, Kursen, Leihinstrumenten sowie Schüler:innen- und Lehrkräfteverträgen. Das „servicezentrum musikschulen“ (szm) ist ein Arbeitsbereich der Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung (SKWK). Die SKWK ist eine zuschussgeförderte Stiftung im Land Berlin im Zuständigkeitsbereich der SenKultGZ. Das szm trägt die Verantwortung für die Fachverfahrensbetreuung und dessen Betrieb. Mit dem Ziel der Modernisierung wird im Rahmen eines öffentlichen Auftrags ein neues IT-Fachverfahren (im Folgenden ‚System‘ genannt) ausgeschrieben. Die SKWK agiert hierbei als Auftraggeberin und im Rahmen einer Bezuschlagung als künftige Vertragspartei; sie wird in den Vergabeunterlagen als Auftraggeberin (AG) bezeichnet. Der in diesem Vergabeverfahren zu bezuschlagende Marktanbieter wird im Weiteren als Auftragnehmer (AN) bezeichnet. Die AG wurde im Vorfeld dieses Vergabeverfahrens durch die PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH bei der Vorbereitung und Konzeption der Beschaffung beraten. Die PD unterstützt die Auftraggeberin zudem als Vergabestelle bei der Durchführung des laufenden Vergabeverfahrens. Pro Jahr werden über alle 12 Berliner Musikschulen hinweg ca. 350 Unterrichtsfächer als Einzel-, Klein- oder Großgruppenunterricht oder/und als Kurse angeboten. Insgesamt werden ca. 60.000 Schüler:innen- und ca. 2.000 Lehrkräfteverträge gehalten. Derzeit verwenden die Berliner Musikschulen hierfür das System ‚MS-IT‘ der Firma Advellence Solutions AG. ‚MS-IT‘ ist eine Individualentwicklung und besteht aus zwei Modulen: der Standardsoftware ‚Information Manager‘ und dem eigens für die Musik schulen entwickelten Add-In ‚Vertragsverwaltung‘. Weitere allgemeine Details zur Berliner Musik schul-Welt sind auf der zugehörigen Homepage abrufbar: https://www.berlin.de/sen/kultur/kultureinrichtungen/musikschulen/. Das aktuelle IT-Fachverfahren wird im Betriebsmodell On-Premise vom externen Dienstleister sqlXpert in einem privaten Rechenzentrum betrieben. Für das künftige System sucht die SKWK nach einer Lösung im Betriebsmodell Software-as-a-Service (SaaS) mit Systembetrieb beim Hersteller bzw. einem ihm angeschlossenen Rechenzentrum. Für die Projektphase der Ablösung des Bestandssystems gelten abseits der Informationen, die in den (nicht-)funktionalen Anforderungen der Anlage B.1_Anforderungskatalog enthalten sind, folgende Rahmenbedingungen: * Für die Projektplanung der Ablösung des Bestandssystems einschließlich Datenmigration kann der AN für den gesamten Projektzeitraum Unterstützungsleistungen durch insgesamt 1,25 Vollzeitäquivalente (VZÄ) des szm einkalkulieren, deren Expertise u. a. in den Bereichen Projektmanagement, Dokumentation, Testing sowie Geschäftsprozessoptimierung liegt. * Für die Migration der Altdaten sollte der AN insgesamt ca. 20 Datenbanktabellen mit diversen Relationen sichten sowie von insgesamt etwa 10 GB Datenvolumen ausgehen. * Für den laufenden Betrieb sollte der AN in Lösungsskizze und Kalkulation berücksichtigen, dass alle Anfragen zum First-Level-Support durch das szm bearbeitet werden, sodass den AN nur noch Supportrequests zu 2nd Level oder höher erreichen werden. Der Beschaffungsgegenstand besteht im Wesentlichen aus den Bestandteilen * Software-Lizenz und -Pflege sowie Betrieb im Modell Software-as-a-Service * Zugehörige Dienstleistungen in den Aufgabenbereichen Architektur- und Prozessberatung, Entwicklung, Testing, Systemintegration, Schulung usw. (Details in Anlage C_Preisblatt) * Kunden-Support (2nd und 3rd-Level) * Transition-Projekt zur Ablösung des Bestandsystems einschließlich Datenmigration. Der Beschaffungsgegenstand wird in Anlage B.1_Anforderungskatalog durch funktionale und nicht funktionale Anforderungen detailliert beschrieben. Eine wesentliche Anforderungsgrundlage für das IT-Fachverfahren der Berliner Musikschulen ist die Anlage B.7_Architekturrichtlinie.
Key facts
Each fact is from the official notice, last checked 27 October 2026, 06:30 (UTC+01:00).
- Status
- OpenOfficial notice · checked 27 Oct 2026, 06:30 (UTC+01:00)
- Deadline
- No deadline in the noticeOfficial notice · checked 27 Oct 2026, 06:30 (UTC+01:00)
- Buyer
- servicezentrum musikschulen | szm | in der Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung, Berlin, DEOfficial notice · checked 27 Oct 2026, 06:30 (UTC+01:00)
- Place of performance
- Berlin (DE300)Official notice · checked 27 Oct 2026, 06:30 (UTC+01:00)
- Main CPV
- Software-related services (CPV 72260000)Official notice · checked 27 Oct 2026, 06:30 (UTC+01:00)
- Procedure
- Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiationOfficial notice · checked 27 Oct 2026, 06:30 (UTC+01:00)
- Lots
- 1Official notice · checked 27 Oct 2026, 06:30 (UTC+01:00)
- First published
- 12 October 2026, 07:20 (UTC+02:00)Official notice · checked 27 Oct 2026, 06:30 (UTC+01:00)
- Last published
- 20 October 2026, 11:10 (UTC+02:00)Official notice · checked 27 Oct 2026, 06:30 (UTC+01:00)
Fact sheet
Lots (1)
Lot LOT-0001: IT-Fachverfahren der Berliner Musikschulen
Die Senatsverwaltung für Kultur und Gesellschaftlichen Zusammenhalt (SenKultGZ) Ref. I D verantwortet formell das IT-Fachverfahren der 12 (zwölf) Berliner Musikschulen zur Verwaltung von Unterrichten, Kursen, Leihinstrumenten sowie Schüler:innen- und Lehrkräfteverträgen. Das „servicezentrum musikschulen“ (szm) ist ein Arbeitsbereich der Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung (SKWK). Die SKWK ist eine zuschussgeförderte Stiftung im Land Berlin im Zuständigkeitsbereich der SenKultGZ. Das szm trägt die Verantwortung für die Fachverfahrensbetreuung und dessen Betrieb. Mit dem Ziel der Modernisierung wird im Rahmen eines öffentlichen Auftrags ein neues IT-Fachverfahren (im Folgenden ‚System‘ genannt) ausgeschrieben. Die SKWK agiert hierbei als Auftraggeberin und im Rahmen einer Bezuschlagung als künftige Vertragspartei; sie wird in den Vergabeunterlagen als Auftraggeberin (AG) bezeichnet. Der in diesem Vergabeverfahren zu bezuschlagende Marktanbieter wird im Weiteren als Auftragnehmer (AN) bezeichnet. Die AG wurde im Vorfeld dieses Vergabeverfahrens durch die PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH bei der Vorbereitung und Konzeption der Beschaffung beraten. Die PD unterstützt die Auftraggeberin zudem als Vergabestelle bei der Durchführung des laufenden Vergabeverfahrens. Pro Jahr werden über alle 12 Berliner Musikschulen hinweg ca. 350 Unterrichtsfächer als Einzel-, Klein- oder Großgruppenunterricht oder/und als Kurse angeboten. Insgesamt werden ca. 60.000 Schüler:innen- und ca. 2.000 Lehrkräfteverträge gehalten. Derzeit verwenden die Berliner Musikschulen hierfür das System ‚MS-IT‘ der Firma Advellence Solutions AG. ‚MS-IT‘ ist eine Individualentwicklung und besteht aus zwei Modulen: der Standardsoftware ‚Information Manager‘ und dem eigens für die Musik schulen entwickelten Add-In ‚Vertragsverwaltung‘. Weitere allgemeine Details zur Berliner Musik schul-Welt sind auf der zugehörigen Homepage abrufbar: https://www.berlin.de/sen/kultur/kultureinrichtungen/musikschulen/. Das aktuelle IT-Fachverfahren wird im Betriebsmodell On-Premise vom externen Dienstleister sqlXpert in einem privaten Rechenzentrum betrieben. Für das künftige System sucht die SKWK nach einer Lösung im Betriebsmodell Software-as-a-Service (SaaS) mit Systembetrieb beim Hersteller bzw. einem ihm angeschlossenen Rechenzentrum. Für die Projektphase der Ablösung des Bestandssystems gelten abseits der Informationen, die in den (nicht-)funktionalen Anforderungen der Anlage B.1_Anforderungskatalog enthalten sind, folgende Rahmenbedingungen: * Für die Projektplanung der Ablösung des Bestandssystems einschließlich Datenmigration kann der AN für den gesamten Projektzeitraum Unterstützungsleistungen durch insgesamt 1,25 Vollzeitäquivalente (VZÄ) des szm einkalkulieren, deren Expertise u. a. in den Bereichen Projektmanagement, Dokumentation, Testing sowie Geschäftsprozessoptimierung liegt. * Für die Migration der Altdaten sollte der AN insgesamt ca. 20 Datenbanktabellen mit diversen Relationen sichten sowie von insgesamt etwa 10 GB Datenvolumen ausgehen. * Für den laufenden Betrieb sollte der AN in Lösungsskizze und Kalkulation berücksichtigen, dass alle Anfragen zum First-Level-Support durch das szm bearbeitet werden, sodass den AN nur noch Supportrequests zu 2nd Level oder höher erreichen werden. Der Beschaffungsgegenstand besteht im Wesentlichen aus den Bestandteilen * Software-Lizenz und -Pflege sowie Betrieb im Modell Software-as-a-Service * Zugehörige Dienstleistungen in den Aufgabenbereichen Architektur- und Prozessberatung, Entwicklung, Testing, Systemintegration, Schulung usw. (Details in Anlage C_Preisblatt) * Kunden-Support (2nd und 3rd-Level) * Transition-Projekt zur Ablösung des Bestandsystems einschließlich Datenmigration. Der Beschaffungsgegenstand wird in Anlage B.1_Anforderungskatalog durch funktionale und nicht funktionale Anforderungen detailliert beschrieben. Eine wesentliche Anforderungsgrundlage für das IT-Fachverfahren der Berliner Musikschulen ist die Anlage B.7_Architekturrichtlinie.
Timeline
- 12 October 2026, 07:20 (UTC+02:00): Original notice Notice, version 01 (Contract or concession notice – standard regime). Official notice
- 20 October 2026, 11:10 (UTC+02:00): Change Notice, version 01 (Contract or concession notice – standard regime). Official notice
Buyer and place
Buyer
servicezentrum musikschulen | szm | in der Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung
Berlin, DE
Place of performance
- Berlin (DE300)
Classification
CPV codes
- 72260000: Software-related services
NUTS regions
- DE300: Berlin
Official documents
Links go to the publisher. Inteliwert does not copy the documents.
Questions and answers
Who is the buyer?
servicezentrum musikschulen | szm | in der Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung, Berlin, DE.
What is being procured (CPV)?
Software-related services (CPV 72260000).
Where is the work performed (NUTS)?
Berlin (DE300).
Is it divided into lots?
No, the notice names a single lot.
Which procedure is used?
Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation.
How do I submit a bid?
On the official notice or the portal it names. Inteliwert does not submit bids. Official notice
Am I eligible?
Inteliwert does not judge eligibility. The selection criteria are in the official notice. Official notice
Companies that might fit
Possible match based on public information
Companies Inteliwert knows from its sources, not the whole market. Inteliwert does not judge eligibility, fit or chances.
Illumina GmbH
BerlinSME (from the award notice)New to public tenders- SME (from the award notice)New to public tenders
GuideCom AG
MünsterSME (from the award notice)New to public tendersNetorium AG
WiesbadenSME (from the award notice)New to public tendersRessourcenmangel GmbH
BerlinSME (from the award notice)New to public tenders
Source
- Publisher
- Bekanntmachungsservice
- Licence
- CC0 1.0
- Last checked
- 27 October 2026, 06:30 (UTC+01:00)
The official notice is authoritative. Inteliwert shows what the notice states and links to it.